耿春芳

甘肅“馬拉松事件”確實讓人痛心不已，也再次向人們敲響警鐘，在組織活動中安全永遠(yuǎn)都是第一位的，沈陽匯恒會議展覽有限公司總經(jīng)理張新宇認(rèn)為，隨著時代的發(fā)展，尤其后疫情時代的到來，作為會議組織方除了要面對會議活動中常規(guī)的安全挑戰(zhàn)，更要轉(zhuǎn)變思路，做好周全的準(zhǔn)備工作，迎接新環(huán)境下會議活動中新的安全挑戰(zhàn)，確保會議活動萬無一失。

應(yīng)對會議活動中九大常規(guī)隱患

張新宇總經(jīng)理從沈陽匯恒會議展覽有限公司多年來的辦會經(jīng)驗中，總結(jié)了當(dāng)今會議活動面臨的九大安全隱患，分別為會議場所安全、人身安全、財產(chǎn)安全、交通安全、參會人員個人信息安全、會議內(nèi)容安全、食品安全、防疫安全、天氣情況安全。這九大隱患普遍存在于會議相關(guān)活動中，為此沈陽匯恒會議展覽有限公司在組織會議前期都會成立專門負(fù)責(zé)的會議小組，安排專人分別負(fù)責(zé)以上安全事宜。

比如針對會議場所安全，在會議場所的選擇上要選擇符合會議標(biāo)準(zhǔn)的酒店以及場地，場要符合國家工商局和消防局等各方面要求，并要提前做好考察工作。

在交通方面，如果需要統(tǒng)一接機或者接站需要提前和有資質(zhì)的旅游車輛運輸公司預(yù)定車輛，并核實車輛安全情況，如參會人員自行前往酒店，提前要做好交通攻略，注明從機場、火車站汽車站抵達(dá)會場的路線和車次。

針對人身安全方面，會議組織方要多做提醒，尤其注意特殊人群，比如老人、孕婦、小孩等特殊群體都應(yīng)該受到更多的照顧。

在提供食品餐食方面，要注意夏季食品容易變質(zhì)，在餐食的選擇上一定要干凈衛(wèi)生新鮮，防止出現(xiàn)食物中毒現(xiàn)象。

要特別關(guān)注天氣情況，會議期間是否有極端天氣，要積極與當(dāng)?shù)貧庀缶秩〉寐?lián)系，及時做出調(diào)整和警示。

還有就是老生常談的防疫安全，一定要配備消毒液、溫度計、口罩等防護(hù)用品，提前要報備行程綠碼和統(tǒng)計疫苗注射情況，做到疫情心中有數(shù)。

會議活動相關(guān)組織單位在組織相關(guān)活動中會搜集到很多參會人員的信息，比如入住需辦理需要登記的身份證號，以及客人單位職務(wù)電話等，這些信息都需要有專人保管使用，在會議結(jié)束后，部分信息妥善歸檔或者銷毀，集中化的統(tǒng)計信息一旦泄露會對參會人以及單位造成隱患，這也是會議組織單位需要特別注意的。

面對線上會議新挑戰(zhàn)

張新宇總經(jīng)理表示上述的九大安全隱患都是常規(guī)角度出發(fā)的，隨著疫情防控的常態(tài)化，視頻會議、線上會議與線下會議相結(jié)合的方式正在成為會議活動的主流，視頻會議以及線上會議的逐漸增多擴大了會議影響力的同時，對相關(guān)活動的組織方來說也帶來了新的安全挑戰(zhàn)，而當(dāng)前，視頻會議行業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險狀況不容樂觀，網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險依舊嚴(yán)峻，例如知名視頻會議應(yīng)用程序Zoom網(wǎng)絡(luò)會議遭大量黑客攻擊和挾持，美國FBI因此發(fā)出了警告。如何做到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會議安全是一個新的話題。這需要企業(yè)自始至終堅持安全防范意識，逐步采取全面、可行的安全防護(hù)措施，把安全風(fēng)險降低到最低程度。為此她認(rèn)為要從以下幾方面進(jìn)行預(yù)防。

首先，要在驗證登陸環(huán)節(jié)把牢入場關(guān)，張新宇建議在線上主持人宣布會議召開后，需要參會者通過手機驗證才可以參加會議，盡量避免直接點擊鏈接就能直接進(jìn)入會議室參會，這樣可以從源頭上杜絕其他無關(guān)人員混入會場。

其次，要在會前會中開啟等候室或相關(guān)功能，身份不明的人進(jìn)入等候室等待確認(rèn)身份后方可進(jìn)入。

第三，會議中即時鎖定會議同時開啟會議水印，避免會議中的一些文件和鏈接泄露而引起的風(fēng)險。

第四，線上的視頻會議能夠被全程錄制下來，以供以后查看或轉(zhuǎn)錄。這些記錄的存儲位置和保護(hù)方式以及保護(hù)方法非常重要，因為訪問不當(dāng)或缺乏加密可能意味著敏感信息落入了不法分子之手。會議中只有主持人授權(quán)參會者才可以進(jìn)行視頻錄制，最大限度控制會議信息傳播范圍。

最后，需要注意的是要在會后及時刪除會議中的共享文件，以避免泄露風(fēng)險。

在策劃中規(guī)避和降低活動風(fēng)險

張新宇總經(jīng)理還特別強調(diào)了MICE活動中如野外登山、探險、游泳、漂流、滑雪、極限運動等高風(fēng)險活動時的風(fēng)險應(yīng)對問題。

首先，在組織活動前需要確認(rèn)參加活動人員的身體健康情況，部分極限活動需要參與者出示相關(guān)資質(zhì)證明方可參加，一般風(fēng)險活動若有年紀(jì)55 周歲以上參與者，應(yīng)提供身體健康證明和體檢報告。

其次，應(yīng)該為所有相關(guān)人員購買相應(yīng)保險，并提前對參與者進(jìn)行說明，使參與者充分意識到活動的危險系數(shù)，從而考量自己是否可以參加。

最后，在組織相關(guān)活動的時候一定要配備醫(yī)護(hù)人員，以及專門的安全工作小組人員，在發(fā)生風(fēng)險后要第一時間救助傷員，并通知安撫家屬，并及時通報相關(guān)情況。

作為會展行業(yè)的“全專業(yè)”能手，張新宇總經(jīng)理參與過的會議安全工作不勝枚舉，她深知只有不放過任何一個隱患，才能“萬無一失”。這是MICE人的責(zé)任，更是使命。

編后語

MICE產(chǎn)業(yè)所具有的特殊性決定了安全必然是一個不容忽視的問題，對于MICE從業(yè)者來說，安全工作是重中之重，不把安全兩個字放在心上必然要栽跟頭，一場會議或者活動即使策劃得再精心，內(nèi)容再精彩，離開了安全一切都是零，為此，MICE產(chǎn)業(yè)應(yīng)不斷強化安全管理，提高風(fēng)險的應(yīng)急處理能力，保障每一場會議活動的安全。