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        行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

        2020-01-19 12:37:44徐建鳳聊城市東昌府區(qū)廣播電視中心
        環(huán)球市場 2020年24期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化

        徐建鳳 聊城市東昌府區(qū)廣播電視中心

        一、引言

        由于我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,事業(yè)單位也隨之迎來了快速發(fā)展,快速發(fā)展的事業(yè)單位使得其檔案資料增加的速度加快,從而使得事業(yè)單位的檔案管理成為阻礙事業(yè)單位快速發(fā)展的難題。這需要事業(yè)單位從實(shí)際情況著手,就事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理硬件進(jìn)行升級改造,提高檔案管理相關(guān)人員的綜合能力,確保改造以后的硬件環(huán)境能夠滿足事業(yè)單位的需要。

        二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

        (一)管理制度不完善,管理過程混亂

        要讓檔案管理有序化,科學(xué)化,提升檔案管理的工作效率。就不能盲目的進(jìn)行檔案管理。要具備大局觀,在具體的檔案管理手段實(shí)施前,應(yīng)該對整體管理過程有所規(guī)劃。這就需要出臺相應(yīng)的管理制度,管理制度缺位,造成管理人員管理意識不強(qiáng),管理過程隨意化,不能有效的進(jìn)行配合,缺乏團(tuán)隊的合作機(jī)制。從而造成了檔案管理過程中工作的混亂與無序。

        (二)檔案管理過程中信息化技術(shù)融合程度不夠

        早期,傳統(tǒng)的檔案管理是依靠人工完成,使用紙質(zhì)文件為主,進(jìn)行珍貴資料的物理保存。這樣的保存方式在一定時期內(nèi),發(fā)揮了重要的作用。但是伴隨社會的進(jìn)步,信息量幾何倍數(shù)一般的增長,傳統(tǒng)的人工管理物理文件保存,已經(jīng)無法滿足信息的快速增長。而信息技術(shù)的出現(xiàn),解決了這個問題。于是,信息化檔案管理觀念出現(xiàn)在檔案管理工作者的視野當(dāng)中,檔案工作者開始使用計算機(jī)進(jìn)行檔案信息的儲存和檢索。這簡化了檔案管理的工作流程,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的大量便捷存儲。

        但這并不是信息化檔案管理的全部內(nèi)容,只是信息化檔案管理的一小部分,是靜態(tài)的信息化檔案管理。其實(shí),使用信息化技術(shù),可以進(jìn)行兄弟單位信息網(wǎng)絡(luò)互連,實(shí)現(xiàn)多部門檔案信息檢索從而實(shí)現(xiàn)多部門異地聯(lián)網(wǎng)辦公。可以讓檔案信息動態(tài)的展現(xiàn)應(yīng)用價值。

        (三)部分事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視

        檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展起到重要作用,但它并不直接體現(xiàn)在單位效益或者短期成果當(dāng)中,相反的,它主要是通過長期的潛移默化的作用,幫助事業(yè)單位得到良性的發(fā)展。

        三、行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

        (一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視

        各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對待檔案工作的態(tài)度,決定了檔案管理工作的水平,因此優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作,首先是領(lǐng)導(dǎo)必須予以重視,要加大對檔案管理工作軟硬件方面的投入,配齊檔案管理設(shè)施設(shè)備,做好檔案庫房防火、防蟲等措施,使檔案庫房滿足檔案“九防”要求。同時要提高對檔案管理工作的要求,認(rèn)真做好對檔案管理工作的督促檢查,做好獎懲,確保檔案管理人員嚴(yán)肅認(rèn)真對待檔案工作,以積極的工作熱情投入到檔案工作之中,保障檔案工作順利開展。

        (二)制定完善的檔案管理制度與工作機(jī)制

        檔案管理工作機(jī)制的完善性需要各個部門的共同參與,對此筆者認(rèn)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要加強(qiáng)綜合檔案室的建設(shè),并要根據(jù)實(shí)際的工作需要配備專業(yè)的人員,做好檔案收集與整理,形成完整的機(jī)構(gòu)。另外,還需要針對實(shí)際的發(fā)展情況構(gòu)建完善的檔案管理制度,在檔案管理工作的不斷推進(jìn)下,因為制度不完善而導(dǎo)致各類問題的發(fā)生,所以需要結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī),構(gòu)建切實(shí)有效的檔案管理制度,其中應(yīng)包括檔案歸檔立卷制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案銷毀制度、檔案管理人員工作職責(zé)等等,如此才能讓每一位檔案管理人員明確自己的崗位職責(zé),在日常檔案管理中嚴(yán)格按照要求與制度進(jìn)行工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理的完善性。

        (三)實(shí)行新型檔案數(shù)字化管理模式

        檔案管理數(shù)字化是新的檔案管理方法,主要是電腦存儲為主要,把紙質(zhì)檔案利用掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備數(shù)字化轉(zhuǎn)變,再存儲到電腦當(dāng)中,通過掃描儀、分類、整合、修正的零星數(shù)字化文檔轉(zhuǎn)變?yōu)橥暾晟频臄?shù)字化檔案資料庫,還需要在電腦上錄入名稱、年月日、卷宗編號等,方便以后的搜索和查找[2]。這種新型的檔案數(shù)字化管理方法的推進(jìn),在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理上更好的實(shí)現(xiàn)整合優(yōu)化,建立健全龐大的檔案資料庫,用便捷的方式大大減少了檔案管理人員找尋檔案的時間,提升事業(yè)單位的工作實(shí)效。

        (四)完善軟硬件配置

        因為資金投入不足,所以部分單位檔案管理的軟硬件配置存在缺陷,需要對其加以重視,且各機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要嚴(yán)格按照檔案室建設(shè)的要求與標(biāo)準(zhǔn),加大資金投入,配備硬件與軟件設(shè)施,其中在檔案室內(nèi)需要配備打印機(jī)、計算機(jī)、掃描儀等等,并且還要做好防火、防盜、防潮等工作。如果有條件,還需要配備安全溫濕度消毒凈化一體智能控制系統(tǒng)以及煙霧感應(yīng)檢測系統(tǒng)等,這樣才能為檔案的存放創(chuàng)造良好的環(huán)境。

        (五)提高事業(yè)單位檔案管理人員綜合能力

        檔案管理工作對于事業(yè)單位而言非常重要,事業(yè)單位人員需要確保檔案管理工作崗位上人員的綜合能力滿足實(shí)際檔案管理的需要。首先,檔案管理崗位的工作人員單單需要具備扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識,還需要具備豐富的檔案管理工作經(jīng)驗。掌握檔案管理過程中的新技能,不斷提高檔案管理的能力。由于檔案管理工作相對煩瑣,事業(yè)單位需要結(jié)合實(shí)際的情況,對從檔案管理工作人員予以一定的獎勵,使得檔案管理工作人員的積極性大大提高。

        四、結(jié)語

        檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的影響越來越明顯,因此相關(guān)單位必須提高對檔案工作的重視程度,從加大在對檔案管理工作的投入力度、完善檔案管理工作制度、提高管理人員素質(zhì)等方面優(yōu)化檔案管理工作,使檔案工作真正為各單位的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

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