林泓鈺

摘 ?要：對于辦公室工作而言，檔案管理占據(jù)著極為重要的位置，其直接影響著單位的發(fā)展，規(guī)范化管理辦公室檔案可以有效規(guī)范事業(yè)單位的日常工作。檔案管理規(guī)范化具有系統(tǒng)性，雖然國內(nèi)部分事業(yè)單位積極引進(jìn)了各種先進(jìn)的辦公室信息技術(shù)，但是依然缺陷重重，如管理制度不健全、不注重檔案管理等均直接影響了單位工作效率與質(zhì)量。對此，該文以辦公室檔案管理特點及重要性為切入點，重點剖析現(xiàn)階段辦公室檔案管理存在的問題，并結(jié)合自身工作經(jīng)驗提出規(guī)范化管理措施，旨在對辦公室檔案實現(xiàn)高效管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 ?辦公室檔案 ?規(guī)范化管理 ?檔案管理

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3791（2021）03（a）-0090-03

Standardized management measures of public institution office archives in the new era

LIN ?Hongyu

（Xiamen Institute of industrial technology， Xiamen， Fujian Province， 361000 ?China）

Abstract： for office work， file management occupies a very important position， which directly affects the development of the unit， standardized management of office files can effectively regulate the daily work of institutions. the standardization of archives management is systematic. Although various advanced office information technologies have been actively introduced by some domestic institutions， there are still many defects， such as imperfect management system and lack of attention to archives management， which directly affect the work efficiency and quality of the unit. In this regard， this paper takes the characteristics and importance of office file management as the breakthrough point， focuses on the analysis of the problems existing in the current office file management， and combined with their own work experience， puts forward standardized management measures， in order to achieve efficient management of office files.

Key words： institutions; office archives; standardized management; file management

對于事業(yè)單位而言，辦公室重點在于管理單位各項事務(wù)，其為事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮著指導(dǎo)作用。對于辦公室工作而言，檔案管理尤為關(guān)鍵，其完整記錄了辦公室的所有事務(wù)，能夠為單位提供準(zhǔn)確、可靠的材料與信息。新形勢下，辦公室檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)新時期發(fā)展所需，且直接影響了辦公室相關(guān)職能的有效發(fā)揮。對此，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合實際情況，全方位、多層次分析與總結(jié)，制定有效的檔案管理規(guī)范，進(jìn)一步強化辦公室效能。

1 ?辦公室檔案規(guī)范化管理的重要性

1.1 有利于豐富管理形式

現(xiàn)階段，中國科學(xué)技術(shù)水平得到了顯著提升，在信息時代背景下，辦公室信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢，這也使得辦公室檔案管理形式日趨多樣化。相較于傳統(tǒng)方式，使用計算機管理辦公室檔案的效率更高，可有效提高檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，進(jìn)一步提高管理規(guī)范性。運用計算機可以快速收集、使用、管理和儲存檔案信息，促進(jìn)了內(nèi)部信息交流效率以及檔案利用、管理率提高。除此之外，運用信息化手段管理辦公室檔案，可提高管理效率，緩解工作人員壓力，從而促進(jìn)管理人員提高工作質(zhì)量[1]。

1.2 可以促進(jìn)檔案管理員提高素質(zhì)

對于檔案規(guī)范化管理，事業(yè)單位應(yīng)高度重視，并在培養(yǎng)人才上投入更多的精力，檔案管理人員在規(guī)范化管理辦公室檔案中發(fā)揮了極為重要的作用。人才素養(yǎng)直接影響著工作效率，轉(zhuǎn)變檔案工作的性質(zhì)會對工作人員的能力造成影響，和以往的人工操作相比，當(dāng)前規(guī)范化的檔案管理主要運用電子計算機操作[2]。工作軟件的改變對管理人員操作計算機的能力提出了較高的要求，這是此項工作中不可或缺的一項能力。如此，便在日常工作中促進(jìn)了管理人員的素質(zhì)以及個人價值和工作能力的提高。

1.3 可以促進(jìn)單位和部門提高管理水平

在事業(yè)單位的正常運營中，辦公室檔案發(fā)揮著極為重要的作用。除了對單位各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)、人事變動的信息進(jìn)行如實記載，辦公室檔案還要注重保存單位發(fā)展歷程中重大的證據(jù)與史料。而規(guī)范化管理辦公室檔案，既能使檔案管理的流程得到優(yōu)化，同時還能帶給單位良好的社會效益。當(dāng)單位和其他部門展開合作時，需要借助檔案部門和合作方展開密切聯(lián)系與溝通，以確保雙方合作的有效性。所以，在管理辦公室檔案的過程中，規(guī)范化管理檔案，對促進(jìn)單位部門工作效率提升極為有利，從而使檔案管理更加科學(xué)和準(zhǔn)確。

2 ?當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺少健全的制度

新形勢下，事業(yè)單位尚未就辦公室檔案管理制度制定健全的制度，造成辦公室工作效率不理想，對辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響[3]。過去，事業(yè)單位在開展辦公室檔案管理工作時，只是一味地整理和歸檔檔案，并未運用先進(jìn)的科技展開分類和管理。而且往往因管理制度不健全或辦公室人員違規(guī)操作，導(dǎo)致管理制度流于形式，致使辦公室諸多檔案資料丟失，對辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響。

2.2 忽視辦公室檔案管理

在實際工作中，檔案管理工作只是檔案管理部門的工作任務(wù)，在單位中往往被認(rèn)為并非主要工作，僅僅只是一項基礎(chǔ)性工作，通常單位的領(lǐng)導(dǎo)者都在主要業(yè)務(wù)上投入了諸多精力，而忽視了檔案管理工作。大部分單位，對辦公室檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，在開展工作的過程中運用的仍是傳統(tǒng)的管理理念和模式。此外，在辦公室檔案管理中由于資金投入力度不夠，從而造成在檔案管理中缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施，這在一定程度上威脅了辦公室檔案管理的安全，對有序開展辦公室檔案管理工作極為不利。

2.3 缺少專業(yè)的檔案管理人員

縱觀事業(yè)單位管理體系，辦公室檔案管理是不可或缺的組成部分[4]。但是，現(xiàn)階段單位領(lǐng)導(dǎo)對于辦公室檔案管理工作的重視度較低，諸多事業(yè)單位均安排辦公室人員兼任檔案管理人員，因為這一類工作人員對檔案管理的基礎(chǔ)知識了解得較少，在技術(shù)操作方面不夠熟練，所以很多時候都無法規(guī)范管理辦公室檔案。同時，這些工作人員中大部分都并未接受過系統(tǒng)教育，且所掌握的檔案管理知識與技能均不夠?qū)I(yè)，不熟悉辦公室檔案管理工作，同時在工作過程中也很容易出現(xiàn)問題，使得辦公室檔案管理工作職能無法充分發(fā)揮出來。

2.4 缺少先進(jìn)的管理設(shè)備

在檔案管理設(shè)備方面，事業(yè)單位未有較大的投入，對信息技術(shù)與科技產(chǎn)品的引進(jìn)不及時，難以與時代發(fā)展保持同步。同時辦公設(shè)備十分落后，大部分單位依然采取的是人工管理模式，嚴(yán)重影響了辦公室檔案管理效率，加大了工作人員的工作量，使其在工作上耗費了較多時間。且在人為因素的影響下，也無法順利實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理目標(biāo)，甚至導(dǎo)致檔案管理缺乏秩序性。

3 ?新時期加強辦公室檔案管理規(guī)范的措施

3.1 高度重視檔案管理工作

若要真正做好事業(yè)單位辦公室檔案管理工作，就必須從根本上將部門領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的認(rèn)識改變，使其認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，運用諸多有效手段積極宣傳事業(yè)單位的現(xiàn)代化;檔案管理模式，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員可以充分了解到在單位整體工作發(fā)展中，檔案管理工作效率發(fā)揮的重要作用，并高度重視辦公室檔案管理工作，使每一位工作人員均可以積極對待此類工作。同時構(gòu)建激勵機制，以堅實的基礎(chǔ)助力檔案管理工作的良好發(fā)展。辦公室檔案管理工作人員應(yīng)和時代發(fā)展保持同步，立足于工作需求，積極促進(jìn)自身檔案管理意識和相關(guān)法律意識的增強，特別是主要將自身保密意識加強，確保自身檔案管理觀念正確。工作人員要主動參加相關(guān)培訓(xùn)活動，把更為豐富的檔案管理工作技能切實掌握好，促進(jìn)自身工作素質(zhì)水平提高，對檔案管理工作的重要性有更加充分的認(rèn)識。

3.2 構(gòu)建合理科學(xué)的規(guī)章制度

健全的檔案管理制度是有序開展辦公室檔案管理工作的重要保障。事業(yè)單位只有構(gòu)建合理、科學(xué)的規(guī)章制度，才能有效開展辦公室檔案管理工作。新形勢下，辦公室檔案管理工作要和時代發(fā)展保持同步，在對新的檔案管理制度進(jìn)行制定的過程中，要將以往規(guī)章制度的束縛摒棄，積極創(chuàng)新制度的內(nèi)容和形式，如此，才可以為檔案管理工作的開展提供重要的制度保證。除此之外，在對規(guī)章制度進(jìn)行制定的過程中，要充分運用現(xiàn)代化手段，確保檔案管理制度更加完整、科學(xué)、安全[5]。構(gòu)建檔案管理制度還要涉及檔案銷毀制度，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定第一時間銷毀部分保存到期的檔案，為充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作職能提供保障。

3.3 提高辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)

辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理水平具有決定性影響。所以，為了確保檔案管理的質(zhì)量，就必須有效提升檔案管理人員的素質(zhì)。具體來說，一方面，要加強培訓(xùn)檔案管理人員的檔案管理專業(yè)知識與技能，提升其水平;另一方面，要求檔案管理人員及時了解現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，可以熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)在選拔辦公室檔案管理人員過程中一定要做到嚴(yán)格仔細(xì)，以制度為依據(jù)。當(dāng)然，單位還要針對檔案管理人員展開專業(yè)培訓(xùn)，幫助其將專業(yè)的管理知識與技能掌握，切實提高他們的綜合素質(zhì)，如此，才可以順利實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。

3.4 采用現(xiàn)代化的管理手段促進(jìn)檔案工作管理質(zhì)量提升

檔案工作運行中，所運用的設(shè)備器材和技術(shù)手段、管理質(zhì)量以及落實規(guī)范化的程度息息相關(guān)，其具有可把控性[6]。但通過當(dāng)前實施的辦公室檔案管理體系可以看出，紙質(zhì)檔案管理仍占較大比例，在意識不足、技術(shù)有限等問題的影響下，數(shù)字檔案建設(shè)方案還是只在小范圍內(nèi)應(yīng)用，對順利落實規(guī)范化管理工作造成了阻礙。所以，可以考慮從下述幾個方面入手，改進(jìn)此類問題：首先，各單位需結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)革新需求，在檔案管理室中靈活應(yīng)用計算機等現(xiàn)代化設(shè)備，并把現(xiàn)代化設(shè)備和紙質(zhì)檔案管理工作聯(lián)系起來;其次，以不同形態(tài)的電子檔案為基礎(chǔ)，在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的地區(qū)，有效采用以數(shù)字模式形成的電子信息檔案，此形態(tài)的電子檔案十分完整、便捷，實用性較高;最后，就信息技術(shù)發(fā)展落后的地區(qū)，可以借助再加工紙質(zhì)檔案，將原件數(shù)字檔案形成。此手段可以不斷完善原有的紙質(zhì)檔案，對檔案規(guī)范化管理意義較大。

4 ?結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位極為重要的一部分。辦公室工作效率的高低，單位運行的正常與否，在很大程度上均受到檔案管理規(guī)范化水平的影響。辦公室檔案管理相較于其他單位工作來說，內(nèi)容繁瑣、復(fù)雜，因此，需要相關(guān)人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，積極對檔案管理方式進(jìn)行更新，增強檔案管理的便捷性、高效性。除此之外，該項工作的開展還要求檔案管理人員具備較高的素質(zhì)，同時需要加大檔案信息化建設(shè)?？傊?，為較好地滿足現(xiàn)代化辦公室檔案管理工作的需求，需要各方面一同努力，齊心協(xié)力促進(jìn)檔案管理工作效率的提高，相信把現(xiàn)代化的管理手段應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，勢必能夠促進(jìn)事業(yè)單位的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] Infortrend Technology Inc.Simple and Centralized File Management with Infortrend Office Shared Storage[J].Technology News Focus，2020，32（15）：140.

[2] 蒙天池.辦公室檔案管理工作規(guī)范化思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（8）：117，143.

[3] 鄧藝琳.新時期辦公室檔案管理策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：119.

[4] 馮婭.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2019，16（17）：155-156.

[5] 王丹.淺析辦公室檔案管理工作措施[J].東西南北，2019（11）：159.

[6] 史凱杰.淺談辦公室檔案工作的規(guī)范化管理[J].農(nóng)家參謀，2018（16）：231.