王秀蘋

摘要：檔案管理是政府機(jī)關(guān)的基本工作內(nèi)容，能夠大大提高政府機(jī)關(guān)的工作效率，節(jié)省工作時間。在新時期下，隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新，給我國的檔案管理工作帶來了巨大的沖擊，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能再滿足急劇變化的社會需求，政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作迫切需要創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。基于此，本文提出在新時期下優(yōu)化政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的措施，從而解決目前政府機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：政府機(jī)關(guān);檔案管理工作;新時期實踐

引言

政府機(jī)關(guān)檔案主要包括國家出臺的法律法規(guī)、各級政府單位的工作實施方案以及執(zhí)行決策、國家軍事外交等官方行政文件等。在新時期下，我國信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入發(fā)展，對我國政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)據(jù)化、信息化逐漸成為時代發(fā)展的潮流，不僅能夠提升政府機(jī)關(guān)檔案的保密性，還能夠提高政府機(jī)關(guān)檔案管理的工作效率。因此，在新時期，政府機(jī)關(guān)要不斷采取優(yōu)化措施，創(chuàng)新檔案管理工作。

一、政府機(jī)關(guān)檔案管理工作目前存在的問題

（一）管理模式落后，管理制度不完善

管理模式落后以及管理制度不完善是影響政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要因素。目前在我國部分政府機(jī)關(guān)仍然采用原有的管理模式和管理制度，檔案管理工作的信息化和數(shù)據(jù)化程度不高。部分政府機(jī)關(guān)的管理制度不清晰，沒有相應(yīng)的職務(wù)安排，沒有安排專門的檔案管理人員，而且缺乏明確清晰的規(guī)章制度，權(quán)責(zé)不統(tǒng)一，導(dǎo)致政府機(jī)關(guān)相關(guān)工作人員“缺位”現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，不能有效地進(jìn)行檔案保存。其次，部分政府機(jī)關(guān)的管理模式落后，沒有跟隨社會的變化和市場的需求進(jìn)行創(chuàng)新，檔案管理工作落后，工作效率低。政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作還采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存的方式，雖然紙質(zhì)保存存在著一定的優(yōu)勢，可以作為政府機(jī)關(guān)工作的憑證，準(zhǔn)確性較高，但是可重復(fù)利用率較低，檔案儲存難度較大，且信息傳遞和共享的難度較大。同時，紙質(zhì)檔案管理對環(huán)境要求極高，檔案保存需要在密閉，通風(fēng)，遠(yuǎn)離光照的環(huán)境下進(jìn)行，而且還要控制空氣中的濕度，以防紙質(zhì)檔案發(fā)潮發(fā)霉或者是字跡褪色，從而損害政府機(jī)關(guān)的檔案內(nèi)容，檔案管理成本較高，不利于檔案的長時間儲存管理。因此，在新時期，大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，采用計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理工作是時代發(fā)展的趨勢，政府機(jī)關(guān)要不斷創(chuàng)新管理模式，解決政府機(jī)關(guān)檔案管理工作目前存在的問題。

（二）管理人員不足，檔案信息安全性不高

目前，在我國政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作中，普遍存在著人員緊缺的問題。雖然部分政府機(jī)關(guān)采用了大數(shù)據(jù)的互聯(lián)網(wǎng)管理，但是缺乏相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員，在檔案管理時操作存在一定的困難，在儲存大量檔案后，極易造成系統(tǒng)的癱瘓，導(dǎo)致檔案信息的丟失或者是檔案管理工作的停滯，給我國政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作帶來了一定的困難和影響。其次，部分政府機(jī)關(guān)仍然采用傳統(tǒng)的人工管理模式，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，我國的檔案文件以及行政信息不斷增多，采用人工進(jìn)行一一的對比儲存，耗費了大量的時間精力，檔案管理工作效率較低。并且長時間疲勞地進(jìn)行單一枯燥的工作，工作人員的注意力和專注度會逐漸降低，從而會影響檔案管理工作的準(zhǔn)確性和完整性，影響政府機(jī)關(guān)相關(guān)工作的順利開展。再次，政府機(jī)關(guān)檔案管理的安全性有待提高。政府機(jī)關(guān)的檔案機(jī)密性很高，涉及民生、軍事、經(jīng)濟(jì)等多個方面，對我國的人民生活以及國家安全具有重要的影響。因此，必須保證政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作的安全性和嚴(yán)密性。部分政府機(jī)關(guān)的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)建設(shè)時間不長，處于初創(chuàng)期，建設(shè)不夠完善，在數(shù)據(jù)傳輸或者是數(shù)據(jù)儲存時，容易被惡意篡改或者是竊取，使檔案的準(zhǔn)確性和完整性不能夠得到保證，影響我國的政府機(jī)關(guān)工作，對我國造成了嚴(yán)重的影響[1]。

二、優(yōu)化政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的措施

（一）構(gòu)建檔案信息庫以及檔案信息共享平臺

在新時期下，為了加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作可以采用建立檔案信息庫共享平臺，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)，解決政府機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題。首先，政府機(jī)關(guān)要將紙質(zhì)版的檔案信息轉(zhuǎn)化為可以被計算機(jī)錄用的代碼，轉(zhuǎn)換完成之后，對轉(zhuǎn)換的代碼進(jìn)行統(tǒng)一的管理儲存，對檔案中的圖片信息、視頻信息、音頻信息等進(jìn)行轉(zhuǎn)譯后在轉(zhuǎn)換成代碼，儲存到計算機(jī)中，并設(shè)置檔案儲存的時間和編號，方便檔案管理，從而解決了傳統(tǒng)的紙質(zhì)版儲存易褪色，檔案內(nèi)容不完整的問題。不僅能夠?qū)φ畽C(jī)關(guān)的檔案信息進(jìn)行及時的更新，還能夠?qū)n案信息進(jìn)行合理儲存，保證檔案信息的完整性和規(guī)范性。其次，在對檔案信息儲存在信息庫后，要設(shè)置加密系統(tǒng)，從而提高檔案信息的安全性。再次，要在檔案信息庫共享平臺設(shè)置關(guān)鍵詞搜索，增加政府機(jī)關(guān)與人民群眾的黏性，無論是政府機(jī)關(guān)的工作人員還是人民群眾都可以在檔案信息庫共享平臺上使用關(guān)鍵詞找到自己想要尋找的公開內(nèi)容，提高了政府機(jī)關(guān)的工作效率，加強(qiáng)了與人民群眾的聯(lián)系，從而促進(jìn)政府工作的順利開展。

（二）創(chuàng)新管理模式，構(gòu)建管理制度

無論是政府機(jī)關(guān)還是社會企業(yè)，要想提高工作效率，增強(qiáng)管理效果，完成工作內(nèi)容就必須建立健全管理制度。政府機(jī)關(guān)要建立明確清晰的管理制度，要落實工作責(zé)任制，明確工作人員的工作內(nèi)容，合理進(jìn)行工作人員的分工，定期檢查工作人員的工作，根據(jù)政府機(jī)關(guān)的管理制度，評價工作人員的工作情況，落實目標(biāo)責(zé)任制，防止政府機(jī)關(guān)人員瀆職、失職現(xiàn)象的發(fā)生。其次，要采用競爭上崗制度，政府機(jī)關(guān)在招聘人才時，要注重人才的專業(yè)能力和專業(yè)技術(shù)，不僅要選拔專業(yè)技術(shù)人才，進(jìn)行數(shù)據(jù)系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作，還要選拔專門的管理人才，加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)的管理工作，提高工作效率，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行，充實檔案管理工作崗位。再次，要不斷創(chuàng)新管理模式，采用數(shù)字化的管理模式，構(gòu)建身份認(rèn)證技術(shù)和掃描技術(shù)，設(shè)置加密系統(tǒng)，政府機(jī)關(guān)人員要進(jìn)行人臉掃描之后才能夠進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，從而提高檔案管理的安全性和嚴(yán)密性，有效實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，保證政府機(jī)關(guān)的檔案信息安全[2]。

結(jié)論

綜上所述，在新時期，政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作也要跟隨時代的發(fā)展，促進(jìn)檔案信息管理的數(shù)字化和信息化，提高檔案管理的工作效率。政府機(jī)關(guān)要致力于解決目前檔案管理工作存在的問題，要不斷創(chuàng)新管理模式，制定檔案管理制度，建立檔案信息庫以及共享平臺，保證檔案信息的安全，促進(jìn)政府機(jī)關(guān)相關(guān)工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]張慧蓮.新時期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作實踐思考[J].經(jīng)濟(jì)管理文摘，2019（20）：23-24.

[2]馬金鵬.檔案管理存在的問題及對策分析——昆明市市級機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作實踐[J].云南檔案，2018（12）：53-55.

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