李依繁

摘要：檔案現(xiàn)代化、規(guī)范化治理的新時(shí)期，事業(yè)單位檔案資源結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，檔案資源管理體系改革創(chuàng)新面臨著新的要求。為了避免檔案資源在事業(yè)單位事務(wù)決策、業(yè)務(wù)管理中處于邊緣化地位，實(shí)現(xiàn)“被動(dòng)管理”向“主動(dòng)管理”的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，就必須要構(gòu)建新的檔案管理機(jī)制，進(jìn)一步整合檔案資源，真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的目標(biāo)。文章就事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行闡述，指出當(dāng)前常見問題，提出自己觀點(diǎn)，旨在能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資源規(guī)范管理與高效服務(wù)的無縫對(duì)接。

關(guān)鍵詞：措施;規(guī)范化;事業(yè)單位;檔案管理;問題

一、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的現(xiàn)實(shí)意義

一是有利于實(shí)現(xiàn)檔案高效利用。檔案資源的最終目標(biāo)是開發(fā)利用，是服務(wù)好事業(yè)單位事務(wù)決策以及業(yè)務(wù)管理。相較于其他零散的信息資源，檔案具有系統(tǒng)性、全局性、憑證性的特點(diǎn)，正式詳細(xì)地記載了事業(yè)單位從產(chǎn)生到發(fā)展的全過程。為了更好地對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，就必須要高度重視檔案資源在事業(yè)單位發(fā)展中的作用，堅(jiān)持依法依規(guī)管檔、依法依規(guī)治檔，以規(guī)范化管理為管理方向，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化跨越式發(fā)展[1]。除此之外，從規(guī)范化的角度對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與事業(yè)單位中心工作的郵寄融合，能夠全面提升檔案管理效果。

二是有利于創(chuàng)造良好的檔案管理格局。檔案資源是否完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，是評(píng)價(jià)事業(yè)單位檔案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。為了進(jìn)一步提升檔案工作人員重視程度，形成檔案規(guī)范化管理環(huán)境，減少日常管理與利用工作中存在的漏洞，就必須要重視規(guī)范化管理工作。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化中存在的問題

（一）建章立制工作待加強(qiáng)

實(shí)踐中，部分事業(yè)單位存在檔案不齊全、卷宗不完整、格式不統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案規(guī)范化管理工作。之所以出現(xiàn)這種局面，主要是建章立制工作滯后，難以實(shí)現(xiàn)制度管人、管事的目標(biāo)[2]。一是前端控制環(huán)節(jié)薄弱，表現(xiàn)在未從制度上對(duì)檔案登記、分類、格式、具體內(nèi)容、歸檔存檔標(biāo)準(zhǔn)以及其他要素進(jìn)行明確，導(dǎo)致立卷歸檔工作質(zhì)量低下。二是事中管理工作滯后，表現(xiàn)在管檔查檔、用檔的流程不清晰，檔案管理工作混亂。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)滯后

相較于我國企業(yè)，事業(yè)單位受限于人、財(cái)、物等要素，在檔案數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)域仍然存在較大缺陷。一是紙質(zhì)檔案資源掃描工作滯后，無法將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，難以實(shí)現(xiàn)“手工型”向“數(shù)字型”的轉(zhuǎn)變。二是電子檔案管理平臺(tái)的應(yīng)用能力不足，加字平臺(tái)功能較為單一，不利于提升管理效率。三是檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中忽視安全管理，容易遭受黑客、病毒、非法程序的威脅，影響最終的數(shù)字化建設(shè)效果，不利于保障檔案資源完整、真實(shí)和準(zhǔn)確[3]。

（三）忽視檔案人才建設(shè)

部分事業(yè)單位人才建設(shè)工作與檔案工作轉(zhuǎn)型的要求不相適應(yīng)，難以為檔案管理工作注入活力。一是檔案人才數(shù)量不足[4]。在檔案資源不斷增加的環(huán)境下，檔案工作人員的工作壓力隨之增加。此種情況下，在有限的時(shí)間內(nèi)無法最大限度保障檔案工作質(zhì)量，進(jìn)而影響規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。二是檔案人才的整體素質(zhì)待提升。部分事業(yè)單位人才培訓(xùn)工作不科學(xué)，缺乏相應(yīng)的人才培訓(xùn)規(guī)劃，難以適應(yīng)未來形勢下檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求。此外，培訓(xùn)方式較為單一，仍然局限于傳統(tǒng)教學(xué)式的培訓(xùn)模式，忽視經(jīng)驗(yàn)交流在人才建設(shè)工作中的作用。

三、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

（一）建立健全檔案工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)全流程管理目標(biāo)

事業(yè)單位必須要參照國家檔案局及相關(guān)部門印發(fā)的規(guī)范性文件，在結(jié)合單位管理現(xiàn)狀及情況的基礎(chǔ)上，對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行明確。一是要強(qiáng)化立卷歸檔工作，更加注重檔案資料的前端控制。要從制度上明確檔案管理清單、收集范圍、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、分類依據(jù)、保管期限、保管密集、格式標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保檔案資料能夠及時(shí)、完整、高效歸檔。二是要堅(jiān)持檔案工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步明確鑒定與銷毀、更新、檔案利用、庫房管理、查檔用檔流程、檔案調(diào)閱等各項(xiàng)內(nèi)容及相應(yīng)流程，確保工作有條不紊。

（二）加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新突破

事業(yè)單位要瞄準(zhǔn)檔案資源全數(shù)字化、檔案管理全自動(dòng)化、電子文件全歸檔化的目標(biāo)，切實(shí)提升檔案工作的管理能力與服務(wù)能力，應(yīng)對(duì)檔案資源不斷增多的挑戰(zhàn)。一是要繼續(xù)做好紙質(zhì)檔案資源掃描工作，通過業(yè)務(wù)外包、設(shè)備引進(jìn)等方式對(duì)存量及未來增量檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保檔案工作“升級(jí)換代”。二是要充分應(yīng)用電子檔案管理平臺(tái)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的優(yōu)勢，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理與管理，實(shí)現(xiàn)檔案庫向“知識(shí)庫”“智庫”的轉(zhuǎn)變。要進(jìn)一步依托該平臺(tái)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行進(jìn)行深度檢索，完善平臺(tái)功能，實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化、格式標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)。三是要重視轉(zhuǎn)型過程中的安全管控，利用數(shù)字水印、數(shù)字加密、云加密、內(nèi)外網(wǎng)隔離等措施，充分確保檔案資源的安全性。

（三）充分重視檔案人才建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人才關(guān)鍵作用

檔案工作要實(shí)現(xiàn)全方位、全流程、全門類管理的目標(biāo)，就需要以多種技能兼具、多學(xué)科知識(shí)兼具、知識(shí)結(jié)構(gòu)更合理的人才隊(duì)伍為支撐。為此，一是要注重“量”上的擴(kuò)充。結(jié)合事業(yè)單位檔案工作要求、未來規(guī)劃以及檔案增量等要素，進(jìn)一步引進(jìn)專業(yè)化的復(fù)合型人才隊(duì)伍，確保人才建設(shè)工作與檔案工作接軌。二是要注重“質(zhì)”上的提升。要進(jìn)一步著眼于人才質(zhì)量提高、結(jié)構(gòu)優(yōu)化，對(duì)現(xiàn)有的人才進(jìn)行培訓(xùn)，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，舉報(bào)以“信息技術(shù)應(yīng)用”“檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型”為專題的培訓(xùn)活動(dòng)，打造創(chuàng)新型、領(lǐng)軍型人才隊(duì)伍。除此之外，要轉(zhuǎn)變培訓(xùn)方式，充分應(yīng)用論壇交流、崗位交流等方式，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)方式多元化的目標(biāo)。

四、結(jié)束語

新形勢下，事業(yè)單位要在總結(jié)既往工作經(jīng)驗(yàn)，著眼未來檔案工作趨勢的基礎(chǔ)上對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，探索檔案工作的新方法、新路徑、新技術(shù)，使得檔案工作能夠更好地服務(wù)于其他業(yè)務(wù)工作，發(fā)揮檔案資源的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。具體而言，一是要建立健全檔案工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)全流程管理目標(biāo);二是要加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新突破;三是要充分重視檔案人才建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人才關(guān)鍵作用。相信在檔案工作人員努力下，事業(yè)單位檔案管理工作能夠更好地融入事業(yè)單位轉(zhuǎn)型、改革全局。

參考文獻(xiàn)

[1]張麗燕.檔案管理規(guī)范化體系的構(gòu)建路徑探索[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2021（02）：9-10.

[2]劉巍.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)的思考[J].黑龍江檔案，2021（01）：114-115.

[3]杜林芳.促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展的措施[J].城建檔案，2021（01）：99-100.

[4]劉虹.新時(shí)期檔案管理工作規(guī)范化的新途徑探究[J].傳媒論壇，2020，3（24）：113-114.

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