陳銀娥

衡東縣水利局 湖南 衡東421000

一、文書檔案管理工作規(guī)范化的意義

單位想要保持日益發(fā)展離不開平常的文書檔案管理工作,這項工作也是在單位中的重要組成部分,同時它能衡量單位的業(yè)績和管理水平。想要提升文書檔案管理工作的水平就需要采取科學化和規(guī)范化的管理措施,這不僅能幫助領導細致掌握單位的各項工作開展情況,也能在提供決策時有所依據(jù),同時也能準確全面地展現(xiàn)出來該企業(yè)單位的精神面貌。所以,單位要充分認識到文書檔案工作的意義。細致管理工作的規(guī)章制度,改進管理工作的方法,讓文書檔案的價值能夠真正地在該單位體現(xiàn)出來。

二、文書檔案的內(nèi)容

文書檔案一般分為四個內(nèi)容,分別是黨群工作,主要負責的是單位中的組織工作和宣傳工作,并對相關紀律進行不定期的檢查;其次是行政事務,對于單位中的后勤福利、醫(yī)療衛(wèi)生、人事變動等工作進行管理;第三類是經(jīng)營管理類,主要包括經(jīng)營決策、計劃工作、財務管理、物資統(tǒng)計等;第四類是生產(chǎn)管理,針對產(chǎn)品質(zhì)量、能源管理、安全技術、環(huán)境污染等方面進行管理。

三、文書檔案規(guī)范化管理策略

(一)構建集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡。單位通過設置統(tǒng)一化的檔案管理網(wǎng)絡,能進一步減少檔案中間管理內(nèi)容,從而保障文書檔案管理效率得到全方位提升。一方面,盡量保障檔案管理系統(tǒng)能具有較大的覆蓋面,能有效進行文書檔案管理。對于相關部門來說,則是對于歸檔的電子文件進行上傳處理,然后,相關的檔案管理人員根據(jù)相關規(guī)范標準的要求,來進行篩選以及歸檔處理。同時,檔案管理人員在進行著錄的基礎上,并進行上傳檢索目錄,這樣則便于進一步便于開展檢索查閱活動;另一方面來看,結合線下管理終端情況來看,則應要求單位明確責任,并能有效進行文件資料的移送,全方位保障檔案管理的專業(yè)化能力得到提升,并有效完成相關的檔案管理工作?？傮w來說,結合單位的實際情況,充分發(fā)揮好集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡的優(yōu)勢,能有助于實現(xiàn)各個部門的相互協(xié)調(diào)工作,從而避免出現(xiàn)文書檔案丟失的問題。

(二)文書檔案的收集與存檔必須規(guī)范化。嚴謹?shù)目茖W管理制度能夠更好的落實文書檔案管理規(guī)范化,它的意義非比尋常。因此,在單位高層領導的決定下,管理部門應該主持會議,與之的相關部門都應該進行配合,能夠建立有效、實際、客觀的收集工作,從時間、范圍、手續(xù)、邏輯、條件等方面做出詳細的明確的規(guī)定,起到查漏補缺,盡量完善相關制度,確保沒有漏洞。與此同時,各個業(yè)務部門也要搭配上對應的文書檔案管理人員,確保每一份文書檔案都有據(jù)可出,防止缺漏和誤記。檔案管理總部門要設置更完備的收集、移送程序,將存檔目錄制訂的井井有條,把其價值挖掘到最大化,創(chuàng)造有利于單位的最好條件。

(三)軟件與硬件建設兩手抓。文書檔案管理工作重在實際性,只能紙上談兵的管理是要不得的,所以各單位需要根據(jù)實際工作建設與之相關的管理系統(tǒng),在如今互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展下,管理部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)建設較為高效的管理中心,再由管理人員進行最終的統(tǒng)一規(guī)整等工作。與此同時,也要做好管理軟件的工作,兼具穩(wěn)定性和兼容性。硬件、軟件兩手抓,共同提高電子檔案的質(zhì)量。

(四)強化文書檔案的保密信息化管理。檔案信息化的基礎是建立在現(xiàn)代信息技術上的,并且要結合實際進行運用。檔案信息的資源化具有主導作用,實現(xiàn)資源共享可以推動工作的進程。根據(jù)最新的管理要求,在實際工作中要加強加大對科技的使用和投入,引進更好更新的技術方法,明確檔案的密級,對管理硬件軟件進行慎重的挑選,做好做實保密工作,加快信息系統(tǒng)防護的建設,確保推廣性又具有安全性。

(五)建設一支高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍。開展文書檔案管理工作的主體是工作人員,工作人員的工作水平對文書檔案現(xiàn)代化管理效果有著直接的影響,鑒于此種情況,高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍已經(jīng)迫在眉睫,提高質(zhì)量成為了目前社會對文書檔案管理工作的新要求。建設高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍可以從以下幾個方面入手:

1.建立合理的人才選撥制度。在招聘文書檔案管理人才之前,相關部門應該根據(jù)實際情況建立合理的選撥制度,然后按照制度嚴格地開展選撥工作,杜絕走后門,從而確保招聘的人員都是具有專業(yè)知識,并有豐富經(jīng)驗的人才。

2.對文書檔案管理人員進行培訓。文書檔案管理知識隨著社會的不斷發(fā)展也在不斷進行變更,鑒于此種情況,檔案管理部門應該對工作人員進行培訓,使其掌握更先進的管理知識,進而提高其管理水平,推動其更好地開展管理工作。

3.促使工作人員可以自主進行學習。知識是永無止境的,工作人員不能滿足于自身現(xiàn)狀,而是要不斷用更高的要求激勵自己主動地學習信息技術以及現(xiàn)代化管理知識,只有這樣才能更好地開展文書檔案管理工作,使其適應社會發(fā)展。

(六)健全規(guī)章制度,實施規(guī)范化管理。無規(guī)矩不成方圓,事業(yè)單位的文書檔案管理工作同樣需要建立健全制度。卻包工作能夠順利展開,且具有實效性,首先需要結合實際情況,其次需要完善規(guī)章制度,最后管理人員能夠按照規(guī)章辦事。國家有相關的法規(guī)作為依據(jù),事業(yè)單位應以國家的法規(guī)完善自身的規(guī)章制度,在法規(guī)中,對文書檔案的收集、鑒定、歸檔等方面都發(fā)布了相應的工作守則,真正的做到有據(jù)可依、有章可循。在事業(yè)單位中,應該建設績效考核制度,這樣能夠使責任落實到個人,任務分配到個人,切實保障文書檔案管理工作的開展。

(七)增強立卷歸檔意識,確保齊全完整。只有規(guī)章制度對于文書檔案管理工作是遠遠不夠的。此項工作任務多而細,管理人員需要具有非常強的意識才能勝任此項工作。所以在事業(yè)單位中,增強管理人員的立卷歸檔意識往往能夠?qū)芾砉ぷ髌鸬礁语@著的效果。意識是需要進行培養(yǎng)的,事業(yè)單位可以通過宣傳,讓每一位員工都能耳熏目染的了解到文書檔案的重要性,并且要落實文書資料的收集工作,指派人員進行收集和整理,以此來確保文書的完整,并且也能在具體操作中加強員工的歸檔意識。而檔案管理部門也要利用一切可用資源,例如:工作會議等機會提醒檔案管理人員重視自己的管理工作,做好文書檔案的匯總和整理,做好材料的審核,根據(jù)檔案的內(nèi)容和價值整理歸類,打下良好的管理基礎。

結語:總的來說,文書檔案管理工作對單位的發(fā)展起到?jīng)Q定性的作用。每個單位在開展文書檔案管理工作的過程中,都需要結合自身實際情況出發(fā),能夠使這項工作更加的科學化和規(guī)范化,并且增加必要的資金投入,培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才,確保文書檔案管理工作能夠服務該單位企業(yè)。我國的管理檔案工作,雖然還在摸索階段,但是筆者相信在國家和單位的不斷探索中,這項工作一定能夠高速發(fā)展。