馮艷欣

山東省青州市王府衛(wèi)生院 山東 青州 262521

信息化手段的不斷進步,使得多個領域的工作都受到了影響,針對醫(yī)院來講,在管理過程中,檔案管理是其中非常重要的構成部分,進行檔案信息化建設,能夠改變以往管理工作的觀念和方式,使檔案工作的管理成效得到較好的提高。然而,目前部分醫(yī)院在進行檔案信息化建設時還存在一定的問題,對建設的效果產(chǎn)生了影響。所以,需要深入分析其中問題,采取合理辦法強化信息化建設的有效性。

一、醫(yī)院檔案進行信息化建設的重要性

首先,檔案的管理工作規(guī)范化水準得到提高。由于信息技術的深入發(fā)展,醫(yī)院在逐步實現(xiàn)智慧化建設。現(xiàn)如今的檔案已經(jīng)從原來的紙質版逐漸轉變?yōu)樾畔⑵脚_、電子病歷等形式,將以往大量的紙質資料信息通過相應的設備存儲到數(shù)據(jù)庫中,在管理工作方面的成本可以得到節(jié)約,工作的成效更加明顯。另外,檔案資料在其內(nèi)部可以提供查閱服務,資料共同使用率提高。借助平臺進行存儲,通過網(wǎng)絡技術,相關人員可以在權限范圍內(nèi)對檔案信息進行查詢,醫(yī)務工作人員也可以進行調用,對病例資料進行充分的研究,積累醫(yī)學理論經(jīng)驗,進而推動醫(yī)院長久發(fā)展。再者,能夠使服務的質量得以優(yōu)化。醫(yī)院本身的性質就具有公益性,主要是為廣大群眾提供健康服務,對檔案進行信息化建設,醫(yī)療服務的流程得到簡化,工作效率提高,病患就醫(yī)體驗得到較好的優(yōu)化。

二、醫(yī)院檔案信息化建設中的問題

(一)相關的管理制度建設存在問題。醫(yī)院檔案信息化的實現(xiàn),需要有完善的管理機制作為依據(jù),這樣在信息檔案的數(shù)字化收集、整理、分類以及存儲時才能夠有序的開展。如果在檔案數(shù)據(jù)管理方面沒有形成統(tǒng)一化的規(guī)范,醫(yī)院內(nèi)部各個部門之間的檔案信息就不能有效實現(xiàn)互通連接,檔案的信息化管理就會受到阻礙。從現(xiàn)階段部分醫(yī)院的檔案信息化建設情況來看,信息化管理系統(tǒng)的建設基本都是結合自身實際進行的,系統(tǒng)可能來自自主研發(fā),也可能來自第三方軟件公司,醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)沒有形成完善統(tǒng)一的建設管理標準制度,影響了檔案資料在其中的共同使用,在信息化方面展現(xiàn)的效果不好。

(二)管理人員的綜合能力需要進一步提升。對檔案管理實現(xiàn)信息化的發(fā)展,和相關工作人員的崗位專業(yè)水平有很大的關聯(lián)。工作人員在信息手段使用方面的表現(xiàn)不好,就影響了檔案信息化的成效。具體來講,首先,醫(yī)院的管理者沒有全面的認識到檔案信息化的重要性,在工作建設上重視度較低。另外,部分醫(yī)院的檔案信息化建設屬于初級發(fā)展階段,而對管理人員的綜合能力有較高的要求,高素質人才的缺乏,使得醫(yī)院檔案信息化水平較低。再者,將信息管理系統(tǒng)應用到檔案管理工作中,在資料信息的整個管理過程中雖然提高了便利性,但是需要工作人員對信息技術以及設備有熟練的掌握,而管理人員綜合能力的不足對檔案信息化建設的有效性產(chǎn)生了不利影響。

(三)信息手段進行檔案管理的支持力度問題。在對檔案進行信息手段管理時,支持力度存在問題使得管理的成效受到影響。資金的支持力度有限,因而在進行檔案信息化建設時相關的軟硬件設施配備不夠齊全,在后續(xù)使用過程中的維護也沒有足夠的資金支撐,因而使得檔案的信息化建設工作還有一定的提升空間。

三、有效進行醫(yī)院檔案信息化建設的措施

(一)對信息化管理制度進行健全。進行檔案的信息化建設,需要對其管理制度進行健全。開展檔案信息化管理時,可以建立雙套制,對紙質版檔案和電子檔案同時進行有效管理。雙套制度的實施需要結合檔案信息的具體類型,醫(yī)院的檔案資料并不是全都需要實施雙套制。通過合理的選擇,能夠使管理制度更加貼合實際,減少資源的浪費,對檔案信息可以有效的歸檔保存。另外,需要完善建立檔案使用審批制度。有關人員在需要使用檔案時,需要嚴格按照流程進行申請,在得到審批后再對檔案資料進行使用。完成了檔案的信息化管理,在資料使用方面更加便捷,但是需要在管理制度上嚴格規(guī)定使用范圍,結合檔案資料的內(nèi)容對其設置加密等級。通常來講,有部分檔案資料的私密性較高,只有少部分醫(yī)院的管理層人員才能進行查閱,而且對其資料需要進行實時監(jiān)控。信息化管理醫(yī)院檔案,需要建立嚴格的加密制度。規(guī)定密鑰的使用周期,同時在更改密鑰時要至少兩人參與。

(二)對管理人員的綜合能力進行強化。檔案管理實現(xiàn)信息化主要是通過多種技術手段支持,與以往的檔案工作比較,使用信息手段管理檔案,涉及到的內(nèi)容更多,工作人員的崗位能力需要保持較高的水平,需要對信息化手段應用的重要性有全面的認識,同時還能夠良好掌握相關的技術使用方法。因此,使用信息手段管理檔案時,工作人員需要對自身的能力進行提高,使檔案的管理質量得到更好的保證。首先,醫(yī)院可以在選擇人才時更加偏向于檔案管理專業(yè),對醫(yī)院內(nèi)的工作團隊進行整體化的水平提高。另外,各個崗位的工作職責需要仔細的劃分,做好人員配置,避免一人多崗的現(xiàn)象,通過團隊的優(yōu)化推動醫(yī)院檔案信息化的有效開展,這樣工作人員才會更加注重對自身綜合能力的不斷強化。再者,需要制定完善的人才培養(yǎng)計劃,使相關人員對信息方面的技能不斷的學習,通過再教育和業(yè)務交流,有效的提高檔案人員的綜合能力。

(三)進一步增加信息化建設的投入。在進行醫(yī)院檔案的信息化建設時,為了能夠更好的推進各項工作,需要有充足的資金投入。因此,醫(yī)院可以將檔案信息化建設歸入到年度預算中,向醫(yī)院財務申請更多的資金支持,對先進的技術、設施設備進行引進。同時建立統(tǒng)一化的醫(yī)院檔案信息化管理平臺,對信息化管理系統(tǒng)的軟硬件進行標準化管理,這樣系統(tǒng)的應用更加有效,在醫(yī)院內(nèi)部,檔案資料能夠實現(xiàn)互聯(lián)共享。另外,需要建立專門的檔案信息化庫房,在其中配備好信息化管理有關的設備設施,同時,為了能夠更好的保證檔案安全可靠,需要完善建立防火防盜報警系統(tǒng),對檔案資料進行實時監(jiān)督。還需要投入資金進行信息化管理軟件的建設,在醫(yī)院內(nèi)部構建局域網(wǎng),建立網(wǎng)絡檔案管理平臺,醫(yī)院的檔案資料可以更好的實現(xiàn)網(wǎng)絡化使用,進而提高網(wǎng)絡檔案管理的水平。

結束語

總而言之,在如今的社會環(huán)境下,醫(yī)院的管理工作要充分認識到檔案工作優(yōu)化的重要性,在這方面工作的成效,和醫(yī)院的總體管理存在較大的關聯(lián)。目前在使用信息手段管理檔案時,要做到兩者之間有效的結合,通過檔案信息化建設,使醫(yī)院管理檔案工作的成效得到良好的展現(xiàn)。同時,相關人員對自身的工作也要充分認清職責,對目前新型的技能要不斷的進行學習,合理的利用信息手段進行檔案管理。