張 敏

方正縣天門鄉(xiāng)綜合便民服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱 150814

引言

在新經(jīng)濟常態(tài)下,檔案工作日益得到重視,也在社會服務(wù)和促進基層經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮出了關(guān)鍵作用。政府部門是對公共事務(wù)進行處理的機關(guān),肩負著檔案管理的重大責任。但因為受到各類現(xiàn)實因素的影響,在我國基層政府檔案管理方面仍有諸多尚未解決的問題,進而導(dǎo)致政府機關(guān)不能第一時間獲得準確的政府信息,因而在一定程度上妨礙了社會的進步和發(fā)展。

1 案管理工作中的難點

1.1 地方政府人事檔案管理方式落后 隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛利用,以信息技術(shù)為載體實現(xiàn)政府人事檔案管理電子化和信息化已經(jīng)成為檔案管理的趨勢。但是,目前很多地方政府的人事檔案管理只是初步將人事檔案錄入電腦,而且大都以excel或者word為主,沒有專門開發(fā)人事檔案管理軟件,只是在查檔時可以運用人事檔案編號進行快速檢索,達不到人事檔案管理數(shù)字化的程度,這與當今信息社會的數(shù)字化要求不相適應(yīng)。

1.2 信息化人才缺乏 數(shù)字政府背景下,對城建檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了較高要求。除了要具備基本檔案工作知識和能力外,還要有數(shù)字檔案管理和利用能力,以更好地適應(yīng)數(shù)字政府發(fā)展需要。但實際情況是信息化檔案人才十分欠缺,導(dǎo)致城建檔案利用工作效率和質(zhì)量偏低。

2 新時期加強基層檔案管理水平的對策

2.1 健全體制機制,完善設(shè)施配套 在開展檔案管理工作時,基層政府需要給予制度化建設(shè)以及規(guī)范化管理更多的關(guān)注,根據(jù)檔案工作的具體狀況,積極學習各類正確經(jīng)驗,構(gòu)建完善的規(guī)章制度,主要涉及檔案歸檔、統(tǒng)計、崗位職責、管理、保密以及運用等相關(guān)制度。同時,還需提高檔案工作中人力、物力、財力的投入,加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),讓檔案管理工作向著標準化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,達到庫房、辦公室以及閱檔室之間的分離規(guī)范化布置。另外,基層政府還需采購鐵質(zhì)檔案柜和“九防”設(shè)備(照相機、錄相機、放像機、風扇、密集架、投影儀、打印機、電視機)等,確保檔案管理工作持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 加強大數(shù)據(jù)應(yīng)用力度 首先,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強城建檔案元數(shù)據(jù)管理,以保障數(shù)據(jù)信息真實性和有效性,針對存在的歷史數(shù)據(jù)也能準確快速進行清理,并按照檔案信息分層進行數(shù)據(jù)提取和組建利用庫。同時,還能夠?qū)n案利用動態(tài)目錄進行實時更新,使檢索和閱覽更加高效。其次,依托大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)構(gòu)建歷史案件信息橫向縱向關(guān)聯(lián),可以使同一宗地、同一項目、同一地址等城建檔案信息相互保持融通,并為多維度數(shù)據(jù)挖掘和利用提供支撐。最后,在城建檔案利用專業(yè)服務(wù)上,可以引入掌上平臺、微信公眾號等模式開展服務(wù),在實施流程上也可以依托現(xiàn)代先進技術(shù)對各類利用信息進行分類處理,并在確保檔案信息安全前提下,對辦理環(huán)節(jié)進行縮減,可以提高各類檔案利用率和綜合服務(wù)水平。

2.3 提升檔案管理人員素質(zhì) 檔案管理人員作為直接從事檔案管理工作的主體和責任人,其個人素質(zhì)和綜合能力的高低直接影響檔案管理工作的水平。人事檔案涉及個人及家庭信息與工作情況,屬于極其隱秘的個人隱私,因此人事檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德和精湛的業(yè)務(wù)能力,以應(yīng)對信息時代背景下人事檔案管理工作的各種挑戰(zhàn)。為此,地方政府及有關(guān)部門應(yīng)經(jīng)常對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核,促進檔案管理人員不斷提升自己綜合素質(zhì),滿足信息時代人事檔案管理工作的新要求。人事檔案管理作為政府職能中的一項基本工作,不僅為干部人員的個人經(jīng)歷與工作政績提供憑證,還為地方政府的人事管理工作夯實基礎(chǔ)。因此,面對人事檔案管理工作的復(fù)雜性,地方政府必須提升檔案工作意識,創(chuàng)新檔案管理方式,提升檔案人員素質(zhì),推動人事檔案管理工作向更高質(zhì)量發(fā)展。

2.4 促進檔案數(shù)據(jù)服務(wù)網(wǎng)站建設(shè) 檔案數(shù)據(jù)服務(wù)網(wǎng)站是影響檔案數(shù)據(jù)價值實現(xiàn)的重要因素,是用戶獲取檔案數(shù)據(jù)的關(guān)鍵渠道,服務(wù)網(wǎng)站及其內(nèi)容的完善與否決定了檔案數(shù)據(jù)的獲取量。政府數(shù)據(jù)開放背景下,檔案數(shù)據(jù)服務(wù)網(wǎng)站應(yīng)更加完善,但是實踐中仍存在一些問題,如網(wǎng)站建設(shè)多處于初步階段,經(jīng)濟相對落后地區(qū)甚至還未開始建設(shè)檔案數(shù)據(jù)開放平臺、網(wǎng)站訪問量有待提升等。因此,檔案部門應(yīng)加強舉措,繼續(xù)關(guān)注已經(jīng)有所發(fā)展的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)網(wǎng)站,推動其向更完善更豐富的方向發(fā)展;加大對經(jīng)濟相對落后和偏遠地區(qū)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)網(wǎng)站的資金投入,從而盡快實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)平臺的互聯(lián)互通,為檔案數(shù)據(jù)價值實現(xiàn)提供更多契機。

結(jié)語

檔案數(shù)據(jù)作為社會公共資源,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價值、促進檔案數(shù)據(jù)價值最大化是適應(yīng)政府數(shù)據(jù)開放的有效舉措。在數(shù)字化浪潮席卷社會的今天,檔案人不得不緊跟時代,及時向社會提供檔案數(shù)據(jù)服務(wù),高效跟進政府、社會的改革與建設(shè)需求,重新將檔案數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)據(jù)服務(wù)、檔案數(shù)據(jù)價值實現(xiàn)等問題納入思考范疇。檔案數(shù)據(jù)價值是指檔案數(shù)據(jù)對于社會的積極意義和有用性,檔案數(shù)據(jù)價值的實現(xiàn)是一個動態(tài)過程,是人對檔案數(shù)據(jù)加以動作,使檔案數(shù)據(jù)“活起來”,從案牘上或者數(shù)據(jù)庫中的靜態(tài)數(shù)據(jù)變成信息甚至知識并為人所用的過程。