■國(guó)網(wǎng)衢州供電公司 陳雪琴

配電網(wǎng)工程多數(shù)存在于縣級(jí)電網(wǎng)企業(yè)中，也有少數(shù)在大型廠礦企業(yè)內(nèi)部。隨著配電網(wǎng)安全運(yùn)行、資產(chǎn)管理規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)日益提升，對(duì)記錄配網(wǎng)項(xiàng)目工程歷史進(jìn)程、反映工程建設(shè)基礎(chǔ)內(nèi)容的配電網(wǎng)項(xiàng)目檔案的重要性也不斷凸顯。同時(shí)，在日常工作中，經(jīng)常遇到檔案缺失如“電桿埋深未標(biāo)注、設(shè)備型號(hào)有誤”等等，給運(yùn)行管理埋下隱患。追根溯源，我們從檔案管理人的視角，梳理配電網(wǎng)工程的各個(gè)環(huán)節(jié)，找出問(wèn)題，關(guān)口前移，主動(dòng)作為，為上游環(huán)節(jié)出謀劃策，改變過(guò)去檔案管理只在最后環(huán)節(jié)被動(dòng)收集資料，改“收集資料者、保管員”為真正“管理人”。

現(xiàn)存問(wèn)題分析

建設(shè)單位片面追求工程進(jìn)度，工程檔案管理滯后

近些年，城農(nóng)網(wǎng)新建改造項(xiàng)目眾多，時(shí)間緊任務(wù)重，許多電網(wǎng)企業(yè)忙于將工作重點(diǎn)放在進(jìn)度上，雖然企業(yè)各部門設(shè)立了工程檔案兼職人員，但主觀意識(shí)上認(rèn)為檔案管理是次要工作，再加上資料的形成移交有相對(duì)的時(shí)間寬度，檔案收集工作不存在緊迫性而難以責(zé)任到人。甚至常常出現(xiàn)在工程竣工、審計(jì)、審查時(shí)，才抽調(diào)人力、物力，突擊編制和補(bǔ)充項(xiàng)目文件，以應(yīng)付驗(yàn)收的情況，導(dǎo)致歸檔的工程項(xiàng)目檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性不足，更嚴(yán)重的是造成部分重要文件丟失，影響工程檔案整體利用價(jià)值。

參建單位資料員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，歸檔工作難以規(guī)范

按照建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法相關(guān)規(guī)定：參建單位在工程項(xiàng)目竣工后1個(gè)月內(nèi)移交到建設(shè)單位，實(shí)行紙質(zhì)與線上“雙軌制”移交，通過(guò)對(duì)施工單位現(xiàn)行及歷年資料移交情況調(diào)查分析得知，各參建單位管理方式不一、水平參差不齊，普遍存在配網(wǎng)工程項(xiàng)目資料以紙質(zhì)移交為主，目錄編制不夠規(guī)范，無(wú)法形成規(guī)范的案卷，檔案管理的規(guī)范化、電子化更難以實(shí)現(xiàn)，影響了企業(yè)檔案的驗(yàn)收歸檔。具體來(lái)說(shuō)，由于建設(shè)單位對(duì)參建單位檔案的接收內(nèi)容要求高，格式規(guī)范嚴(yán)明，現(xiàn)實(shí)是配網(wǎng)工程數(shù)量多工程量小，“麻雀雖小，五臟俱全”，為了達(dá)成資料齊全的要求，就會(huì)有批量復(fù)制粘貼的狀況產(chǎn)生，資料的電子化移交不夠嚴(yán)謹(jǐn)。而參建單位不固定，管理人員又不具備足夠的檔案責(zé)任意識(shí)和管理能力，施工單位普遍沒(méi)有專職的檔案管理人員，且兼職人員文化程度不高，流動(dòng)性較大，對(duì)檔案工作往往兼而不顧，難以達(dá)到項(xiàng)目檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

服務(wù)平臺(tái)功能單一，檔案信息分布碎片化

目前企業(yè)配網(wǎng)工程項(xiàng)目管理在項(xiàng)目可行性研究、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目規(guī)劃、合同、工程建設(shè)管理、決算、審計(jì)、物資應(yīng)用和生產(chǎn)管理運(yùn)行等均有相對(duì)獨(dú)立的服務(wù)平臺(tái)，由于各平臺(tái)之間信息受制于系統(tǒng)權(quán)限，未能實(shí)現(xiàn)信息共享，各環(huán)節(jié)形成單一走向，造成信息孤島，不利于檔案信息收集和檔案管理人員及時(shí)跟進(jìn)掌控。

解決措施

健全考核機(jī)制，實(shí)行檔案全過(guò)程管理

按照檔案管理“統(tǒng)一指揮、各負(fù)其職、協(xié)同推進(jìn)”的思路，根據(jù)配電網(wǎng)項(xiàng)目特點(diǎn)，構(gòu)建有效的配電網(wǎng)項(xiàng)目工程檔案管理體系，形成界面清晰、運(yùn)作順暢、管控有力的工作格局。

通過(guò)合同的法律效力，將工程項(xiàng)目參建各方的檔案管理責(zé)任加以約束。建設(shè)單位在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同時(shí)，設(shè)立專門條款，明確相關(guān)各方對(duì)項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔及違約責(zé)任；明確檔案工作要求，增強(qiáng)相關(guān)各方的檔案管理合作意識(shí)，促使參建單位各司其職，在加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理、工程竣工驗(yàn)收的同時(shí)形成一套規(guī)范系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案。

同時(shí)，切實(shí)加大績(jī)效考核，細(xì)化檔案考核目標(biāo)，改變只懲不獎(jiǎng)的慣例，推樹(shù)典型，提高領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)管理人員檔案工作自覺(jué)性。應(yīng)重視工程項(xiàng)目檔案管理人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，實(shí)行“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)形成、誰(shuí)整理”確保歸檔責(zé)任到位。檔案人員應(yīng)從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始時(shí)主動(dòng)介入，對(duì)項(xiàng)目文件的收集范圍和歸檔要求予以明確，制定項(xiàng)目檔案檢查考核制度，跟蹤檢查項(xiàng)目文件的形成和積累情況。增強(qiáng)技術(shù)人員對(duì)項(xiàng)目檔案收集和整理的意識(shí)，使之對(duì)項(xiàng)目文件的形成、積累、整理成為技術(shù)管理工作的一部分。

加強(qiáng)培訓(xùn)，提高參建單位人員檔案管理能力

加強(qiáng)專、兼結(jié)合，培養(yǎng)復(fù)合型人才，對(duì)于參建單位資料員或兼職檔案員，在做好保密工作的前提下可適當(dāng)?shù)诫娋W(wǎng)企業(yè)檔案室跟班工作，以點(diǎn)帶面，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定辦法有針對(duì)性地開(kāi)展培訓(xùn)指導(dǎo)，并分階段開(kāi)展業(yè)務(wù)檢查，督促參建單位改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料收集整理方法，幫助資料員做好配網(wǎng)工程文件的電子存檔和管理，為企業(yè)工程項(xiàng)目資料的高質(zhì)量移交提供必要的前提和保證，同時(shí)在電子檔案存儲(chǔ)載體上，針對(duì)參建單位隨意使用U盤等拷貝、傳輸檔案的混亂現(xiàn)象，甚至有些檔案長(zhǎng)期保存在U盤中，開(kāi)展安全風(fēng)險(xiǎn)教育，通過(guò)簽訂保密協(xié)議來(lái)提高相關(guān)人員的檔案保密風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，有效保障企業(yè)工程檔案安全。

整合平臺(tái)信息，優(yōu)化檔案管理

借助網(wǎng)絡(luò)科技，及時(shí)高效挖掘整合分散在工程項(xiàng)目的可研、設(shè)計(jì)、物供、招投標(biāo)、預(yù)算、施工、決算等各環(huán)節(jié)所在信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)資料，形成源頭介入、過(guò)程控制的檔案工作管理和監(jiān)控體系，保證工程項(xiàng)目檔案的及時(shí)、完整。將項(xiàng)目檔案的形成和積累納入工作計(jì)劃中，企業(yè)服務(wù)平臺(tái)設(shè)置的功能要有利于檔案人員的訪問(wèn)和利用，根據(jù)工程項(xiàng)目流程服務(wù)平臺(tái)的相關(guān)信息，及時(shí)跟進(jìn)收集時(shí)間，保證工程檔案的及時(shí)歸檔，拓展檔案利用的空間度和收集方式。最后在工程項(xiàng)目檔案全部完整收集完成后反饋服務(wù)平臺(tái)形成閉環(huán)管理。通過(guò)對(duì)每一個(gè)平臺(tái)環(huán)節(jié)的有效管控，信息資源的共享，最大限度地提高工程項(xiàng)目文件的利用率。在實(shí)際工作中拓展檔案管理工作的內(nèi)涵，延伸檔案利用的范圍，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的監(jiān)督和檢查力度，有效防止工程檔案遺失或漏交，將配網(wǎng)檔案管理的現(xiàn)狀中僅對(duì)已接收的工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)改變?yōu)閷?duì)必須接收的檔案負(fù)責(zé)。

改進(jìn)檔案管理取得的成效

提升配電網(wǎng)檔案的完整性、準(zhǔn)確性

通過(guò)轉(zhuǎn)變工作方式方法，從整體上創(chuàng)新工作思路，逐步形成檔案工作由事后的收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c、事后跟蹤的工作理念，特別是在管理工作中增加主動(dòng)性。 在每一個(gè)單位、每一位主管領(lǐng)導(dǎo)、每一位技術(shù)管理人員的共同努力和配合下，借助高科技平臺(tái)，有效提升了配電網(wǎng)檔案的完整性、準(zhǔn)確性，特別是電桿埋深等隱蔽工程信息的完整準(zhǔn)確提供為配電網(wǎng)的安全可靠運(yùn)行、故障搶修配備了“護(hù)身符”。

提升配電網(wǎng)檔案管理的效率

通過(guò)改進(jìn)配電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理流程，不僅有效提升了工程項(xiàng)目檔案資料的收集進(jìn)度，同時(shí)，由于事前對(duì)檔案進(jìn)行了分類規(guī)范，也大大提升了日常查閱工程項(xiàng)目檔案的速度和效率。近兩年，國(guó)家電網(wǎng)公司系統(tǒng)對(duì)工程項(xiàng)目的審計(jì)和巡察過(guò)程中查閱了許多項(xiàng)目檔案。我們配電網(wǎng)檔案的完整準(zhǔn)確規(guī)范，有效主助力了審計(jì)巡察工作的開(kāi)展，得到了上級(jí)的表?yè)P(yáng)及肯定。