摘? 要：研究方向：檔案管理學(xué)和電子檔案管理等摘? 要：隨著國(guó)家改革開放的進(jìn)一步深化，國(guó)家各級(jí)機(jī)構(gòu)的改革、國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)或重組產(chǎn)生大量需要進(jìn)館的檔案，這些檔案和群眾的生活密切相關(guān)，是國(guó)家的發(fā)展歷程的寶貴財(cái)富，而這些具有一定的歷史和利用價(jià)值的檔案又往往收藏于區(qū)縣一級(jí)的綜合檔案館內(nèi)，如果區(qū)縣的綜合檔案館檔案接收工作不規(guī)范，會(huì)直接影響到廣大群眾后續(xù)對(duì)檔案的查詢利用，如果處理不好甚至給黨委政府的工作帶來消極被動(dòng)的影響。因此，區(qū)縣級(jí)的綜合檔案館應(yīng)該重視檔案接收工作，這樣才能夠發(fā)揮基層檔案館的重要作用。

關(guān)鍵詞：區(qū)縣;綜合檔案館;檔案接收

前言

區(qū)縣綜合檔案館是國(guó)家對(duì)各種檔案資源進(jìn)行保存的基地，同時(shí)也是對(duì)各種檔案利用和查詢的重要陣地。綜合檔案館接收檔案進(jìn)館，是各種檔案資源的重要來源。在一定程度上，進(jìn)館檔案案卷的數(shù)量多少以及歸檔立卷質(zhì)量的好壞直接影響著綜合檔案館今后的事業(yè)發(fā)展，同時(shí)也對(duì)國(guó)家“大檔案”資源體系的建設(shè)產(chǎn)生間接的影響。隨著檔案館各項(xiàng)工作改革進(jìn)一步深化，關(guān)注的重點(diǎn)集中在基層檔案室的建立上，對(duì)于檔案館接收檔案工作則有所忽視。隨著時(shí)代的發(fā)展，按照 《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的工作要求，區(qū)縣綜合檔案館開展新一輪的檔案接收工作，在這樣的基礎(chǔ)上對(duì)區(qū)縣綜合檔案館接收檔案工作進(jìn)行研究分析，針對(duì)問題提出改進(jìn)建議，能夠更好的提升進(jìn)館檔案質(zhì)量和檔案館接收水平。

1新時(shí)代區(qū)縣綜合檔案館檔案接收存在問題

區(qū)縣綜合檔案館是對(duì)全區(qū)縣各部門檔案進(jìn)行保存和轄區(qū)內(nèi)所有群眾提供檔案利用的基地，檔案接收是區(qū)縣綜合檔案館各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)性工作，因?yàn)檫@項(xiàng)工作需要各個(gè)立卷歸檔部門合作才能完成，對(duì)整理、保管、檢索、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)的工作產(chǎn)生直接的影響，同時(shí)也是促進(jìn)綜合檔案館檔案質(zhì)量提升、館藏結(jié)構(gòu)調(diào)整和高效利用的重要一環(huán)。據(jù)筆者調(diào)研，區(qū)縣綜合檔案館接收檔案目前還存在以下問題。

1.1立卷單位檔案意識(shí)薄弱，領(lǐng)導(dǎo)也不重視

立卷單位中的工作人員對(duì)新頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》了解較少，一些文秘人員并沒有意識(shí)到檔案的重要性，不重視對(duì)檔案整理歸檔。還有一些立卷部門為了一己私利，不愿意或者部分上交檔案。同時(shí)檔案工作并不是立卷單位的主要工作內(nèi)容，一些部門的領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理人員在工作過程中得不到應(yīng)有的支持，整體影響著工作人員檔案管理的積極性。

1.2檔案未按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，嚴(yán)重影響檔案接收工作

一些進(jìn)館的檔案文書經(jīng)常在保管期限的劃分上不準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄沒有按照相應(yīng)的規(guī)范填寫，備考表內(nèi)容填寫有缺陷，檔案裝訂參差不齊，檢索的工具缺少等諸多的問題，還有的聲像、實(shí)物檔案中缺少必要的說明和標(biāo)注，使得綜合檔案館工作人員開展檔案接收工作存在一定的難度。同時(shí)，進(jìn)館單位的檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)館流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等不熟悉，較低的工作效率直接影響著區(qū)縣綜合檔案館的檔案接收工作。

1.3檔案館經(jīng)費(fèi)不足，直接影響檔案接收工作開展

當(dāng)前一些區(qū)縣綜合檔案館普遍存在庫房緊張，檔案館中檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，老化，功能缺乏，數(shù)字化程度較低的情況，出現(xiàn)這種情況的問題在于對(duì)檔案館經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)并沒有隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而不斷增加，直接影響著檔案館檔案接收工作的開展。

1.4檔案保管期限劃分準(zhǔn)確度不高，檔案處置率較低

國(guó)家相關(guān)規(guī)定中指出，區(qū)縣綜合檔案館只對(duì)永久和長(zhǎng)期保存期限的檔案接收進(jìn)館，短期保存期限的檔案可以留在原來單位保存。但是在實(shí)際保管過程中，立卷單位對(duì)短期的檔案保存還有諸多問題，比如：檔案保管期限劃分準(zhǔn)確度不高，應(yīng)該永久或者長(zhǎng)期保存的檔案劃分至短期或者反之;還有的不管期限長(zhǎng)短將所有的檔案歸檔，然后全部移交給區(qū)縣綜合檔案館。這就非常容易導(dǎo)致區(qū)縣綜合檔案館的庫房壓力增加，同時(shí)也影響著真正有價(jià)值的檔案得不到有效的保存和利用。

2新時(shí)代區(qū)縣綜合檔案館如何做好檔案接收工作

2.1做好檔案進(jìn)館宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度

一是區(qū)縣綜合檔案館應(yīng)該主動(dòng)進(jìn)行宣傳，特別是結(jié)合“6.9國(guó)際檔案日”加大宣傳力度和廣度，可以通過“兩微一端”，固定的宣傳長(zhǎng)廊、展板等進(jìn)行宣傳，提升立卷單位和廣大群眾對(duì)檔案工作的知曉率和參與率。二是立卷單位應(yīng)該積極進(jìn)行宣傳，在內(nèi)部微信群、工作例會(huì)和單位宣傳欄等地方大力宣傳，擴(kuò)大本單位全體工作人員的知曉率和參與率，倒逼單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。三是區(qū)縣綜合檔案館應(yīng)該深入各立卷單位中進(jìn)行調(diào)研和指導(dǎo)，加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度，幫助立卷單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案進(jìn)館的重要意義，從而提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，保證檔案進(jìn)館工作順利開展。

2.2加強(qiáng)檔案接收管理，提高檔案接收質(zhì)量

2.2.1重視歸檔人員培訓(xùn)，普及檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前一些進(jìn)館單位的檔案人員對(duì)于進(jìn)館要求了解不清楚，對(duì)此，綜合檔案館應(yīng)該在檔案接收進(jìn)館工作開展之前進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。一是對(duì)檔案接收進(jìn)館的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行講解分析，從而提升進(jìn)館單位檔案入館的法律意識(shí)，要重點(diǎn)對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施方法》、《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等進(jìn)行講解，促使各個(gè)進(jìn)館單位領(lǐng)導(dǎo)及相應(yīng)的工作人員從法律層面理解檔案進(jìn)館的重要意義。二是對(duì)檔案工作相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行講解，從源頭上保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量。區(qū)縣檔案館要開展專門性的培訓(xùn)，重視對(duì)《歸檔文件整理規(guī)則》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》以及相應(yīng)的目錄格式的要求標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行解讀，促使進(jìn)館檔案內(nèi)容詳盡、符合檔案整理規(guī)范，歸檔的文件目錄格式符合要求，備考表內(nèi)容填寫完善，檔案裝訂整齊有序，從整體上提升進(jìn)館檔案的質(zhì)量。三是對(duì)檔案移交進(jìn)館的流程進(jìn)行詳細(xì)的講解，保證進(jìn)館單位能夠按照期限要求完成進(jìn)館工作。區(qū)縣綜合檔案館對(duì)檔案移交進(jìn)館的具體流程、時(shí)間限制、交接的各種程序等進(jìn)行詳細(xì)講解，印發(fā)各種操作手冊(cè)以及突發(fā)情況說明等，從而使進(jìn)館單位對(duì)檔案移交工作流程了然于心，在規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)，將符合相關(guān)規(guī)范要求的檔案移交進(jìn)館。

2.2.2源頭協(xié)助提前介入，保證檔案整理質(zhì)量

要保證各立卷單位檔案整理的質(zhì)量，區(qū)縣綜合檔案館就要提前介入，從源頭上指導(dǎo)和監(jiān)督各立卷單位對(duì)歸檔文件的收集和整理工作。一是重視分工合作，專人進(jìn)行監(jiān)督。區(qū)縣綜合檔案館檔案接收業(yè)務(wù)人員分工合作，按照網(wǎng)格化劃分責(zé)任區(qū)，每個(gè)工作人員監(jiān)督若干立卷單位，并且深入到立卷單位中指導(dǎo)歸檔工作，對(duì)立卷單位的檔案數(shù)量、整理情況以及移交檔案館的時(shí)間等進(jìn)行了解，并且時(shí)刻保持溝通，及時(shí)的掌握立卷單位歸檔文件整理的實(shí)際情況。二是因單位而異，對(duì)檔案進(jìn)館進(jìn)行分類指導(dǎo)。針對(duì)不同的立卷單位檔案實(shí)際情況采取不同的歸檔指導(dǎo)方式，比如：對(duì)于檔案收集整理質(zhì)量比較好的立卷單位，指導(dǎo)的重點(diǎn)應(yīng)該放在進(jìn)館時(shí)間安排、熟悉進(jìn)館流程以及交接方式上;對(duì)于檔案收集整理存在問題較多的立卷單位，不僅應(yīng)該對(duì)檔案移交的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行指導(dǎo)，還應(yīng)該重點(diǎn)指導(dǎo)文件的歸類、裝訂、編目、編號(hào)等;對(duì)檔案收集整理不重視的立卷單位，除了下發(fā)整改通知書外可以報(bào)請(qǐng)有關(guān)區(qū)縣職能部門進(jìn)行督辦等。

2.2.3檔案移交提前規(guī)劃，科學(xué)設(shè)計(jì)進(jìn)館流程

根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，區(qū)縣綜合檔案館要對(duì)進(jìn)館流程不斷進(jìn)行優(yōu)化：一是提前發(fā)布檔案移交的通知，通知中明確立卷單位名單、檔案數(shù)量、詳細(xì)的進(jìn)館時(shí)間以及進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)等，讓立卷單位有足夠的時(shí)間進(jìn)行安排，在資金投入、人員布置、工作安排上準(zhǔn)備充分，另外還可以提升領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，促進(jìn)立卷單位在時(shí)限內(nèi)移交高質(zhì)量的檔案。二是對(duì)進(jìn)館流程科學(xué)規(guī)劃，制定檔案移交進(jìn)館的詳細(xì)工作方案，包括實(shí)際進(jìn)館單位的數(shù)量、時(shí)間的安排，館內(nèi)的人員詳細(xì)分工，對(duì)檔案接收工作流程內(nèi)容等。必要情況下可以有關(guān)科室負(fù)責(zé)人協(xié)同館內(nèi)業(yè)務(wù)人員在立卷單位檔案未接收之前對(duì)檔案的整體質(zhì)量進(jìn)行檢查和再次講解移交流程，以保證所有進(jìn)館的檔案質(zhì)量都符合進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)要求。三是選擇試點(diǎn)單位，不斷優(yōu)化進(jìn)館的程序。區(qū)縣綜合檔案館在進(jìn)館流程制定完成之后，可以選擇檔案管理較好的單位按照流程先行先試，進(jìn)一步檢驗(yàn)檔案進(jìn)館流程是否科學(xué)合理，檢驗(yàn)過程中一旦發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，同時(shí)將試點(diǎn)單位對(duì)檔案收集整理的方法措施等作為經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行推廣，這樣既可以提高檔案歸檔和接收進(jìn)館工作效率，有可以樹立起檔案工作的模范代表或者示范典型，形成“多贏”的局面。

2.2.4關(guān)注檔案保存期限，提升檔案處置效率

前述所說的立卷單位檔案保管期限劃分準(zhǔn)確度不高，區(qū)縣綜合檔案館在業(yè)務(wù)指導(dǎo)的過程中要關(guān)注檔案保存期限：一是由對(duì)口聯(lián)系立卷單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員對(duì)初次立卷過程中形成的目錄內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，指導(dǎo)立卷單位正確劃分檔案的長(zhǎng)短期限;二是提前介入對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行檢查，特別是對(duì)于即將被接收進(jìn)館的檔案實(shí)體調(diào)出逐一查看，對(duì)保管的期限進(jìn)行確認(rèn)。這樣才能有效控制即將進(jìn)館的檔案保存期限范圍，才能不斷降低區(qū)縣綜合檔案館庫房使用壓力，才有利于區(qū)縣綜合檔案館保存更有價(jià)值的檔案。

2.3增加檔案事業(yè)投入，保證檔案接收順利進(jìn)行

各級(jí)財(cái)政投入是支持區(qū)縣綜合檔案館檔案事業(yè)持續(xù)有效發(fā)展的基石，同時(shí)也是檔案接收工作開展的物質(zhì)保障，但當(dāng)前區(qū)縣綜合檔案館的財(cái)政資金投入較少，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)嚴(yán)重不足，部分區(qū)縣投入的檔案管理工作經(jīng)費(fèi)僅僅只能維持檔案館的基本工作，檔案指導(dǎo)人員對(duì)立卷單位的指導(dǎo)工作開展舉步維艱，因此區(qū)縣綜合檔案館要盡量和財(cái)政部門溝通協(xié)調(diào)，積極爭(zhēng)取相應(yīng)的投入資金，同時(shí)也要和上級(jí)檔案部門主動(dòng)請(qǐng)示，制定相應(yīng)的檔案工作投入統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而保證區(qū)縣綜合檔案館各項(xiàng)檔案接收工作能夠持續(xù)順利的開展。

結(jié)語

新時(shí)代發(fā)展過程中區(qū)縣綜合檔案館應(yīng)該緊跟時(shí)代要求，主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)上級(jí)部門對(duì)檔案事業(yè)的財(cái)政投入，不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)性和積極性，另外再造檔案進(jìn)館工作流程，加大培訓(xùn)力度，不斷提高立卷單位法律意識(shí)和檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化整理水平，從而進(jìn)一步提升區(qū)縣綜合檔案館檔案接收工作質(zhì)量。

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作者簡(jiǎn)介：陳華 出生年月：1973年4月性別：男? 民族：漢

籍貫：云南昆明 學(xué)歷：大學(xué)本科? 職稱：副高