文/馬軼鏵

隨著檔案信息化的發(fā)展，紙質(zhì)版檔案逐漸被電子版所代替，并在檔案信息管理工作中實(shí)現(xiàn)了信息化、數(shù)字化、自動化模式。檔案管理工作更加便捷，存儲效率提升，提高了檔案信息管理工作的質(zhì)量。但這種信息化的管理方式也給檔案信息帶來了安全風(fēng)險(xiǎn)，對檔案管理工作提出了新的更高的要求。

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案信息管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)

1.檔案信息采集安全

對于檔案信息的歸檔采取雙套制原則，即電子版歸檔和紙質(zhì)版歸檔。在對紙質(zhì)版檔案信息數(shù)字化加工過程中存在檔案信息安全問題。檔案信息在數(shù)字化過程中存在著系統(tǒng)能否完全識別的問題，如果不能完全識別，在數(shù)據(jù)處理過程中就存在漏收問題。

2.檔案信息保存安全

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，檔案信息資源以數(shù)字形式保存在電腦等媒介中，這些媒介的質(zhì)量影響著檔案信息安全。首先，電子類型的存儲裝置都有自身的使用年限，而且對于空氣濕度、溫度等要求嚴(yán)格，受環(huán)境因素影響大，各種因素的偏差都可能造成設(shè)備損壞，檔案信息丟失。其次，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和設(shè)備更新?lián)Q代頻繁，不當(dāng)操作易造成數(shù)據(jù)損壞或丟失，不及時(shí)更新可能導(dǎo)致系統(tǒng)無法正常使用。另外，來自網(wǎng)絡(luò)的非法入侵，黑客攻擊和電子病毒等，隱蔽性高、不易察覺，可能導(dǎo)檔案信息被篡改或刪除。

3.檔案信息使用安全

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案信息查詢服務(wù)已經(jīng)不能滿足用戶查詢檔案的需求，這就要求必須建立符合信息時(shí)代要求的新的檔案資源查詢系統(tǒng)，使用戶和服務(wù)人員實(shí)現(xiàn)有效的溝通，同時(shí)提高信息安全性。

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案信息管理安全策略

1.檔案采集環(huán)節(jié)

首先，要完善制度規(guī)范，為檔案信息管理提供制度保障。完善檔案歸檔中每一環(huán)節(jié)的安全管理制度，制定詳細(xì)的歸檔流程。其次，要強(qiáng)化主體責(zé)任，將責(zé)任具體落實(shí)到工作人員身上，加強(qiáng)每位工作人員的數(shù)據(jù)安全意識，提升檔案工作人員的素質(zhì)，對于工作人員要加強(qiáng)技能培訓(xùn)，提高職業(yè)技能與素養(yǎng)，提高分析問題和解決問題的能力，打造適應(yīng)時(shí)代要求的檔案學(xué)“復(fù)合型人才”。

2.檔案保存環(huán)節(jié)

首先，要加強(qiáng)對系統(tǒng)和存儲設(shè)施的保護(hù)與維護(hù)，采用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。檔案部門的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備配置要高，存儲容量要大、運(yùn)行速率要快、功能要穩(wěn)定、性能要優(yōu)良。同時(shí)，為檔案保管設(shè)備營造良好的環(huán)境，建設(shè)堅(jiān)固的防盜設(shè)施，同時(shí)要有良好的防潮、防塵、防高溫等功能。其次，建立檔案信息安全監(jiān)測系統(tǒng)，及時(shí)修復(fù)安全漏洞。存儲設(shè)備要及時(shí)更新補(bǔ)丁，建立貫穿檔案從收集到利用全過程的反病毒防御系統(tǒng)，安裝并及時(shí)升級查殺病毒軟件。另外，要注重對檔案數(shù)據(jù)資料的備份。為防止工作人員誤操作和黑客攻擊以及病毒破壞等造成檔案損壞，要建立檔案信息自動備份系統(tǒng)。

3.檔案利用環(huán)節(jié)

在“大數(shù)據(jù)”背景下，對檔案信息查詢的高效性提出了更高的要求，要購置先進(jìn)并具備抵御風(fēng)險(xiǎn)能力的設(shè)備，同時(shí)系統(tǒng)要根據(jù)用戶的不同需求查詢特定的信息。檔案管理過程中要關(guān)注用戶使用的安全保護(hù)。為減少檔案信息使用過程中的安全隱患，要建立檔案信息利用的控制系統(tǒng)，對查詢系統(tǒng)或相關(guān)文檔進(jìn)行加密，提高檔案信息安全性。

小結(jié)

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的到來直接影響著檔案管理工作，既帶來了機(jī)遇，也為檔案信息安全帶來了挑戰(zhàn)，檔案管理部門要抓住機(jī)遇，同時(shí)也要在檔案信息采集、保存、利用環(huán)節(jié)加強(qiáng)安全防范，相信檔案管理工作在信息技術(shù)的輔助下會進(jìn)展得越來越順利。