上官文慶

（河南省中醫(yī)院（河南中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院） 醫(yī)患協(xié)調(diào)部/法治辦，河南 鄭州 450002）

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理缺乏對檔案資源的查詢與利用的重視，反而是將更多的精力集中在了檔案資料的收集整理和保存上，而這樣一來不但耗費(fèi)了巨大的人力、物力和財力，而且還會增加檔案管理的工作量，不能起到明顯的促進(jìn)作用。而大數(shù)據(jù)時代背景下，通過加強(qiáng)信息化建設(shè)的腳步，則能夠為提高檔案管理質(zhì)量打下堅實基礎(chǔ)。

1 大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

由于紙質(zhì)檔案存在諸多的缺點(diǎn)，所以增加了醫(yī)院的工作壓力，導(dǎo)致檔案資料管理各方面所需要的人力、物力等不斷升高。大數(shù)據(jù)時代背景下，信息化建設(shè)的出現(xiàn)無疑為檔案管理的創(chuàng)新思路指明了方向。信息建設(shè)有效克服了紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，在提高醫(yī)院管理水平方面發(fā)揮著重要作用。具體可見如下表1所示：

表1 大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

2 大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題

2.1 醫(yī)院檔案資料過于復(fù)雜

醫(yī)院檔案資料包括的門診病歷、人事檔案等，檔案資料常見于紙質(zhì)、圖片等，檔案的不同對其管理要求也存在明顯的區(qū)別，但由于既往醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理中，并沒有依照檔案資料的內(nèi)容和形式等來進(jìn)行管理，所以導(dǎo)致檔案管理變得愈加復(fù)雜。同時，檔案種類多，且具有明顯的復(fù)雜性，特別是患者的檔案信息需要清楚的寫出患者姓名、性別、年齡、病情等，但由于主治醫(yī)生工作比較忙，患者住院檢查需要涉及諸多的科室部門，所以就導(dǎo)致有關(guān)人員不能及時進(jìn)行檔案內(nèi)容的整理，增加了其工作的難度。

2.2 信息化建設(shè)過于緩慢

醫(yī)院相關(guān)人員不能準(zhǔn)確把握檔案管理工作的定位，也無法深刻意識到該項工作在醫(yī)院管理工作中所具有的重要作用，所以導(dǎo)致其根本不能順利進(jìn)行信息化建設(shè)。甚至還有一些醫(yī)院不愿在檔案管理上投入更多的人力、物力及財力，這些都成為其信息化建設(shè)的攔路虎。

2.3 檔案管理機(jī)制不夠健全

一些醫(yī)院并不能夠依照自身發(fā)展需要來適時調(diào)整檔案管理機(jī)制，缺乏對檔案管理機(jī)制的重視，導(dǎo)致其根本發(fā)揮不了對信息化建設(shè)的指導(dǎo)和監(jiān)督作用，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變存在較大的難度。

2.4 缺乏檔案管理信息化建設(shè)人才

檔案管理信息化建設(shè)如果止步不前，那么根本就發(fā)揮不了其所具有的作用。但因為一些人員專業(yè)知識沒有及時更新，管理理念不夠先進(jìn)，那么根本無法做好檔案管理信息化建設(shè)的工作。對此，醫(yī)院方面就需要依照檔案管理發(fā)展的需要，招聘優(yōu)秀的人才來從根本上提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。另外，因為一些人員對待檔案管理工作不夠認(rèn)真，沒有設(shè)置嚴(yán)格的獎懲機(jī)制，所以就導(dǎo)致檔案信息經(jīng)常出現(xiàn)錯誤的情況。

3 大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路

3.1 加強(qiáng)管理意識

醫(yī)院全體人員應(yīng)主動查閱與檔案管理的內(nèi)容，明確檔案管理的方式，掌握如今醫(yī)院在檔案管理方面的重難點(diǎn)，從思想上和行動上做出改變，將其作為醫(yī)院工作的重要內(nèi)容分之一。通過動員所有人員參加主題講座等，讓其意識到檔案管理信息化建設(shè)所具有的重要意義，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)依照醫(yī)院自身情況，以此促使其信息化建設(shè)朝著更科學(xué)的方向發(fā)展。

3.2 完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理建設(shè)所需要的設(shè)備、軟件系統(tǒng)等都應(yīng)該設(shè)置專門的資金，并培訓(xùn)相關(guān)人員如何使用設(shè)備等，劃分各自的工作職責(zé)，必要時可從中選擇認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員專門操作掃描儀，并負(fù)責(zé)電子文檔的分類整理等工作。嚴(yán)格要求所有人員必須熟練掌握操作流程，能夠檢查、維修及保養(yǎng)所有設(shè)備，保證設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)可以為加快檔案管理信息化建設(shè)打下堅實保障。

3.3 促使檔案管理制度體系緊跟時代發(fā)展

醫(yī)院應(yīng)該依照相關(guān)法律的規(guī)定和自身檔案管理的現(xiàn)狀等內(nèi)外部因素，進(jìn)而適時對檔案管理工作等進(jìn)行調(diào)整。如，人員管理和獎懲機(jī)制等，劃分檔案管理內(nèi)容的性質(zhì)、明確人員職責(zé)范圍等，促使檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對出現(xiàn)錯誤頻率比較高的人員應(yīng)給予相應(yīng)的懲罰措施，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員則需要給予獎勵措施。

3.4 注重管理隊伍建設(shè)

定期進(jìn)行人員培訓(xùn)工作，從信息技術(shù)、檔案管理方面培訓(xùn)管理人員，通過實踐與理論相結(jié)合的方法來提高培訓(xùn)效果，鼓勵管理人員不斷豐富和充實自己，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)章制度來開展系列工作，進(jìn)而提高整體工作效率。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代下，應(yīng)該深刻意識到醫(yī)院檔案管理模式的不足和迫切需要改善的地方，并可以通過信息化建設(shè)的方式來達(dá)到檔案管理的有效目標(biāo)，這不失為一種理想的方法和手段。