胡 莉 敖敬郝

（國能浙江寧海發(fā)電有限公司，浙江 寧波 315612）

1 概述

國能浙江寧海發(fā)電有限公司（以下簡稱寧海電廠）成立于2002年，分二期共建設(shè)有四臺630MW亞臨界機(jī)組和兩臺1000MW超超臨界機(jī)組。寧海電廠是“全國建設(shè)項目檔案管理示范工程”、“浙江省企業(yè)檔案優(yōu)秀工作單位”、“神華集團(tuán)檔案管理優(yōu)秀基層單位”、“國華電力公司檔案管理先進(jìn)單位”。目前，電廠檔案室保存有科技檔案30182卷415195件，文書檔案25836件，會計檔案5654件，照片檔案5413張，特殊載體檔案4333件，實物檔案568件，印章檔案45件，圖書標(biāo)準(zhǔn)7809件，庫存文件共有電子文件375176件，電子檔案數(shù)據(jù)總量達(dá)625G。這些檔案經(jīng)歷了項目前期準(zhǔn)備、設(shè)計、施工、安裝、調(diào)試直至生產(chǎn)以后的運(yùn)營、檢修和技改，是電廠基建、生產(chǎn)經(jīng)營活動的寶貴歷史記錄，凝聚了寧海電廠歷任管理者的管理方法和實踐，凝聚了廣大工程技術(shù)人員的汗水和智慧。

寧海電廠檔案室依據(jù)國家檔案局、中央檔案館發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，本著“統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級建設(shè)，安全保密”的原則，圍繞“安全、可靠、全面服務(wù)”的理念，遵循“同步規(guī)劃、分步實施、需求導(dǎo)向、確保安全”的工作方法，從管理網(wǎng)絡(luò)、基礎(chǔ)建設(shè)、人才培養(yǎng)、資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和安全管理6個方面推動檔案信息化建設(shè)。檔案室引進(jìn)了清華紫光檔案管理系統(tǒng)和圖形檔案管理系統(tǒng)，建立專用數(shù)據(jù)庫，初步開展了檔案數(shù)字化工作，形成規(guī)范、可共享的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，滿足全公司員工對檔案需求的實時要求，最大程度地實現(xiàn)檔案利用價值，適應(yīng)公司現(xiàn)代化管理要求。

2 檔案信息化建設(shè)實踐

2.1 第一階段（2002-2009年）：基建期，做好基礎(chǔ)工作，豐富檔案數(shù)據(jù)資源

2005年前，工程采用OA、MIS系統(tǒng)進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)，同時注重紙質(zhì)文件、電子文件收集工作，寧海電廠從2005年起著手檔案信息化建設(shè)。配備必備的硬件設(shè)施；軟件方面，鑒于國華電力公司統(tǒng)一采用、便于資源共享的原則，故選擇清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)（THAMS）。它打破了以往檔案管理系統(tǒng)的習(xí)慣，采用檔案管理平臺架構(gòu)。用戶可在系統(tǒng)提供的操作平臺上自由地進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的定制，從檔案類型、分類方法到案卷和文件的錄入信息，從用戶錄入和檢索的界面到統(tǒng)計項目和檔案目錄的格式等，為用戶提供了一系列自我設(shè)計的工具。通過公司搭建的內(nèi)網(wǎng)可方便的實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)與多種不同系統(tǒng)的連接和轉(zhuǎn)化，如OA、MIS等。圖1為紫光電子檔案管理系統(tǒng)的功能簡圖：

圖1 紫光檔案管理系統(tǒng)功能簡圖

參與國華寧電建設(shè)、調(diào)試、監(jiān)理的單位多達(dá)三十多家，施工文件超過5000卷，文件條目近50000條，如果都由業(yè)主單位檔案管理員來輸入到檔案管理系統(tǒng)和掛接經(jīng)過數(shù)字化的文件，將給檔案部門帶來巨大壓力。通過給參建單位收集整編子系統(tǒng)的安裝和相應(yīng)檔案類型的賦權(quán)，利用公司局域網(wǎng)，建立歸檔網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)電子資料遠(yuǎn)方歸檔。受權(quán)限限制，參建單位的檔案管理員只能看見自己提交的案卷和文件，而業(yè)主公司的檔案管理員可在未歸檔庫中對所有用戶提交的預(yù)歸檔文件信息進(jìn)行審查；審查合格的文件和案卷可以通過編目操作進(jìn)行歸檔，歸檔后的檔案存入已歸檔庫中。如果發(fā)現(xiàn)提交的文件和案卷在題名、保管期限、組卷等信息上有誤，可立即通知用戶更改。

業(yè)主公司內(nèi)部根據(jù)職能的不同，一般也會劃分為若干個部門。這些部門也會有大量的合同、招投標(biāo)文件等資料數(shù)據(jù)。通過給這些部門的兼職檔案員裝設(shè)整編子系統(tǒng)后，即可利用網(wǎng)絡(luò)將歸檔的資料以件輸入到待整理文件庫中并打印出檔案系統(tǒng)管理員設(shè)置好的移交目錄。檔案管理員再根據(jù)情況進(jìn)行組卷并編目。圖2就是業(yè)主檔案室與各參建單位、各部門的歸檔網(wǎng)絡(luò)圖。

圖2 業(yè)主檔案室與各參建單位、各部門的歸檔網(wǎng)絡(luò)圖

2.2 第二階段（2009年—）生產(chǎn)經(jīng)營階段，精準(zhǔn)為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

1）精準(zhǔn)為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。2015年10月，寧海電廠4號機(jī)節(jié)能改造工作準(zhǔn)備加裝低溫省煤器，需要對基建安裝完畢的7、8號低壓加壓器進(jìn)行開孔，開孔前需將開孔的低壓加熱器的壓力容器使用證、銘牌等資料報送當(dāng)?shù)劐仚z所報備后方可進(jìn)行，可低加由于保溫等原因銘牌等信息被遮擋。維護(hù)部汽機(jī)點檢長通過檔案查詢系統(tǒng)精準(zhǔn)地查閱到低壓加熱器廠家提供的產(chǎn)品質(zhì)量證明書、圖紙，報備寧波鍋檢所，11月中旬低壓加熱器開孔，保證了節(jié)能工作的順利開展。寧海電廠每年都要迎接各種審計、巡查工作，查閱檔案最多時達(dá)6000余件，在時間緊、查閱量大的情況下，依托檔案查詢系統(tǒng)，均能在保證檔案管理日常工作正常開展的情況下，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地完成迎檢工作。

2）檔案信息化管理系統(tǒng)升級。升級的紫光檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合先進(jìn)的信息化管理理念，采用純BS結(jié)構(gòu)，比起原版本系統(tǒng)操作更簡單，易于使用，使用流行的互聯(lián)網(wǎng)云計算的技術(shù)框架，并且通過UE優(yōu)化設(shè)計。在應(yīng)用體系上，按照檔案的生命周期和管理模式，主要分為檔案采集管理、檔案利用、檔案業(yè)務(wù)和系統(tǒng)管理四大部分，再加上外部接口、權(quán)限管理和配置管理作為系統(tǒng)支撐，確保檔案業(yè)務(wù)能符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。本次升級對檔案采集功能上強(qiáng)調(diào)簡便，對系統(tǒng)設(shè)置功能上強(qiáng)調(diào)強(qiáng)大，對綜合利用功能上強(qiáng)調(diào)易用，檔案業(yè)務(wù)則強(qiáng)調(diào)個性化，使檔案工作人員可以輕松掌握系統(tǒng)的應(yīng)用，使用人員可以便捷的查閱，實現(xiàn)了功能強(qiáng)大和簡便易用的完美結(jié)合，極大夯實了檔案的信息化建設(shè)的硬件和軟件基礎(chǔ)。圖3為紫光電子檔案技術(shù)體系結(jié)構(gòu)圖。

圖3 紫光電子檔案技術(shù)體系結(jié)構(gòu)圖

3）檔案信息化收集功能升級。為了更全面、更徹底地為檔案管理員提供素材，信息服務(wù)子系統(tǒng)提供了在線收集功能，相比原版本更方便快捷，省去為各部門文書和兼職檔案員安裝子系統(tǒng)的環(huán)節(jié)，在網(wǎng)上直接著錄待收集整理文件的著錄項，不僅支持單個條目的著錄、插錄和追加，還支持在線批量著錄。另外，離線錄入端產(chǎn)生的歸檔文件數(shù)據(jù)由各移交單位通過光盤介質(zhì)匯總到公司檔案管理員的機(jī)器上，然后直接導(dǎo)入到檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)。利用離線工程移交模板，既可以實現(xiàn)離線用戶的檔案收集、移交，又可以保證所收集檔案的類型、分類、編號、數(shù)據(jù)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)性。如圖4所示：

圖4 檔案收集整編業(yè)務(wù)流程

4）檔案信息化服務(wù)功能升級。檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，是檔案信息化的終極目標(biāo)。根據(jù)密級范圍，將檔案目錄信息、原文信息、以及編研信息提供給員工，打破地域、時間的局限，提高檔案信息的利用率，就是檔案信息化的成功。新系統(tǒng)為用戶提供了全文檢索、高級檢索、跨庫檢索、檔案庫內(nèi)檢索等多重查詢方式，其中“快捷搜索工具條”是其亮點，支持多關(guān)鍵字（采用空格分隔）模糊查詢，搜索范圍是當(dāng)前全宗下所有檔案類型的所有條目；搜索結(jié)果根據(jù)檔案類型和信息的種類（案卷、文件、電子原文）分別匯總展示；可查看條目的具體信息，默認(rèn)權(quán)限范圍內(nèi)的條目可直接利用原文，非默認(rèn)權(quán)限范圍的可發(fā)起利用申請，同時支持條目的收藏。如圖5所示。

圖5 檔案快捷搜索結(jié)果圖

5）檔案信息化安全性升級。新系統(tǒng)除了保留原版本通過角色設(shè)置、權(quán)限設(shè)置等安全性保障外，增加了下載電子文件的水印設(shè)置功能，以防文件不良使用；另外，通過對密碼強(qiáng)度要求、密碼輸錯的鎖定機(jī)制、開啟離開保護(hù)、系統(tǒng)登陸時間設(shè)置等方案，確保使用安全。如圖6所示。

圖6 電子文件下載流程圖

3 未來工作思考及展望

在互聯(lián)網(wǎng)+，云大物移智快速發(fā)展的今天，如何使檔案更好地為各項工作提供服務(wù)、體現(xiàn)檔案價值，將是檔案管理需要深刻思考的問題，也必將是檔案信息化下一階段的工作重點。

3.1 抓好數(shù)字檔案資源建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案全面數(shù)字化

檔案數(shù)字化是檔案信息資源共享的基礎(chǔ)。后期數(shù)字化工作的重點在庫存檔案的數(shù)字化，而樹立清晰、合理的目標(biāo)是這項工作的關(guān)鍵。應(yīng)從合法性、價值型、實用性、搶救性、特色性原則來考慮數(shù)字化目標(biāo)。具體說來就是把符合開放規(guī)定、永久或長期保存的、利用頻繁的、面臨字跡消褪和載體脆化危險狀態(tài)的、本單位獨(dú)有的和具有資源優(yōu)勢的檔案先加以數(shù)字化[2]。其次，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化過程中，要先建立完善和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行，確保數(shù)據(jù)加工工作在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指導(dǎo)下開展，具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于掃描內(nèi)容，紙質(zhì)和掃描圖像逐一對應(yīng)，頁碼標(biāo)識正確，字跡清楚，圖像完整，明暗度適中，圖像盡可能反映檔案原貌等標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 做好檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全

隨著網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的應(yīng)用，為廣大員工提供便利的同時，也使信息管理產(chǎn)生諸多安全隱患，極易出現(xiàn)惡意入侵修改數(shù)據(jù)、破壞系統(tǒng)、泄露信息等不安全事件。為此，在今后的檔案信息化工作中無比高度重視網(wǎng)絡(luò)安全。一是建立完善的管理制度體系，明確相關(guān)人員的職責(zé)。二是要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識，嚴(yán)禁外來人員隨意訪問或接觸檔案信息化系統(tǒng)，杜絕隨意使用U盤等存儲介質(zhì)，對電子文檔要進(jìn)行病毒查殺，防止攜帶病毒入庫。三是要和信息專業(yè)共同努力，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全等級保護(hù)建設(shè)，及時發(fā)現(xiàn)堵塞系統(tǒng)的漏洞，同時增強(qiáng)安全防范能力，做好文件的備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四是要加強(qiáng)涉密人員和檔案的管理，實行權(quán)限分級，確保使用方便和保密的有機(jī)協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)泄密。

3.3 檔案信息服務(wù)移動化，實現(xiàn)智慧利用模式

通過移動終端和寧海電廠信息化平臺進(jìn)行檔案智能檢索、提供檔案信息推送、關(guān)健詞檢索、相似性搜索等方式，進(jìn)行相關(guān)信息聚類，實現(xiàn)檔案信息服務(wù)移動化，實現(xiàn)自主的檔案信息瀏覽，實現(xiàn)智慧利用模式。

3.4 檔案信息服務(wù)主動化，變被動服務(wù)為主動服務(wù)

一是突破傳統(tǒng)的檔案被動利用模式，由檔案管理員發(fā)起，將整理好的專題、大事記、專題檔案等內(nèi)容推送給指定用戶，利用者在有效時間內(nèi)查看，到期后推送的檔案信息失效。二是建立檔案信息服務(wù)專題數(shù)據(jù)庫，根據(jù)員工崗位專業(yè)相對應(yīng)檔案分類號，定時將檔案庫中的數(shù)據(jù)信息自動推送到崗位信息庫，主動為相關(guān)員工提供檔案信息。

4 小結(jié)

檔案信息化工作的開展，實現(xiàn)了檔案資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)和利用。以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺，以擴(kuò)大檔案資源開發(fā)利用為目的的檔案信息化建設(shè)，必將促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。在接下來的工作中，要加快采用各種先進(jìn)的信息和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高數(shù)字化和遠(yuǎn)程服務(wù)能力，建設(shè)一個覆蓋廣泛、內(nèi)容豐富、檢索便捷、使用方便的檔案利用體系，以“讓利用者一次都不跑”為目標(biāo)，將檔案變成活檔案、活資源，為企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)營決策、審計巡查等各項工作做好服務(wù)、提供支持，為寧海電廠的創(chuàng)一流電廠發(fā)揮檔案的作用。