何利娜

（中化泉州石化有限公司，福建 泉州 362000）

1 石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

隨著國家大型石化項(xiàng)目的蓬勃發(fā)展，一些項(xiàng)目管理和施工質(zhì)量問題也不斷涌現(xiàn)，這就對(duì)工程伴隨的施工記錄的真實(shí)、可追溯性要求越來越高。項(xiàng)目建設(shè)單位需要投入較多的人力資源來切實(shí)做好檔案過程控制管理。項(xiàng)目檔案的過程控制同時(shí)也是很好的質(zhì)量管控手段。通常工程項(xiàng)目文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)。2013年工業(yè)和信息化部《第四批行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制修訂計(jì)劃》（工信廳科[2013]217號(hào)）文件要求修訂規(guī)范，本著“誰設(shè)計(jì)誰負(fù)責(zé)，誰采購誰負(fù)責(zé)、誰施工誰負(fù)責(zé)”的原則，明確交工技術(shù)文件的組成、整理和編匯要求，要求提高設(shè)計(jì)質(zhì)量、強(qiáng)化工程材料的可追蹤性，落實(shí)施工責(zé)任，并為工程數(shù)字化交付奠定基礎(chǔ)。所以要把文件整理立卷做到施工過程中，采取預(yù)立卷管理，即按照預(yù)立卷要求來進(jìn)行日常的文件管理。所以，工程檔案管理的難度較以前增加很多，也缺乏比較有經(jīng)驗(yàn)的文控管理者，以及行之有效的文控管理制度。

1.2 施工過程技術(shù)文件管理存在的問題

施工過程技術(shù)文件是工程實(shí)現(xiàn)過程中，安全質(zhì)量、使用功能是否符合要求、質(zhì)量控制是否符合程序要求的證據(jù)性文件，包括工程建設(shè)實(shí)施過程中所形成的質(zhì)量管理文件、質(zhì)量控制記錄、工程安全質(zhì)量見證等質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的見證性文件和記錄。但是目前工程檔案過程控制的管理策略并不是很明晰。管理的核心是不僅要預(yù)立卷，還應(yīng)有卷可立，即控制施工技術(shù)文件與現(xiàn)場實(shí)體施工進(jìn)度的同步進(jìn)行。

2 工程檔案過程控制的管理策略

2.1 施工過程技術(shù)文件預(yù)立卷

預(yù)立卷是項(xiàng)目檔案前期過程控制的主要手段，要求在工程建設(shè)初期準(zhǔn)備專用資料室，并按單項(xiàng)工程為所屬每個(gè)單位工程預(yù)設(shè)存放的檔案盒，然后按照檔案案卷脊背要求（GB/T11822）為每一個(gè)檔案盒貼上對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)。在施工過程中將形成的工程資料進(jìn)行預(yù)先分類整理到對(duì)應(yīng)案卷盒內(nèi)并同步編制電子版卷內(nèi)目錄。

2.1.1 預(yù)立卷的前提條件

首先需要設(shè)計(jì)院出具完整的設(shè)計(jì)藍(lán)圖，然后根據(jù)設(shè)計(jì)藍(lán)圖和GB50300、SH/T3508規(guī)范編制單位工程劃分，通常有9個(gè)單位工程，分別為樁基工程、土建工程，鋼結(jié)構(gòu)安裝工程、靜設(shè)備安裝工程，動(dòng)設(shè)備安裝工程、管道安裝工程，電氣安裝工程，儀表安裝工程，電信安裝工程。注意樁基工程并不能構(gòu)成一個(gè)單位工程，這里把他單獨(dú)作為一個(gè)單位工程是為了解決樁基施工單位資料的編制時(shí)間需求，自成一卷以便于及時(shí)歸檔。

其次根據(jù)完成報(bào)批的單位工程劃分編制組卷提綱，設(shè)立檔案盒及脊背標(biāo)識(shí)。依據(jù)組卷提綱明細(xì)依次設(shè)立施工綜合卷、專業(yè)綜合卷、專業(yè)卷、專業(yè)材料卷?？⒐D卷由設(shè)計(jì)單位來立卷歸檔。聲像資料的攝制必須與工程建設(shè)工程同步進(jìn)行，貫穿整個(gè)建設(shè)過程，做到即時(shí)攝錄，保證視頻資料的真實(shí)性。值得注意的是，工程結(jié)束時(shí)找不到需要?dú)w檔的影像和照片資料的案例比比皆是，不是過程中沒有拍照，更多的原因是沒有將資料統(tǒng)一收集起來，導(dǎo)致丟失。

2.1.2 預(yù)立卷的歸檔范圍（這一部分是不是可以簡化呢？）

1）施工綜合卷。施工綜合卷主要是一個(gè)單項(xiàng)工程的綜合類文件，分別是開工報(bào)告、項(xiàng)目公章授權(quán)文件、項(xiàng)目經(jīng)理授權(quán)文件、人員資質(zhì)、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底、項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃（EPC）、質(zhì)量計(jì)劃及檢試驗(yàn)計(jì)劃、HSE管理文件、單位工程劃分、分包商資質(zhì)文件（EPC）、施工組織設(shè)計(jì)（非EPC）、承包商進(jìn)度計(jì)劃、承包商工程月報(bào)、工程聯(lián)絡(luò)單一覽表、工程變更單一覽表、工程質(zhì)量驗(yàn)收情況匯總表、重大質(zhì)量事故處理報(bào)告、工程中間交接證書及其附件、工程交工證書及其附件、項(xiàng)目總結(jié)（EPC）、交工技術(shù)文件移交證書。

2）專業(yè)綜合卷。一個(gè)單項(xiàng)工程的專業(yè)綜合卷收納的內(nèi)容主要是基于前述9個(gè)單位工程形成的開工報(bào)告，項(xiàng)目公章授權(quán)文件、項(xiàng)目經(jīng)理授權(quán)文件、人員資質(zhì)、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底、質(zhì)量計(jì)劃及檢試驗(yàn)計(jì)劃、HSE管理文件、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、供應(yīng)商及檢測單位資質(zhì)、測量機(jī)具、單位工程劃分、技術(shù)交底、承包商進(jìn)度計(jì)劃、承包商工程月報(bào)、工程變更單一覽表、工程變更單、工程聯(lián)絡(luò)單一覽表、工程聯(lián)絡(luò)單、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、施工總結(jié)、施工日志。管道專業(yè)還應(yīng)歸管道試壓包匯總表、壓力管道監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告，設(shè)備專業(yè)現(xiàn)場組焊設(shè)備還應(yīng)歸設(shè)備質(zhì)量合格證。

3）專業(yè)技術(shù)卷。按照單位工程劃分及施工工序組卷，即施工記錄，檢測驗(yàn)報(bào)告，檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、子分部工程、分部工程、子單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。過程中以分項(xiàng)為單位整理收集即可。

4）專業(yè)材料卷。一個(gè)單位工程的材料卷并不作為單獨(dú)一卷并列于專業(yè)卷，它屬于專業(yè)卷的一部分。主要為本單位工程內(nèi)所使用的各種材料和設(shè)備的質(zhì)量證明文件及報(bào)審文件。注意設(shè)備報(bào)驗(yàn)和設(shè)備隨機(jī)資料要分開歸檔。設(shè)備隨機(jī)資料采取“誰供誰負(fù)責(zé)”的原則，由責(zé)任單位編制設(shè)備隨機(jī)資料卷向建設(shè)單位移交歸檔。

2.2 交工技術(shù)文件的同步性

施工過程技術(shù)文件作為交工技術(shù)文件的前身，過程控制的好壞直接影響交工技術(shù)文件的歸檔質(zhì)量。對(duì)于石油化工大型建設(shè)項(xiàng)目，單項(xiàng)工程多，參建單位多，前期施工技術(shù)文件工作若可以做到事半功倍，后期交工文件就可避免返工和遺漏。

2.2.1 施工過程技術(shù)文件的編制要求

施工過程技術(shù)文件的編制應(yīng)與工程建設(shè)同步，內(nèi)容與工程實(shí)際情況相符，表格符合規(guī)范，驗(yàn)收結(jié)論和責(zé)任人簽字都應(yīng)為手簽原件，字跡清楚，蓋章清晰，手續(xù)完備，不得涂改。更多的編制要求，在SH/T3503等相關(guān)規(guī)范都有詳細(xì)的說明。鑒于個(gè)別參建單位并不是很了解項(xiàng)目建設(shè)地的各項(xiàng)政策及檔案要求，所以建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目開工前依據(jù)SH/T3503-2017等相關(guān)規(guī)范結(jié)合本單位的實(shí)際情況，編制本單位的交工技術(shù)文件管理規(guī)定，并經(jīng)報(bào)批過審后定稿發(fā)送參建單位執(zhí)行，此后交由專人維護(hù)，做一些修訂工作。建設(shè)單位應(yīng)要求施工單位根據(jù)建設(shè)單位規(guī)定編制交工技術(shù)文件編制細(xì)則并報(bào)建設(shè)單位批準(zhǔn)。

2.2.2 施工過程技術(shù)文件的整理方法

施工綜合卷主要遵循文件的形成規(guī)律，屬性及先后順序來收集立卷，專業(yè)綜合卷的收集方式與大綜合卷的整理方法一致。專業(yè)卷主要按照單位分部的分項(xiàng)來整理，一個(gè)分項(xiàng)作為一個(gè)小單位，然后再排下一個(gè)分項(xiàng)，然后排分部再子單位，這樣也是遵循施工工序來組冊(cè)，同時(shí)專業(yè)材料卷中的設(shè)備和材料文件中應(yīng)有一份質(zhì)量證明文件的原件。采購單位在發(fā)放工程材料時(shí)應(yīng)核對(duì)并記錄材料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量和領(lǐng)用單位，為領(lǐng)用單位提供質(zhì)量證明文件原件。領(lǐng)用單位需要預(yù)先按材料類別編制材料代碼表，再按照材料類別和收集時(shí)間編制質(zhì)量證明文件證件自編號(hào)，各專業(yè)材料質(zhì)量證明文件組卷時(shí)應(yīng)編寫材料質(zhì)量證明文件一覽表。注意采購單位和施工單位工程師都應(yīng)對(duì)材料質(zhì)量證明文件原件進(jìn)行確認(rèn)并簽字。

2.2.3 施工過程技術(shù)文件統(tǒng)計(jì)報(bào)表對(duì)文控管理的重要性

預(yù)立卷的主要執(zhí)行者為建設(shè)單位和參建單位的文控管理工作者。所以文控管理工作者既要熟悉施工工序，又要熟悉交工技術(shù)文件管理規(guī)范；既要推進(jìn)交工技術(shù)文件的立卷，又要把控交工技術(shù)文件的合規(guī)性和完備性；既要熟悉歸檔范圍，又要跟蹤各種傳送報(bào)驗(yàn)材料；既要跟進(jìn)現(xiàn)場進(jìn)度，又要及時(shí)更新交工技術(shù)文件統(tǒng)計(jì)報(bào)表。交工技術(shù)文件統(tǒng)計(jì)報(bào)表在中化泉州100萬噸/年乙烯及煉油改擴(kuò)建項(xiàng)目中應(yīng)用中取得了良好的果效，詳見附表1。文控管理工作者通過這此報(bào)表即可監(jiān)控現(xiàn)場施工過程技術(shù)文件的同步性，并針對(duì)資料滯后提前預(yù)警到相關(guān)部門及責(zé)任人，透明化處理工程文件。且本報(bào)表將來直接對(duì)應(yīng)到檔案移交清單、卷內(nèi)目錄、交工技術(shù)文件目錄，可以說一本萬利，很大程度上節(jié)省了歸檔整理時(shí)間。

表1 文檔進(jìn)度周報(bào)表

3 總結(jié)

建設(shè)工程項(xiàng)目的參建單位應(yīng)與工程進(jìn)度同步形成、積累、編制交工技術(shù)文件。歸檔責(zé)任秉承誰設(shè)計(jì)誰負(fù)責(zé)，誰采購誰負(fù)責(zé)，誰檢測誰負(fù)責(zé)，總包負(fù)責(zé)分包，監(jiān)理負(fù)責(zé)真實(shí)完整性，建設(shè)單位負(fù)責(zé)審查接收的原則。本文通過施工技術(shù)文件預(yù)立卷和過程同步性兩方面來探討了石化大型建設(shè)工程檔案的過程控制，為后續(xù)檔案的歸檔和再利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。過程控制的好壞歸根結(jié)底還是需要人去做。石化大型建設(shè)項(xiàng)目無論是預(yù)立卷還是過程同步性都對(duì)文控管理體系和人員綜合專業(yè)素質(zhì)要求很高。現(xiàn)階段檔案專家型人才缺乏，且教育與實(shí)踐脫節(jié)，專業(yè)知識(shí)單一，職業(yè)背景薄弱，還需著重培養(yǎng)和加強(qiáng)培訓(xùn)。近年來，隨著“數(shù)字化革命“浪潮的到來，數(shù)字技術(shù)從多方面改變了現(xiàn)代社會(huì)的生產(chǎn)方式，而數(shù)字技術(shù)為檔案工作打開了再利用大門的同時(shí)也對(duì)檔案的真實(shí)性和完整性提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)[1]。所以檔案工作的重點(diǎn)不應(yīng)該僅是提高數(shù)字技術(shù)，而應(yīng)多重視基礎(chǔ)收集工作。