任利軍

(黑龍江職業(yè)學(xué)院，哈爾濱 150080)

辦公室作為企業(yè)上傳下達(dá)的重要機(jī)構(gòu)，其作用非常大，但受多方面因素的影響，辦公室工作管理效率和水平始終不高。

1 傳統(tǒng)辦公室工作管理及發(fā)展

辦公室是企業(yè)的宣傳窗口，辦公條件的好壞對企業(yè)的影響不容小覷。過去物質(zhì)匱乏，企業(yè)財力資源有限，硬件設(shè)施投入不足，辦公條件簡單。表1為不同時代辦公室管理工作的特點(diǎn)。

表1 不同時代辦公室管理工作特點(diǎn)Tab.1 Characteristics of office management of different eras

從表1可以看出，傳統(tǒng)辦公室管理工作特點(diǎn)主要體現(xiàn)在：文件以紙質(zhì)檔案方式保存，信息以電話、口頭等方式傳遞，實(shí)際工作中存在信息輸送失真、文件傳達(dá)斷鏈等問題，很容易造成領(lǐng)導(dǎo)決策失誤。

2 辦公智能化管理的優(yōu)越性

隨著發(fā)展，對辦公室工作的規(guī)范性和高效性提出了更高的要求。辦公室工作內(nèi)容越來越復(fù)雜，若企業(yè)依然采用傳統(tǒng)的管理模式，會出現(xiàn)信息傳遞效率低、信息準(zhǔn)確性差、信息滯后等問題。辦公智能化管理是大勢所趨。表2為傳統(tǒng)辦公室工作和現(xiàn)代智能化管理辦公方式的比較。

表2 傳統(tǒng)辦公室工作和現(xiàn)代智能化管理辦公方式的比較Tab.2 Comparison of traditional and modern intelligent management office mode

從表2可以看出，辦公智能化管理具有優(yōu)越性，主要體現(xiàn)在以下幾方面：文件柜逐漸被伺服機(jī)取代，使信息儲藏更安全。筆逐漸被鍵盤取代，信息制造更高效。電話逐漸被電子郵件取代，信息傳輸更快捷。檔案館、圖書館逐漸被數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)上圖書館取代，信息采集更準(zhǔn)確。辦公室逐漸被辦公人員所在地取代，信息處理地點(diǎn)更多元。文字逐漸被0-1信號取代，使信息原始形式更保密。一份文件一人閱讀或多人傳閱逐漸被多人同時網(wǎng)上瀏覽取代，信息共享方式更便利。辦公方式不斷創(chuàng)新，不僅使領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)崟r掌握辦公室工作的真實(shí)情況，還能減輕工作量，隨時更新數(shù)據(jù)，簡化行政程序，高效低成本處理日常事務(wù)。

3 辦公智能化管理的特點(diǎn)

3.1 管理手段現(xiàn)代化

辦公管理技術(shù)是帶動企業(yè)發(fā)展的源動力，隨著計算機(jī)的普及和計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，智能化技術(shù)改變著人們的社交和衣食住行。辦公管理手段現(xiàn)代化為企業(yè)降低了運(yùn)營成本，提高了辦公室管理水平。轉(zhuǎn)變思想觀念、更新硬件設(shè)施、擴(kuò)大工作地點(diǎn)、提高工作人員素質(zhì)、升級軟件等，都是辦公管理手段現(xiàn)代化的表現(xiàn)。

3.2 職業(yè)要求更嚴(yán)格

要想實(shí)現(xiàn)辦公智能化管理目標(biāo)，必須依靠專業(yè)隊(duì)伍。智能化設(shè)備自動化程度很高，因此，對工作人員的專業(yè)有著更高的要求。工作人員必須取得相關(guān)工種資格證書，充分掌握智能化設(shè)備基本構(gòu)成和原理，有效掌握計算機(jī)基礎(chǔ)知識，并具備一定的組織能力和高度的責(zé)任心。

3.3 辦公方式靈活化

數(shù)字化時代改變了企業(yè)的組織架構(gòu)，辦公變得移動化，企業(yè)不需要工作人員在固定地點(diǎn)上班打卡，只需要員工能夠在規(guī)定時間內(nèi)完成工作即可，這種方式不僅提高了辦公時間的靈活性，還提升了空間利用率和管理效率。

4 辦公智能化管理結(jié)構(gòu)

4.1 辦公室內(nèi)實(shí)現(xiàn)辦公智能化管理

工作人員可根據(jù)實(shí)際需求隨意選座，將電腦和隨身物品搬到辦公桌即可。繁忙時間，可借助聊天機(jī)器人作第一層客戶溝通，減少客戶等待時間，保證服務(wù)質(zhì)量。還可以利用智能化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)快捷文字和信息處理。

4.2 辦公室外實(shí)現(xiàn)辦公遠(yuǎn)程化管理

企業(yè)很多業(yè)務(wù)都可以在線上開展，借助互聯(lián)網(wǎng)手段和在線辦公系統(tǒng)，使各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。遇到緊急的辦公任務(wù)，可使用視頻會議功能開展遠(yuǎn)程會議，遠(yuǎn)程溝通討論并解決具體問題。

5 辦公智能化管理的重要作用

辦公智能化管理使工作人員可以在更加便捷、舒適的環(huán)境中獲取更多的信息，這種新興的辦公方式給企業(yè)帶來了更大的經(jīng)濟(jì)利益。

5.1 提高效率，節(jié)約資源

以往在傳遞信息時，工作人員需要利用書面材料形式，將信息一層層傳遞，傳遞方式比較落后，不僅難以確保信息傳遞的準(zhǔn)確性，還無法提高信息傳遞的效率?，F(xiàn)在傳遞信息時，可以采用發(fā)布電子新聞、QQ、電子郵件等形式，保證信息及時準(zhǔn)確地傳遞，大大提高了辦公效率。

5.2 制度規(guī)范，有據(jù)可查

以往歸檔紙質(zhì)文件時，需要耗費(fèi)大量的時間和精力。存儲文件時，需要按照順序擺放在文件柜內(nèi)，增加了工作量。保存的文件需要定期打理，以免出現(xiàn)文件丟失等問題。而如今，在線上就可以將文件妥善處理并有據(jù)可查，擺脫了繁復(fù)的紙質(zhì)文件。

5.3 服務(wù)到人，合理公平

相較于傳統(tǒng)的辦公室管理，辦公智能化管理借助計算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息的共享、實(shí)時傳遞，人們可以第一時間獲取信息，使信息傳遞更加合理。信息平臺的共享性和大容量，讓所有人都可以隨時隨地獲取、處理、整理信息，給工作人員帶來了很大便利。

6 結(jié)語

深入分析辦公室工作智能化管理結(jié)構(gòu)至關(guān)重要，應(yīng)提高辦公室工作效率和辦公水平，以促進(jìn)各項(xiàng)工作高效、有序、健康運(yùn)轉(zhuǎn)，使企業(yè)辦公室工作高質(zhì)量高效運(yùn)行。