萬 欣

湖南省湘衡鹽化有限責(zé)任公司 湖南 衡陽 421001

在大數(shù)據(jù)這個(gè)大背景下,完善企業(yè)檔案管理系統(tǒng),會(huì)讓檔案管理中的信息實(shí)現(xiàn)公開透明,做好檔案管理可以使行業(yè)之間的檔案信息更加安全,傳統(tǒng)的檔案管理工作量大、任務(wù)復(fù)雜,這給管理者帶來了非常大的困難,這對于工作者來說是一個(gè)機(jī)遇也是一個(gè)挑戰(zhàn),檔案管理人員要學(xué)會(huì)抓住這個(gè)發(fā)展趨勢,利用大數(shù)據(jù),提高檔案管理的效率和水平,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向著規(guī)范化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

一、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施,提高檔案現(xiàn)代化水平

為了提高檔案管理水平的質(zhì)量,完善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施是非常重要的,有關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加強(qiáng)對檔案管理室的資金投入,建立專門的檔案管理室,避免檔案的丟失,做好相關(guān)的安全措施,避免不必要的麻煩,提高檔案現(xiàn)代化水平,加大資金、技術(shù)、人才的投入,建設(shè)檔案室、辦公室等,讓相關(guān)的專業(yè)人員來進(jìn)行檔案的管理工作,避免檔案破損和丟失的現(xiàn)象發(fā)生,解決方案存放空間不足的問題,促進(jìn)了檔案的有效性管理,通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的共享,提高工作效率,另外各個(gè)部門之間要相互的交流和合作,采取相同的檔案管理方式,來實(shí)現(xiàn)信息的共享,從根本上解決檔案管理問題,提升檔案管理和服務(wù)水平,來保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、建立健全管理制度,嚴(yán)格管制

要想讓企業(yè)檔案管理工作不夠規(guī)范的問題能夠得到有效的解決,工作管理人員要重視檔案管理問題,健全制度機(jī)制,要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,這樣才能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率,應(yīng)該把檔案管理的工作放在第一位,上級部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理問題的宣傳,讓這種重視觀念深入人心,檔案在管理中發(fā)揮著重要的作用,另外相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作中的審察,對工作中的一些問題進(jìn)行有效的解決,建立健全檔案制度機(jī)制,制定出合理規(guī)范的制度體制,促進(jìn)相關(guān)部門和有關(guān)工作人員對工作管理的規(guī)范化管理,而且還應(yīng)該將檔案的收集、整理、保管列入到工作流程,讓每個(gè)工作人員各司其職,讓檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處,讓工作趨向規(guī)范化和合理化。隨著社會(huì)的發(fā)展,我們有必要對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理的提升,不同的地區(qū)也應(yīng)該有不同的管理制度,檔案管理中面臨著很多的問題,例如說一些黑客和違法人員的入侵這種現(xiàn)象給檔案管理工作帶來了很大的困擾,而且在一定的程度上會(huì)導(dǎo)致企業(yè)檔案信息的泄露,給它的安全性帶來了不良的影響,這就要求相關(guān)的技術(shù)人員要對其進(jìn)行技術(shù)上的更新,對一些重要性的文件進(jìn)行加密保護(hù),防止一些不良的行為產(chǎn)生。

三、創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),提高檔案管理信息安全度

在這個(gè)新的形勢下,將檔案管理和現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行緊密的結(jié)合是非常有必要的,通過成立一個(gè)平臺(tái)讓檔案管理人員和檔案的上交人員能夠進(jìn)行有效的溝通和交流,通過創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),提高檔案管理信息的安全度,對檔案管理的內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行大力的改善,眾所周知,檔案包含著企業(yè)中的大量信息,這些信息涉及到了企業(yè)機(jī)密以及個(gè)人的隱私,檔案如果發(fā)生盜竊,就會(huì)造成一個(gè)不可估量的損失,首先要營造一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,防止網(wǎng)絡(luò)因素對信息的損害,這個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可以對檔案的保存起到一個(gè)防護(hù)的作用,由于企業(yè)的檔案信息繁多冗雜,應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化發(fā)展提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

四、提高管理人員的專業(yè)能力

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高,這就造成了以后工作的一些漏洞,嚴(yán)重的阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行,企業(yè)檔案管理的規(guī)范化需要一支有高素質(zhì)和專業(yè)能力強(qiáng)的人才,因此,根據(jù)發(fā)展的需要我們應(yīng)該提高管理人員的專業(yè)能力水平,根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā),加強(qiáng)對檔案人員的招聘,來滿足工作的需要,這就要求對工作人員進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)宣傳,加強(qiáng)檔案管理政策和專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),讓相關(guān)的工作人員掌握一定的知識(shí)技能,提升檔案管理人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì),從而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),在檔案工作進(jìn)行實(shí)際的開展時(shí),應(yīng)該確保與當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況結(jié)合進(jìn)行有針對性的培養(yǎng),讓管理人員能夠熟練的掌握工作中的內(nèi)容。檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī),充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性和必要性,從根本上解決管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)的問題。另外,還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理的重視程度,檔案管理的重要性應(yīng)該是每個(gè)工作人員都必須知道和了解的,這就要求檔案管理者對自己的工作要認(rèn)真負(fù)責(zé),為大數(shù)據(jù)背景下提供更多的專業(yè)人才。

在大數(shù)據(jù)這個(gè)大背景下,檔案管理的工作面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn),通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量能夠得到有效的提高,這是每個(gè)檔案管理者所必須要努力的方向,通過不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理知識(shí),提高相關(guān)工作人員的素質(zhì),促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。