燕 露

(西安市水利規(guī)劃勘測(cè)設(shè)計(jì)院，陜西 西安 710054)

1 檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)

檔案是信息，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴信息資源。檔案信息化是指檔案部門改革傳統(tǒng)管理方法，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、管理、開發(fā)和利用的過程[1]。隨著不斷積累的檔案越來越多，舊的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存管理，需要投入巨大的人力、財(cái)力、物力，增加了檔案管理的成本，給檔案管理工作人員帶來了不便，也給檔案資料查閱人員帶來不便。黨的十八大以來，我國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作扎實(shí)推進(jìn)，以習(xí)近平同志為核心的黨中央，系統(tǒng)部署和全面推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作，進(jìn)一步完善我國(guó)信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)體系。隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展和治理不斷開創(chuàng)新局面，網(wǎng)絡(luò)空間日漸清朗，信息化成果惠及億萬群眾。

而存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷升級(jí)，也給檔案信息化帶來了巨大的變化。隨著檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的普及，檔案信息化的發(fā)展也逐步向技術(shù)不同、目的不同、發(fā)展不同的方向發(fā)展，檔案載體形式也呈現(xiàn)出多樣化?！度珖?guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》提出“把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)[2]。這就更加說明檔案信息化是未來檔案管理的必然趨勢(shì)。

2012年，我國(guó)無論是在電子文檔的歸檔和規(guī)范化管理方面，還是在各大館藏檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化建設(shè)方面都取得了重大進(jìn)展。據(jù)查證，國(guó)家檔案局官方網(wǎng)站從2015年底開始發(fā)布電子檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2015年～2019年期間，全國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏電子檔案1334.6萬GB。其中，文書類電子檔案699.3萬GB，數(shù)碼照片278.1萬GB，數(shù)字錄音、數(shù)字錄像174萬GB，館藏檔案數(shù)字化副本10710.5萬GB。

從圖1中不難看出，全國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏電子檔案及檔案數(shù)字化副本呈逐年下降并逐步趨于穩(wěn)定的趨勢(shì)。隨著最初開始進(jìn)行的大量檔案信息化工作之后，檔案館每年都在進(jìn)行著檔案信息化工作。檔案信息化工作已經(jīng)成為常態(tài)化工作。

圖1 2015年～2019年全國(guó)電子檔案及檔案數(shù)字化副本統(tǒng)計(jì)圖

2 檔案信息化的優(yōu)勢(shì)

1)節(jié)約檔案管理的消耗。水利勘測(cè)設(shè)計(jì)圖紙檔案需要保存多個(gè)檔案副本，還有復(fù)印件、底圖等沒保存價(jià)值的資料，也保存在檔案庫房。隨著時(shí)代的發(fā)展，承接的項(xiàng)目越來越多，產(chǎn)生積累的檔案也越來越多。檔案信息化使一份檔案多人同時(shí)和異地利用成為可能，可以快速檢索查閱檔案，節(jié)約庫房面積、時(shí)間成本和人力成本。

2)提高檔案利用的效率。檔案信息化能使查閱資料更加方便，節(jié)省了檔案管理人員到庫房調(diào)卷、借出、歸還、包裝、入庫的過程，提高了檔案管理人員的工作效率，也為檔案查閱利用的人員節(jié)約了時(shí)間，提高了效率。

3)提高了檔案的保存時(shí)間。水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案資料要求保存時(shí)間比較長(zhǎng)久，將工程設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行數(shù)字化，保存在存儲(chǔ)介質(zhì)當(dāng)中，可以保證勘測(cè)設(shè)計(jì)圖紙檔案的長(zhǎng)期保存。同時(shí)將極大地減少紙質(zhì)文檔的使用頻次，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間。

3 水利勘測(cè)設(shè)計(jì)圖紙檔案信息化的實(shí)現(xiàn)

隨著水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不利于設(shè)計(jì)和技術(shù)人員開展工作，也不利于圖紙檔案資料的查找，造成檔案管理與單位自身發(fā)展的矛盾。還有就是，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能讓重要的檔案資料得到充分利用，影響單位的發(fā)展建設(shè)進(jìn)程。因此，必須加強(qiáng)勘測(cè)設(shè)計(jì)單位中檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程，以更高的眼界看待檔案管理的信息化，以更科學(xué)的方式收集勘測(cè)設(shè)計(jì)圖紙，以更便捷的途徑查詢利用檔案資料，以更高的效率服務(wù)設(shè)計(jì)和技術(shù)人員。

當(dāng)前，水利勘測(cè)設(shè)計(jì)圖紙檔案信息化建設(shè)仍然存在一些問題。一是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)不高，檔案信息化管理跟不上現(xiàn)代化信息發(fā)展的步伐。二是檔案管理人員的專業(yè)水平和管理素質(zhì)還不高，專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)單一。三是未能引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，以及相配套的管理制度及設(shè)備等。水利勘測(cè)設(shè)計(jì)圖紙檔案信息化的實(shí)現(xiàn)需要先實(shí)現(xiàn)電子化，之后再實(shí)現(xiàn)信息化。

這因?yàn)獒槍?duì)設(shè)計(jì)圖紙檔案來說，現(xiàn)在的設(shè)計(jì)圖紙檔案有紙質(zhì)檔案和電子化檔案，而使用電腦繪圖軟件之前的設(shè)計(jì)圖紙則沒有電子化檔案。實(shí)現(xiàn)水利勘測(cè)設(shè)計(jì)圖紙檔案信息化先要解決紙質(zhì)設(shè)計(jì)圖紙檔案的電子化。

將設(shè)計(jì)圖紙紙質(zhì)檔案電子化的過程要按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的有關(guān)要求進(jìn)行，如要到達(dá)分辨率為200DPI的要求，采集幅面為A4時(shí)，采集系統(tǒng)像素設(shè)定≥390萬，采集幅面為A5時(shí)，采集系統(tǒng)像素設(shè)定≥780萬。通過利用數(shù)碼照相機(jī)或者專業(yè)掃描儀對(duì)設(shè)計(jì)圖紙紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，之后將生成的電子文件保存在存儲(chǔ)介質(zhì)中[3]。常用的圖像存儲(chǔ)格式主要有JPEG、JPEG200、TIFF、PDF、OFD等，根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙需長(zhǎng)期保存的要求，建議將電子化的設(shè)計(jì)圖紙檔案圖像存儲(chǔ)格式選為TIFF格式，因?yàn)門IFF格式存儲(chǔ)信息量大，適用于圖像的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。電子化處理后的勘測(cè)設(shè)計(jì)圖紙檔案要編制電子文號(hào)、設(shè)計(jì)圖紙檔案存放號(hào)以及追加歸檔等管理工作，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員檔案工作的責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)保密觀念，學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法律，提高檔案管理人員的知識(shí)水平，擴(kuò)充知識(shí)面。歸檔的勘測(cè)設(shè)計(jì)圖紙電子檔案，應(yīng)進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的存儲(chǔ)載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

水利勘測(cè)設(shè)計(jì)圖紙檔案信息化要解決設(shè)計(jì)圖紙的自動(dòng)歸檔、儲(chǔ)存、利用等問題，其實(shí)現(xiàn)需要硬件和軟件兩方面的建設(shè)。

硬件建設(shè)方面：需要升級(jí)改造檔案庫房，增設(shè)和完善電腦主機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備。

軟件建設(shè)方面：需要單位領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案信息化工作統(tǒng)一規(guī)劃，加大檔案信息化工作配套設(shè)施的資金投入，促使檔案信息化建設(shè)與現(xiàn)代化信息建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

需要研究制定勘測(cè)設(shè)計(jì)圖紙檔案信息化管理和使用的相關(guān)制度、規(guī)定，研究解決領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人電子簽章、數(shù)字加密證書、安全協(xié)議等有關(guān)檔案訪問、保密、安全使用的問題，研發(fā)、購(gòu)買使用檔案信息化的對(duì)應(yīng)軟件、數(shù)據(jù)庫等，提升檔案信息化管理水平。

需要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)軟件管理系統(tǒng)的操作使用和系統(tǒng)的維護(hù)升級(jí)，熟悉掌握電子檔案歸檔管理的有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定及規(guī)范，如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(CJJ/T 117-2007)、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔一致性測(cè)試》(GB/T 17679-1999)、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理的要求》(GB/T 17678-1999)系列標(biāo)準(zhǔn)等[4]，培養(yǎng)和造就信息化、業(yè)務(wù)化的綜合型人才，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展要求。

4 結(jié)語

綜上，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的客觀要求，是檔案事業(yè)發(fā)展的方向，也是進(jìn)一步提高檔案管理和服務(wù)水平的必經(jīng)之路。加強(qiáng)設(shè)計(jì)圖紙檔案的信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)的一項(xiàng)必不可少的內(nèi)容，要先實(shí)現(xiàn)之前設(shè)計(jì)圖紙檔案的電子化，之后再實(shí)現(xiàn)檔案信息化。針對(duì)當(dāng)前設(shè)計(jì)圖紙檔案信息方面存在的問題，提出了從軟件方面和硬件方面實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)圖紙檔案的信息化。

設(shè)計(jì)圖紙檔案信息化后，檔案部門提供更加高效、科學(xué)的檔案管理模式，提供更加便捷的檔案資料利用數(shù)據(jù)服務(wù)，將為單位發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)有力的保障。