趙立

摘要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的飛速發(fā)展，在一定程度上促進(jìn)了型企業(yè)的崛起，而隨著我國(guó)信息化進(jìn)程的推進(jìn)，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)也逐漸走進(jìn)了企業(yè)當(dāng)中，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的簡(jiǎn)稱就是OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)對(duì)于提高企業(yè)整體的運(yùn)行效率有著很大的幫助，在未來的發(fā)展當(dāng)中，OA辦公系統(tǒng)在各大企業(yè)當(dāng)中的應(yīng)用范圍會(huì)越來越廣泛。

關(guān)鍵詞：OA辦公系統(tǒng);企業(yè);系統(tǒng)應(yīng)用

一、OA辦公系統(tǒng)的基本概念

近年來，我國(guó)的信息技術(shù)飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更是逐漸走進(jìn)了人們的生活當(dāng)中，這就對(duì)以往的信息傳遞方式產(chǎn)生了很大的沖擊，而OA辦公系統(tǒng)就是近年來信息發(fā)展的一個(gè)主要產(chǎn)物，它是一種承分布式的系統(tǒng)，OA辦公系統(tǒng)在運(yùn)行的過程中需要以互聯(lián)網(wǎng)作為基礎(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來共享信息資源，可以在很大程度上提高企業(yè)的工作效率，為企業(yè)減少很多不必要的麻煩。在OA辦公系統(tǒng)當(dāng)中，主要的功能就是對(duì)一些文件表格或者是人事財(cái)務(wù)等數(shù)據(jù)的管理，利用OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，就可以將這些應(yīng)用處理成軟件包，然后在不同程序之間共享數(shù)據(jù)，具有很多其他辦公系統(tǒng)都沒有的通用性，這就可以在很大程度上擴(kuò)大軟件的應(yīng)用范圍，提高企業(yè)內(nèi)部的處理效率，OA系統(tǒng)的第二個(gè)主要特點(diǎn)就是他優(yōu)秀的信息管理系統(tǒng)，隨著企業(yè)不斷的發(fā)展，在管理的過程當(dāng)中會(huì)涉及到更多的信息數(shù)據(jù)，如果這些數(shù)據(jù)利用人力來處理，就會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，而且還有可能會(huì)出現(xiàn)失誤，但是如果利用OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)來處理這些數(shù)據(jù)，就可以很好地對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，建立起相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣一來，企業(yè)就可以隨時(shí)根據(jù)自己的要求，從數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中查找自己需要的信息，因?yàn)镺A系統(tǒng)是以信息管理為基礎(chǔ)的，所以他的第三個(gè)主要特點(diǎn)就是決策支持型系統(tǒng)，它可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中已有的數(shù)據(jù)來對(duì)決策進(jìn)行判定和整合，構(gòu)造出合適的數(shù)學(xué)模型，利用計(jì)算機(jī)來提供出合適的解決方案。

二、OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的作用

（一）統(tǒng)一信息發(fā)布平臺(tái)

利用OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，可以在企業(yè)內(nèi)部建立起信息發(fā)布平臺(tái)，當(dāng)有任何信息需要通知的時(shí)候，可以在OA辦公系統(tǒng)的信息發(fā)布平臺(tái)當(dāng)中發(fā)布出來，這樣可以讓每一位員工都及時(shí)了解企業(yè)的動(dòng)態(tài).

（二）整合各部門工作

OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的另一個(gè)主要作用就可以幫助企業(yè)整合信息資源，在企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，一定會(huì)建立起管理事務(wù)的各個(gè)部門，而OA辦公系統(tǒng)就可以將這些部門都綜合在一起，在互不干擾的前提下，整合部門內(nèi)部的信息資源，在我國(guó)傳統(tǒng)的企業(yè)管理當(dāng)中，這樣的工作通常都是由管理人員來負(fù)責(zé)的，但是利用OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，只要在其中輸入數(shù)據(jù)，各部門定時(shí)的把企業(yè)內(nèi)部的情況匯報(bào)上去，它就可以根據(jù)設(shè)定好的程序來整合各部門的工作，這樣一來，不僅節(jié)省了管理人員的時(shí)間，而且還可以在一定程度上提高企業(yè)的管理效率，因?yàn)镺A自動(dòng)化辦公系統(tǒng)是全自動(dòng)的辦公系統(tǒng)，所以說，只需要將數(shù)據(jù)輸入即可，不需要太過于復(fù)雜的操作，在這樣的情況下，哪怕是不精通網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的新人，也可以完全掌握這樣的辦公系統(tǒng)。

以財(cái)務(wù)流程為例：

（三）加強(qiáng)自動(dòng)化建設(shè)

OA辦公系統(tǒng)并不是要求企業(yè)建立起一套不同于原來辦公系統(tǒng)的新系統(tǒng)，而是利用OA系統(tǒng)可以優(yōu)化企業(yè)原來的辦公系統(tǒng)，可能在企業(yè)以前的發(fā)展過程當(dāng)中，辦公系統(tǒng)都是由人力組成，在其中只摻雜了少部分的信息技術(shù)，但是如果利用OA辦公系統(tǒng)，就可以對(duì)原來的辦公系統(tǒng)進(jìn)行加強(qiáng)優(yōu)化，這樣一來，不僅可以加強(qiáng)員工對(duì)于全新辦公系統(tǒng)的熟悉，而且也可以在一定程度上提高企業(yè)內(nèi)外的信息傳遞速率，在全自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的優(yōu)化下，原來的辦公系統(tǒng)也不會(huì)丟失，還會(huì)存在于企業(yè)當(dāng)中，只不過是相較于過去，從辦公速率以及操作程度上都有了很大的提高，在這樣的情況下，OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)就可以為企業(yè)帶來更大的收益，并且在很大程度上提高企業(yè)的發(fā)展速度。

三、OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用實(shí)踐策略

（一）搭建計(jì)算機(jī)平臺(tái)

在企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，根據(jù)企業(yè)自身內(nèi)部的管理要求和所需要的技術(shù)，就可以利用OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，再輔助以主流設(shè)備，搭建起適合企業(yè)自身發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，一個(gè)合適的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，對(duì)企業(yè)來說有著非常重要的作用，而OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)就是信息技術(shù)，所以說在利用信息技術(shù)的過程當(dāng)中，完全就可以融合OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，在融合一些企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中所需要的特殊軟件，結(jié)合這一系列條件，為企業(yè)創(chuàng)建一個(gè)合適自身發(fā)展的平臺(tái)。就以企業(yè)的管理方式為例，在企業(yè)管理的過程中應(yīng)用OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，管理人員就可以在很大程度上減少工作量，在管理的過程中只要設(shè)置好相應(yīng)的流程，就可以縮短管理到執(zhí)行的距離，節(jié)省很多時(shí)間，提升人員之間的協(xié)作溝通效率。

（二）研發(fā)管理體系

同時(shí)利用OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，也可以建立出一套合適的管理體系，在企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，一定會(huì)應(yīng)用到一定的信息技術(shù)，在應(yīng)用這些信息技術(shù)的同時(shí)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為發(fā)展基礎(chǔ)，在融合OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，就可以建立起一套完善的監(jiān)管體系。就以人事部門的監(jiān)督為例，人事部門會(huì)涉及到一系列的申請(qǐng)流程，向加班申請(qǐng)、請(qǐng)假申請(qǐng)或者是培訓(xùn)計(jì)劃等等，如果這些申請(qǐng)都要人力來批改的話，就會(huì)耗費(fèi)很多的資源，但是如果利用OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)來批改，只需要在系統(tǒng)中填寫好相應(yīng)的申請(qǐng)類型，然后在緊急程度上設(shè)置好優(yōu)先還是延后，再適當(dāng)?shù)募右恍﹤渥ⅲ@樣設(shè)置好了以后，如果一旦有員工想要發(fā)出申請(qǐng)，那么只需要填寫好表格，以后交由系統(tǒng)批改就可以了，就可以節(jié)省很多的人力。

（三）建立企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)

為自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的主要作用之一，就是可以對(duì)文字文檔或者是財(cái)務(wù)報(bào)表等數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，那么 企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中就完全可以利用OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)來建立起企業(yè)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，在任何企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，都一定會(huì)涉及到一些需要儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)，以便于在未來利用這些數(shù)據(jù)作為參考，而OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)就是一個(gè)非常不錯(cuò)的移動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)，在企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程當(dāng)中，就可以將一些對(duì)企業(yè)有影響的大事件的日期以及內(nèi)容記錄到OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)當(dāng)中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)進(jìn)行分類處理，然后儲(chǔ)存起來，以便于在以后需要的時(shí)候可以隨時(shí)查找。就像企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中就會(huì)涉及到一系列訂單的交易時(shí)間以及要點(diǎn)，這些數(shù)據(jù)都完全可以儲(chǔ)存在OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)當(dāng)中。

結(jié)束語：

OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)當(dāng)中有著非常重要的應(yīng)用，它可以幫企業(yè)搜尋新的市場(chǎng)，也可以應(yīng)用信息技術(shù)來整合各個(gè)部門之間的職能，提高管理效率，與此同時(shí)，OA系統(tǒng)也可以借助企業(yè)內(nèi)部的信息平臺(tái)來掌握企業(yè)內(nèi)部的情況，也可以通過OA系統(tǒng)強(qiáng)化企業(yè)的辦公設(shè)置，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)的信息傳遞效率。

參考文獻(xiàn)：

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