費(fèi) 松，丁仁惠，張道遠(yuǎn)

(江蘇省氣象探測中心，江蘇 南京 210008)

0 引言

隨著氣象現(xiàn)代化的發(fā)展，各種新型觀測儀器不斷布點(diǎn)，項(xiàng)目管理和財(cái)務(wù)管理對現(xiàn)有氣象物資供應(yīng)管理提出了新的要求。探測中心作為全省氣象物資供應(yīng)調(diào)度的核心，業(yè)務(wù)范圍涉及省級(jí)、地市級(jí)、臺(tái)站級(jí)，管理內(nèi)容涉及采購、資產(chǎn)、項(xiàng)目、備件等各個(gè)方面，個(gè)性化的管理要求較高，因此需要定制自己的氣象物資供應(yīng)管理系統(tǒng)來提高管理效率和管理質(zhì)量及物資供應(yīng)保障能力。本省系統(tǒng)除了能夠提供物資的出入庫管理外，還能提供探測中心內(nèi)部維修部門對物資的借用、領(lǐng)用管理。物資進(jìn)入系統(tǒng)后可以在不同的子倉庫之間流傳、使用，保障全省物資使用的高效、便捷，利于物資調(diào)撥情況的統(tǒng)計(jì)。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

本供應(yīng)管理系統(tǒng)是一個(gè)集項(xiàng)目管理、資金流動(dòng)、設(shè)備拆分、資產(chǎn)調(diào)撥以及信息綜合處理為一體的復(fù)雜管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要是以倉儲(chǔ)管理為核心，以上游的項(xiàng)目、資金、訂單、合同、財(cái)務(wù)結(jié)算等管理功能和下游的備件、資產(chǎn)、物資調(diào)配等管理功能互相配合的一體化管理體系。系統(tǒng)的重要目的是實(shí)現(xiàn)省級(jí)—地市級(jí)—臺(tái)站級(jí)氣象物資的網(wǎng)絡(luò)化、全生命周期的管理和物資調(diào)配(如圖1所示)。

圖1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖Fig.1 System business flow chart

1.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)的設(shè)計(jì)采用B/S架構(gòu)[1]，使用JAVA語言進(jìn)行開發(fā)，用成熟可靠的開源軟件Tomcat作為軟件服務(wù)器，結(jié)合安全性較高的DB2數(shù)據(jù)庫，保證了系統(tǒng)的運(yùn)行速度和穩(wěn)定性，并易于維護(hù)。

整個(gè)系統(tǒng)對各類備件進(jìn)行分類編碼，以實(shí)現(xiàn)對設(shè)備的全生命周期跟蹤，并結(jié)合財(cái)務(wù)管理制度對項(xiàng)目、合同等進(jìn)行流程化管理，如圖2和表1所示。

圖2 系統(tǒng)功能模塊圖Fig.2 System function module diagram

1.2.1 采購管理 該模塊主要實(shí)現(xiàn)對采購訂單、采購到貨、采購入庫、采購發(fā)票、付款結(jié)賬等的管理，從而實(shí)現(xiàn)以上流程相互關(guān)聯(lián)又相互獨(dú)立的關(guān)系，使入庫、結(jié)賬等能按照實(shí)際執(zhí)行時(shí)間和執(zhí)行進(jìn)度在系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，解決了原有系統(tǒng)到貨、入庫、結(jié)賬必須在同一時(shí)刻完成，且不可分進(jìn)度執(zhí)行的問題。

1.2.2 調(diào)撥管理 該模塊主要實(shí)現(xiàn)對貨物調(diào)撥的管理。由于目前各市局均建立了探測中心，并儲(chǔ)備一定的備件，通過該系統(tǒng)可以使各類備件在省級(jí)物資儲(chǔ)備庫和各地市級(jí)儲(chǔ)備庫之間靈活流轉(zhuǎn)，利于提高保障實(shí)效。

1.2.3 借用領(lǐng)用管理 該模塊主要實(shí)現(xiàn)對技術(shù)保障人員借用維修備件的管理。以往在進(jìn)行對賬時(shí)，由于大量物資被借用未及時(shí)歸還造成賬物不符的情況比較多見，需要人為的對借用物資進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，工作量較大，且準(zhǔn)確性較低。模塊通過多倉庫的功能定義虛擬的借用物資庫管理借用物資，結(jié)合實(shí)際庫存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做到賬物一致，同時(shí)減輕了工作量，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

1.2.4 資產(chǎn)管理 該模塊主要解決建設(shè)項(xiàng)目中設(shè)備資產(chǎn)的及時(shí)登記管理。原有系統(tǒng)調(diào)撥資產(chǎn)須手工開具五聯(lián)的資產(chǎn)調(diào)撥單，較繁瑣且工作效率低。應(yīng)用該模塊后，當(dāng)資產(chǎn)完成調(diào)撥時(shí)，可以通過勾選打印相應(yīng)資產(chǎn)調(diào)撥單，及時(shí)送達(dá)財(cái)務(wù)登記入賬。

1.2.5 檢定維修管理 該模塊主要解決送檢庫存超期備件和維修故障備件的管理。傳統(tǒng)的人工管理，往往會(huì)出現(xiàn)庫存物資超檢，且沒有一個(gè)有效的工具來對管理人員進(jìn)行物資的檢定提醒，僅憑人為盤查往往會(huì)出現(xiàn)疏漏。本系統(tǒng)通過檢定周期與提前提醒的設(shè)定，對即將到期需要進(jìn)行檢定的物資提前進(jìn)行提醒，并結(jié)合庫位，方便庫管人員快速找到需要檢定的物資，極大地保障了物資的可使用性和完整性。并且現(xiàn)有系統(tǒng)可讓故障備件在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，最終送修或報(bào)廢，規(guī)范了流程。

1.2.6 報(bào)廢管理 該模塊主要規(guī)范報(bào)廢手續(xù)的管理，讓報(bào)廢流程和手續(xù)更規(guī)范。

1.2.7 項(xiàng)目結(jié)算 該模塊能夠?qū)⒚總€(gè)采購單掛入相應(yīng)的建設(shè)項(xiàng)目中，能查詢項(xiàng)目下訂單及相關(guān)合同發(fā)票，方便項(xiàng)目管理，提高了工作效率。

1.2.8 設(shè)備管理 系統(tǒng)中對重要備件按照設(shè)備類型編制唯一碼，并可監(jiān)控其生命周期。設(shè)備管理提供了對整體設(shè)備的拆分和組裝的管理。當(dāng)整套設(shè)備只有某個(gè)部件損壞時(shí)，可通過該模塊對損壞部件在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)虛擬拆裝動(dòng)作，對拆裝部件仍可進(jìn)行全生命周期的監(jiān)控。

1.2.9 其他輔助模塊 其他輔助模塊包括系統(tǒng)管理、盤點(diǎn)管理、財(cái)務(wù)對賬、統(tǒng)計(jì)分析等，這些模塊對整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)作起到一定的支撐作用。

1.2.10 編碼規(guī)則 所有物資分為專業(yè)消耗、資產(chǎn)、備件、通用消耗4類，這部分編碼規(guī)則用類別拼音的開首字母編碼。4類設(shè)備內(nèi)部分別接續(xù)子分類的拼音開首字母編碼。具體物資在編碼類別下按數(shù)字順序編碼，詳細(xì)編碼規(guī)則見表1，所有物資可根據(jù)編碼即可知物資性質(zhì)。編碼部分后期可通過建立對應(yīng)關(guān)系數(shù)據(jù)庫與中國氣象局現(xiàn)有氣象裝備編碼實(shí)現(xiàn)一一對應(yīng)。

表1 設(shè)備分類編碼規(guī)則表Tab.1 Equipment classification coding rule table

2 案例流程簡介

系統(tǒng)建立有各市縣局子倉庫、物資數(shù)據(jù)、用戶信息、供應(yīng)商信息等各類信息，所有物資可在探測中心和各子倉庫中自由流轉(zhuǎn)。

由各業(yè)務(wù)科室發(fā)起采購申請，在系統(tǒng)中填寫采購申請單，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購人填寫采購單(勾選采購申請單即可)。采購人執(zhí)行采購流程，貨到后由采購人通過勾選采購單，分批次填寫到貨單，多個(gè)到貨單可對應(yīng)一個(gè)采購單，倉庫管理員根據(jù)到貨單填寫采購入庫單。合同發(fā)票到后，由采購人通過勾選采購訂單填寫付款單，多張付款單可對應(yīng)一個(gè)采購訂單。

年初時(shí)系統(tǒng)管理員會(huì)錄入探測中心當(dāng)年所有業(yè)務(wù)和基建項(xiàng)目，采購人需將報(bào)銷單據(jù)掛靠項(xiàng)目，以便于項(xiàng)目結(jié)算統(tǒng)計(jì)。

圖3 采購入庫流程圖Fig.3 Purchase warehousing flow sheet

業(yè)務(wù)科室借用備件，可在系統(tǒng)中填寫借用申請，經(jīng)審批后，由倉庫管理員根據(jù)借用申請單填寫借用出庫單并出庫，此時(shí)物資暫存于借用虛擬庫。如借用物資在臺(tái)站使用，則由業(yè)務(wù)科室填寫維修回執(zhí)單，經(jīng)審批后，由倉庫管理員根據(jù)維修回執(zhí)單填寫維修消耗出庫單，此時(shí)物資數(shù)據(jù)從探測中心借用虛擬庫流轉(zhuǎn)到相應(yīng)市縣局倉庫的數(shù)據(jù)庫中。如借用物資未使用，需還回倉庫，則由業(yè)務(wù)科室填寫物資歸還單經(jīng)審批后，由倉庫管理員填寫歸還入庫單完成歸還入庫，此時(shí)物資數(shù)據(jù)從借用虛擬庫流轉(zhuǎn)回探測中心倉庫。

市縣局領(lǐng)用物資時(shí)，由采購人員填寫調(diào)撥單，倉庫管理員根據(jù)調(diào)撥單填調(diào)撥出庫單，同時(shí)完成物資出庫。如調(diào)撥的物資類別是資產(chǎn)類，倉庫管理員可進(jìn)入資產(chǎn)調(diào)撥模塊，根據(jù)調(diào)撥單生成資產(chǎn)調(diào)撥單并打印。

3 結(jié)語

本系統(tǒng)目前主要在江蘇省級(jí)應(yīng)用，規(guī)范了所有物資的編碼規(guī)則，讓系統(tǒng)中的物資數(shù)量與倉庫物資數(shù)量實(shí)時(shí)一致。區(qū)分了資產(chǎn)調(diào)撥和其他物資調(diào)撥，完成了實(shí)時(shí)打印資產(chǎn)調(diào)撥單的功能。通過軟件的應(yīng)用，完善了基建項(xiàng)目的采購管理。完備了各項(xiàng)設(shè)備采購和領(lǐng)用的審批流程，做到了物盡其用。讓借用領(lǐng)用管理從紙質(zhì)單據(jù)變成電子單據(jù)的流轉(zhuǎn)，管理更加科學(xué)，杜絕了只借不還的情況。軟件還有各類統(tǒng)計(jì)分析功能，對每年備件的應(yīng)用情況，設(shè)備的調(diào)撥情況，都有較好的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，以利于今后裝備維修及調(diào)撥的分析管理。

本系統(tǒng)依據(jù)探測中心物資供應(yīng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)，是針對業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作中亟待管理和解決的問題而研究開發(fā)的。本系統(tǒng)已投入試運(yùn)行，基本實(shí)現(xiàn)了從申請、審批、采購、訂單、入庫、調(diào)撥、資產(chǎn)到全生命周期的跟蹤等全方位的高效管理。隨著氣象探測現(xiàn)代化的推進(jìn)，本系統(tǒng)將為全省的氣象裝備保障工作打好基礎(chǔ)，發(fā)揮更大作用。使我們的氣象裝備保障工作的物資管理更規(guī)范、設(shè)備維修更高效。