林麗

人社事業(yè)事關(guān)老百姓就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會保障以及權(quán)益維護等內(nèi)容，是新時代最大的民生工程、民心工程、根基工程。人社部門在從事人社工作過程中，形成了海量的業(yè)務(wù)檔案資料，與百姓生活息息相關(guān)。在進入新時代、邁進“十四五”的關(guān)鍵時期，如何科學(xué)、規(guī)范抓好人社檔案的管理服務(wù)工作，助力人社事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，已成為當(dāng)前及今后一個時期面臨的重大課題。

一、人社檔案管理現(xiàn)狀

1.人社檔案的內(nèi)容及特點

人社工作涉及就業(yè)創(chuàng)業(yè)、技能培訓(xùn)、人才隊伍建設(shè)、社會保障、維權(quán)執(zhí)法等多方面內(nèi)容，在人社業(yè)務(wù)工作過程中，形成了干部人事管理、勞動就業(yè)、績效管理、養(yǎng)老保險、工傷保險、生育保險、失業(yè)保險、公務(wù)員管理、專業(yè)技術(shù)人員職稱評審、工資審批、人才引培、勞動合同鑒定、勞動人事爭議仲裁等各方面的檔案資料。隨著人社事業(yè)不斷改革發(fā)展，特別是2019年以來，受經(jīng)濟下行壓力、新冠肺炎疫情等因素影響，國家將就業(yè)放在“六穩(wěn)”“六?！敝?，相繼出臺了一系列扶持企業(yè)發(fā)展、保障和改善民生的政策措施，這些政策措施的覆蓋面之廣、扶持力度之大，前所未有，也給人社檔案管理服務(wù)工作帶來了全新的機遇和挑戰(zhàn)。人社檔案的工作性質(zhì)決定其特點主要表現(xiàn)為檔案種類的多樣性、動態(tài)性及檔案保管的分散性、內(nèi)容的專業(yè)性。做好人社檔案管理服務(wù)任務(wù)繁重而艱巨。

2.人社檔案的現(xiàn)狀分析

建湖縣自2011年人事、勞動保障兩局合并以來，根據(jù)檔案管理“三個體系”建設(shè)要求，積極推進人社檔案資源體系、利用體系和安全體系建設(shè)，取得了積極進展。一是檔案基礎(chǔ)工作扎實推進。2011年以來，借助兩局合并，督促下屬各單位建立失業(yè)人員托管檔案、退休人員檔案、醫(yī)保檔案、回鄉(xiāng)大學(xué)生檔案、工人技術(shù)考工檔案、企業(yè)參保檔案、機關(guān)事業(yè)單位職工參保及退休人員檔案、城鄉(xiāng)居民保險檔案、績效管理檔案等9個檔案室。2019年投入了一定的資金，新建了干部人事檔案室，基本達到省、市干部人事檔案室管理要求。近年來，各檔案室把民生檔案資源建設(shè)工作和信息化工作納入各單位全年目標(biāo)任務(wù)，積極抓好各類資料的收集、鑒定、整理、歸檔工作，平均每年新增企業(yè)職工退休檔案約3000份、失業(yè)職工托管檔案約3200份、回鄉(xiāng)大學(xué)生檔案約2600份、城鄉(xiāng)居民參保檔案約2000份。二是檔案信息化建設(shè)步伐加快。近年來，該縣干部人事檔案室配置了檔案數(shù)字化建設(shè)所需的專用電腦、軟件、光盤刻錄機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和專用的檔案管理軟件系統(tǒng)，對全縣機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案逐步完成電腦掃描，基本實現(xiàn)干部檔案信息數(shù)字化管理。人才檔案已全面實現(xiàn)數(shù)字化管理，其他檔案正在初步進行電子掃描工作，計劃幾年內(nèi)將所有檔案錄入檔案管理系統(tǒng)。三是檔案利用能力不斷提升。近3年，建湖縣民生檔案接待量大幅增加，3年查閱使用量達5萬多人次，人社檔案利用效率明顯提升。同時，建湖縣積極抓好民生檔案的安全工作，不斷完善《檔案保管制度》《檔案統(tǒng)計、鑒定和移交制度》《檔案保密制度》《立卷歸檔制度》《檔案利用制度》等規(guī)定細則，檔案管理日益規(guī)范，安全責(zé)任事故出現(xiàn)率大為降低。

二、當(dāng)前人社檔案工作存在的主要問題

1.檔案尚未實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理

目前，不少地區(qū)的人社檔案分別由各業(yè)務(wù)單位單獨管理，業(yè)務(wù)單位不愿意將檔案移交到部門綜合檔案室或上級檔案館，認為檔案是該部門的資源，移交后不方便利用。比如建湖縣人社檔案下設(shè)9個檔案室，多庫房分散管理既導(dǎo)致人力、財力、物力等資源的重復(fù)投資和浪費，又增加了管理服務(wù)的難度，導(dǎo)致老百姓查閱檔案多跑腿，影響了服務(wù)體驗。

2.檔案數(shù)字化智能化推進緩慢

從調(diào)研情況來看，目前大部分地區(qū)民生檔案以傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔為主，手工檢索和人工查閱卷宗費時費力，不能滿足異地查閱需求，檔案資源建設(shè)和利用效能低下。有的地區(qū)雖在加快推進人社檔案信息化建設(shè)方面作出了一些有益探索，但僅停留在電腦、軟件、光盤刻錄機、掃描儀等設(shè)備的添置和檔案內(nèi)容的掃描錄入上，尚處于初步探索階段，更談不上引進區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)，離智慧人社檔案管理要求相去甚遠。

3.檔案管理制度及服務(wù)不規(guī)范

人社領(lǐng)域現(xiàn)有的檔案管理制度都是幾年前甚至十多年前制定的，已經(jīng)不能適應(yīng)新時代人社檔案管理工作的要求。特別是在智慧人社的大背景下，如何抓好人社檔案的服務(wù)供給，尚無明確的制度規(guī)定。比如數(shù)據(jù)信息庫如何建立管理、電子檔案如何收集整理和鑒別真?zhèn)?、信息?shù)據(jù)庫的安全問題如何解決、數(shù)字檔案遠程查詢?nèi)绾喂芾?、如何防范黑客攻擊等，都需要一套完整的制度來?guī)范。

4.基層檔案管理現(xiàn)狀堪憂

人社基層平臺是縣級人社工作的延伸，鎮(zhèn)、村兩級基層平臺對工作過程中形成的人社檔案資料收集存檔重視程度不夠，檔案管理意識普遍較差。有的基層平臺雖啟動了檔案收集工作，但檔案資料缺失、毀損的現(xiàn)象較為突出，捆扎檔案資料的現(xiàn)象比較嚴重；絕大部分鎮(zhèn)村平臺未明確專兼職檔案管理人員，檔案工作無人問津；有的基層平臺雖有專兼職檔案管理人員，但變動頻繁，交接不規(guī)范，不能按時立卷歸檔；有的鎮(zhèn)村平臺沒有專門的檔案室，達不到檔案安全保管“八防”要求。

三、加快推進人社檔案高質(zhì)量管理的思考

人社部門要緊盯經(jīng)濟社會發(fā)展主戰(zhàn)場，堅持“服務(wù)大局、依法管檔、規(guī)劃引領(lǐng)、數(shù)字提質(zhì)”的工作思路，充分發(fā)揮自身資源優(yōu)勢和專業(yè)優(yōu)勢，釋放人社檔案資源的巨大潛能，把“死檔案”變成“活信息”，不斷增強人社檔案工作的時代性和實效性。

1.加快立改廢釋，推進人社領(lǐng)域檔案法制化

認真?zhèn)鬟_并貫徹落實2020年12月29日全國檔案局長館長會議精神，切實抓好新修訂《檔案法》的宣傳貫徹力度。根據(jù)新形勢新要求，廢除過時的檔案管理規(guī)定，進一步修訂完善新的人社檔案管理規(guī)定，規(guī)范從收集、整理、鑒定、歸檔、保管到查閱等一系列工作程序?？h人社部門要會同縣檔案館定期深入各單位、各基層平臺，督查人社檔案的收集、整理、歸檔、立卷等工作，每年組織一次檔案規(guī)范化管理驗收，推動人社檔案工作整體水平全面提升。

2.策應(yīng)智慧人社，推進人社檔案數(shù)字化

積極策應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”給人社檔案帶來的新機遇和新挑戰(zhàn)，把人社檔案信息化建設(shè)納入總體規(guī)劃，加大財政投入力度，建立統(tǒng)一的人社數(shù)字檔案管理模式，分步驟推進數(shù)字檔案建設(shè)，盡快實現(xiàn)縣、鎮(zhèn)聯(lián)網(wǎng)，組織開展網(wǎng)上在線服務(wù)、信息上傳收集、網(wǎng)上限制性或非保密性查詢等服務(wù)，不斷提高檔案管理服務(wù)效率。推動各級人社部門實現(xiàn)電子規(guī)范化歸檔管理，逐步實現(xiàn)電子文件從形成到歸檔全流程電子化管理。加強對人社數(shù)字檔案的安全維護和管理，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，做好檔案的開發(fā)利用工作，更好地發(fā)揮人社檔案以檔存史、以檔資政、以檔育人、以檔惠民的作用。探索大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)在人社檔案管理中的應(yīng)用，推動人社數(shù)字檔案室向智慧化方向發(fā)展。

3.實行集中管理，推進人社檔案標(biāo)準(zhǔn)化

建立覆蓋全體服務(wù)對象的人社檔案資源體系，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要分步驟實施。一是充分調(diào)研，摸清家底。由縣人社部門召開協(xié)調(diào)會議，摸清各單位檔案種類、數(shù)量、保管狀況、數(shù)字化情況，掌握全系統(tǒng)民生檔案的分布狀況。二是統(tǒng)一規(guī)劃，制定方案。根據(jù)調(diào)查摸底情況，認真測算，統(tǒng)一規(guī)劃，制定人社檔案集中統(tǒng)一管理工作實施方案，請縣檔案館專門進行認證后組織實施。三是集中資源，統(tǒng)一管理。加大投入，建立統(tǒng)一的具有前瞻性的、信息化的人社檔案館（室），將各單位民生檔案實行集中統(tǒng)一管理。進一步整合原各單位人員、經(jīng)費、物資等資源，著力解決人手少、管理資金短缺等實際問題。財政部門要將人社檔案管理服務(wù)經(jīng)費納入財政預(yù)算，逐年提高檔案征集、整理、保護、使用等經(jīng)費。四是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強化供給。要根據(jù)人社檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，制定人社檔案標(biāo)準(zhǔn)體系表，增強人社檔案的標(biāo)準(zhǔn)供給，為廣大服務(wù)對象提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化服務(wù)。

4.夯實基層基礎(chǔ)，推進人社檔案一體化

堅持“縣鎮(zhèn)聯(lián)動、城鄉(xiāng)一體、科學(xué)指導(dǎo)、整體推進”的原則，將基層人社平臺檔案室建設(shè)納入統(tǒng)一規(guī)劃。要制定基層人社平臺檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在縣級檔案館和縣人社部門的指導(dǎo)下，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置檔案庫房、購置檔案裝具，努力達到檔案安全保管“八防”要求。要加強基層人社檔案管理的人員配備，加大對專兼職檔案管理人員的培訓(xùn)、交流、選拔、考核力度，重點培養(yǎng)一批掌握數(shù)字檔案管理技能的新型骨干，進一步優(yōu)化基層檔案人才隊伍素質(zhì)，確保基層人社檔案工作與時俱進。