張雋（開灤集團(tuán)有限責(zé)任公司物資分公司）

引言

當(dāng)今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，外部環(huán)境和市場(chǎng)的劇烈變化，使企業(yè)需要保證持續(xù)發(fā)展，保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，必須要把內(nèi)控管理放在首位，需要不斷加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)各環(huán)節(jié)的控制，構(gòu)建完善的內(nèi)控體系，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，控制采購(gòu)成本。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，是指采購(gòu)過程中因?yàn)橐恍┎荒茴A(yù)料的情況，包括因?yàn)槿藶樵虍a(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)元素造成的風(fēng)險(xiǎn)和自然因素的風(fēng)險(xiǎn)，如提報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃的不準(zhǔn)確導(dǎo)致物資不能滿足生產(chǎn)生活的需要、貨物不符合訂單要求、采購(gòu)人員失職、采購(gòu)貨物不符合合同要求、供應(yīng)商的失信行為等，這些情況都會(huì)阻礙采購(gòu)預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

企業(yè)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)采購(gòu)涉及多項(xiàng)活動(dòng)，在采購(gòu)的過程中也會(huì)受到各種環(huán)境因素的影響，所以會(huì)面臨各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，所以我們要對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行辨識(shí)與評(píng)估。

對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行辨識(shí)與評(píng)估：企業(yè)在采購(gòu)過程中會(huì)遇到諸多的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，如何辨別和評(píng)估采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，是采購(gòu)過程中的首要環(huán)節(jié)。精準(zhǔn)地辨別和評(píng)估采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)是作為一名物資采購(gòu)業(yè)務(wù)員的最基本的要求，準(zhǔn)確地辨別與評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，找出潛在的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)尤為重要。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)通常是由于一些意外情況造成的，例如，采購(gòu)物資不符合商品買賣合同的要求、使用單位提報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃不夠準(zhǔn)確或者不夠及時(shí)都會(huì)造成采購(gòu)物資不能滿足企業(yè)生產(chǎn)生活的需要，甚至?xí)斐晌镔Y產(chǎn)品的積壓。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)貫穿于物資供應(yīng)的整個(gè)過程中，按照采購(gòu)業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程及業(yè)務(wù)屬性，分成以下幾個(gè)類別：

（一）意外風(fēng)險(xiǎn)

由于受到自然災(zāi)害或國(guó)家調(diào)控的各種經(jīng)濟(jì)、環(huán)保等政策實(shí)施的影響，對(duì)采購(gòu)企業(yè)采購(gòu)價(jià)格、準(zhǔn)時(shí)交貨期造成影響，從而給企業(yè)造成損失。這類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生得一般比較突然，企業(yè)難以精準(zhǔn)防控。

（二）計(jì)劃準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)

計(jì)劃是采購(gòu)的源頭，計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)是指采購(gòu)計(jì)劃管理不到位或不科學(xué)，與需求目標(biāo)產(chǎn)生較大偏離，或者是計(jì)劃提報(bào)不及時(shí)，導(dǎo)致采購(gòu)時(shí)間過短，從而造成盲目或錯(cuò)誤采購(gòu)造成的風(fēng)險(xiǎn)。準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃包含采購(gòu)物資完整、準(zhǔn)確的信息、合理的采購(gòu)數(shù)量和采購(gòu)周期、準(zhǔn)確的需求時(shí)間等方面內(nèi)容。

（三）采購(gòu)的價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)

是指缺乏重要物資品種的跟蹤監(jiān)控，對(duì)市場(chǎng)變化了解不夠或者信息掌握不及時(shí)、不對(duì)等，不能全面掌握物資價(jià)格或者未能充分發(fā)揮規(guī)?；少?gòu)優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格偏高。采購(gòu)價(jià)格是采購(gòu)中重點(diǎn)控制目標(biāo)，是實(shí)現(xiàn)降低采購(gòu)成本的重要途徑。主要通過設(shè)置合理的采購(gòu)條件、采購(gòu)方式以及采購(gòu)監(jiān)督等途徑降低采購(gòu)價(jià)格。

（四）合同管理風(fēng)險(xiǎn)

主要包括簽訂合同的當(dāng)事人是否具有主體資格，合同是否合法合規(guī)、是否反映雙方真實(shí)意圖，主要條款是否完備，文字表述是否準(zhǔn)確，是否按相關(guān)的法律法規(guī)保管合同文本，是否有效監(jiān)督合同的履行全過程等。

（五）物資到貨及使用風(fēng)險(xiǎn)

主要是供應(yīng)商供貨不及時(shí)，給企業(yè)生產(chǎn)生活造成損失，構(gòu)成缺貨的風(fēng)險(xiǎn)；到貨后驗(yàn)收不到位，造成的風(fēng)險(xiǎn)。

（六）存貨風(fēng)險(xiǎn)

一是由于生產(chǎn)物資的存儲(chǔ)量不足難以滿足生產(chǎn)生活的需要，導(dǎo)致缺貨而造成的風(fēng)險(xiǎn)；二是采購(gòu)物資積壓，這樣會(huì)造成企業(yè)占用流動(dòng)資金，造成資金不足的風(fēng)險(xiǎn)；三是對(duì)采購(gòu)物資存量缺乏科學(xué)有效的管理，庫(kù)存結(jié)構(gòu)、種類或數(shù)量不合理，發(fā)揮不出庫(kù)存作用，造成資金浪費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)；四是物資采購(gòu)時(shí)對(duì)市場(chǎng)行情估計(jì)不準(zhǔn)，盲目進(jìn)貨，造成跌價(jià)減值風(fēng)險(xiǎn)。

（七）供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)審查不嚴(yán)，引入不具備履約能力或產(chǎn)品質(zhì)量不合格供應(yīng)商，或是未能與具備良好信用與實(shí)力供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，造成過多的臨時(shí)采購(gòu)，提高了采購(gòu)成本和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

（八）采購(gòu)的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)

這屬于人為的風(fēng)險(xiǎn)，由于采購(gòu)人員專業(yè)素質(zhì)不高或水平不夠，難以科學(xué)、高效地執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，或者缺乏責(zé)任心，受利益驅(qū)動(dòng)，采購(gòu)價(jià)高質(zhì)劣物資，損害公司利益。

物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生主要是由于企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程不夠健全或者操作性不強(qiáng)以及人員素質(zhì)或監(jiān)管缺失等造成流程制度執(zhí)行力不夠原因，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)不可能完全消除，但可通過強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

培育風(fēng)險(xiǎn)管理文化，完善內(nèi)控管理制度

企業(yè)找出潛在風(fēng)險(xiǎn)及分析產(chǎn)生原因后，應(yīng)從加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理理念、法律知識(shí)、業(yè)務(wù)流程等核心風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)內(nèi)容的培訓(xùn)開始，不斷培育企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理文化，同時(shí)進(jìn)一步完善各項(xiàng)管理制度，從流程和制度設(shè)計(jì)上防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

（一）強(qiáng)化人員培訓(xùn)，提高防控意識(shí)

通過多途徑多手段的風(fēng)險(xiǎn)管理理念、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程、法制和道德教育等方面內(nèi)容的培訓(xùn)，提高員工風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)、法律意識(shí)、道德素養(yǎng)及制度執(zhí)行力，在公司上下營(yíng)造良好的內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)防范氛圍和文化，逐漸杜絕人為原因形成的風(fēng)險(xiǎn)行為，從而增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控能力。

（二）明確部門職責(zé)，細(xì)化管理責(zé)任

合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置和權(quán)責(zé)清晰的職責(zé)分配是保證采購(gòu)各環(huán)節(jié)工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)。只有細(xì)化責(zé)任、監(jiān)管分離，才能明確各部門職責(zé)，加強(qiáng)采購(gòu)各環(huán)節(jié)管控。采購(gòu)價(jià)格管理、評(píng)審管理、合同管理、庫(kù)存管理、供應(yīng)商管理、結(jié)算付款管理、檢查監(jiān)督管理等分別由不同部門負(fù)責(zé)，各部門工作相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系、制約。通過明確部門職責(zé)，細(xì)化管理責(zé)任，嚴(yán)格考核監(jiān)督，督促各部門做好自身工作管理，為強(qiáng)化管控打下了良好基礎(chǔ)。

（三）完善管理制度，強(qiáng)化制度約束

科學(xué)有效的管理制度是確保內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理質(zhì)量的基本保證。加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督、監(jiān)管能力，以實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)事前預(yù)防、事中監(jiān)督、事后處理為管理目標(biāo)，并根據(jù)采購(gòu)過程中發(fā)現(xiàn)的實(shí)際問題，對(duì)物資計(jì)劃、采購(gòu)評(píng)審、到貨驗(yàn)收、結(jié)算付款、重點(diǎn)物資管理、供應(yīng)商管理等相關(guān)制度進(jìn)行修訂完善，制度要求更細(xì)化，操作性更強(qiáng)。

（四）細(xì)化績(jī)效考核，完善激勵(lì)機(jī)制

將采購(gòu)的各項(xiàng)相關(guān)工作轉(zhuǎn)化，分解指標(biāo)和責(zé)任，明確規(guī)定出工作質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)，并將指標(biāo)層層分解，落實(shí)到各相關(guān)部門和個(gè)人，結(jié)合經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行考核，形成公司→部門→個(gè)人的細(xì)化完整的層層指標(biāo)考核體系。對(duì)一般指標(biāo)每季度考核一次；對(duì)采購(gòu)價(jià)格、到貨驗(yàn)收準(zhǔn)確率、應(yīng)收和預(yù)付款等風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率高指標(biāo)，每個(gè)月檢查一次，檢查結(jié)果與獎(jiǎng)金直接掛鉤。通過細(xì)化合理的績(jī)效考核和激勵(lì)機(jī)制，保證了采購(gòu)各環(huán)節(jié)工作高效完成。

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)處理具體流程

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)處理具體流程主要包括：風(fēng)險(xiǎn)信息收集、風(fēng)險(xiǎn)信息分析評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督及改進(jìn)，具體如下：

（一）風(fēng)險(xiǎn)信息收集

任何一個(gè)正確的決策都必須而且一定是建立在信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)之上的，充分地掌握信息，就可以提高決策方案的正確度，從而可以大大減少?zèng)Q策結(jié)果的不正確性，來(lái)降低決策時(shí)可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)。物資公司風(fēng)險(xiǎn)控制體系覆蓋了公司每個(gè)部門和員工，所屬各單位（部門）按照職責(zé)分工，廣泛、持續(xù)不斷地收集采購(gòu)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部、外部初始信息。整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)信息的收集要具體化，實(shí)事求是，符合實(shí)際。執(zhí)行機(jī)構(gòu)各部門對(duì)信息分別進(jìn)行整理分析，并結(jié)合具體流程開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

（二）風(fēng)險(xiǎn)信息分析評(píng)估

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)執(zhí)行機(jī)構(gòu)通過對(duì)收集信息的分析與評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，提出防控措施并撰寫風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告上報(bào)決策機(jī)構(gòu)。企業(yè)要根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)影響范圍及發(fā)生概率將其分為低風(fēng)險(xiǎn)（D）、一般性風(fēng)險(xiǎn)(C)、中等風(fēng)險(xiǎn)(B)及重大風(fēng)險(xiǎn)(A)四個(gè)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)較大的要素，如預(yù)付款、關(guān)鍵物資等設(shè)置預(yù)警值，一旦到達(dá)預(yù)警值及時(shí)跟蹤處理，提前防范風(fēng)險(xiǎn)。

（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施

企業(yè)可建立靈敏高效的危機(jī)處理和應(yīng)急管理機(jī)制，以降低風(fēng)險(xiǎn)損失。對(duì)新出現(xiàn)的、缺乏風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案的中、重大風(fēng)險(xiǎn)，決策機(jī)構(gòu)應(yīng)在審定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案后組織人員實(shí)施并定期跟蹤；對(duì)低風(fēng)險(xiǎn)和一般性風(fēng)險(xiǎn)由執(zhí)行機(jī)構(gòu)制定應(yīng)對(duì)方案并督促本部門執(zhí)行。

（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督與改進(jìn)

監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防控執(zhí)行情況定期進(jìn)行檢查監(jiān)督。對(duì)中、重大風(fēng)險(xiǎn)防控情況每月檢查一次，對(duì)低風(fēng)險(xiǎn)和一般性風(fēng)險(xiǎn)一般每季度檢查一次。每半年對(duì)公司整體風(fēng)險(xiǎn)防控情況進(jìn)行檢查審計(jì)并撰寫監(jiān)督及改進(jìn)情況報(bào)告，企業(yè)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生及防控情況，及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控制度的修訂完善，以持續(xù)改進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控體系。

結(jié)語(yǔ)

強(qiáng)化企業(yè)物資采購(gòu)管理、優(yōu)化企業(yè)物資采購(gòu)流程、防范物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、加強(qiáng)物資采購(gòu)過程的監(jiān)督和管控、保證信息搜索收集的準(zhǔn)確性以及計(jì)劃的及時(shí)準(zhǔn)確性、合同簽訂的合法合規(guī)合法性、到貨驗(yàn)收的及時(shí)性、付款結(jié)算的準(zhǔn)確性，有效地防范企業(yè)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，不僅可以有效降低企業(yè)的物資采購(gòu)價(jià)格，同時(shí)還可以提高物資采購(gòu)質(zhì)量。因此，采購(gòu)企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定適應(yīng)于本企業(yè)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的管控措施，提升采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的管控能力和水平，為企業(yè)采購(gòu)到性價(jià)比最高的產(chǎn)品保證物資的供應(yīng)。