劉曉暉,弓曉波
(中國飛機(jī)強(qiáng)度研究所,陜西 西安 710065)
在多項(xiàng)目管理環(huán)境中,組織不能僅僅考慮單個(gè)項(xiàng)目的盈利性、技術(shù)可行性,還要從組織整體角度出發(fā)考慮單個(gè)項(xiàng)目對(duì)其他正在進(jìn)行的項(xiàng)目的影響和實(shí)施期間資源的可得性。因此,多項(xiàng)目管理是站在組織層面對(duì)現(xiàn)行組織中所有的項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估、計(jì)劃、執(zhí)行與控制的項(xiàng)目管理方式,即從組織的角度進(jìn)行項(xiàng)目管理,掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況,提前預(yù)判實(shí)施過程存在的風(fēng)險(xiǎn),保障項(xiàng)目按節(jié)點(diǎn)順利進(jìn)行,以滿足組織發(fā)展戰(zhàn)略的要求[1]。
當(dāng)組織中多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)存在時(shí),這些項(xiàng)目在實(shí)施過程中對(duì)設(shè)備、資金、時(shí)間、人力等資源往往存在爭(zhēng)奪關(guān)系或存在資源過載問題,如果這些問題解決不好,勢(shì)必影響多個(gè)并行項(xiàng)目的實(shí)施,直接影響組織的經(jīng)濟(jì)利益。因此,在多項(xiàng)目管理發(fā)生資源沖突時(shí),需要在多個(gè)項(xiàng)目之間合理地調(diào)動(dòng)資源[2],在各個(gè)項(xiàng)目之間交換各種信息,進(jìn)行溝通和理解以處理好項(xiàng)目間知識(shí)共享問題,從而降低資源沖突程度。
近年來,隨著筆者所在單位在強(qiáng)度領(lǐng)域地位的不斷提升,各項(xiàng)工作得以高速發(fā)展,業(yè)務(wù)領(lǐng)域不斷延伸,任務(wù)日漸充實(shí)而飽滿。同時(shí),不斷增多的各類項(xiàng)目與本單位粗放的管理模式和有限的資源之間的矛盾也日益突顯。為了合理利用資源、提高管理效率、保障我所各項(xiàng)任務(wù)的順利開展,急需采用先進(jìn)的管理手段來加強(qiáng)項(xiàng)目從申報(bào)、實(shí)施到驗(yàn)收全過程的計(jì)劃、進(jìn)度、質(zhì)量、檔案等過程管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的系統(tǒng)管理、實(shí)時(shí)監(jiān)控、提前預(yù)警及信息采集等目標(biāo),從而提升項(xiàng)目管理的能力和效率。
多項(xiàng)目協(xié)同管理系統(tǒng)是我單位信息化建設(shè)的重要組成部分,已經(jīng)建設(shè)完成,能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)項(xiàng)目管理的范圍、計(jì)劃、過程、分類、基本信息、儀表板、報(bào)表等要素的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、可視化的管理,提高項(xiàng)目信息共享和協(xié)同的能力,提升重點(diǎn)型號(hào)項(xiàng)目效率和質(zhì)量,減少因?yàn)轫?xiàng)目控制中出現(xiàn)的計(jì)劃、進(jìn)度等問題導(dǎo)致的項(xiàng)目延期和成本上升。
筆者所在單位建立了戰(zhàn)略經(jīng)營層級(jí)、業(yè)務(wù)管理層級(jí)、業(yè)務(wù)實(shí)施層級(jí)三級(jí)計(jì)劃管理體系(如圖1所示),構(gòu)建了項(xiàng)目的集中管控能力。多項(xiàng)目管理系統(tǒng)基于三級(jí)計(jì)劃管理體系,實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目多要素的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、可視化管理。在項(xiàng)目管理體制方面,本單位建立了年度計(jì)劃管理模式,在年初發(fā)布年度計(jì)劃,按季度、半年、年度分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)考核,計(jì)劃發(fā)布與考核的模式比較單一。本文基于此需求與問題,利用項(xiàng)目管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集,設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了看板系統(tǒng)。
圖1 三級(jí)計(jì)劃管理體系
看板系統(tǒng)包含三類綜合看板,第一類為業(yè)務(wù)1的年度計(jì)劃統(tǒng)計(jì),第二類為業(yè)務(wù)2的年度計(jì)劃,第三類為周報(bào)統(tǒng)計(jì)?;赟QL語言,設(shè)計(jì)可配置、可擴(kuò)展的看板系統(tǒng),為領(lǐng)導(dǎo)提供實(shí)時(shí)在線的決策支持。
本單位的計(jì)劃發(fā)布流程如圖2所示,業(yè)務(wù)板塊組長單位根據(jù)合同,與各業(yè)務(wù)部門協(xié)同編制里程碑與年度一級(jí)計(jì)劃,由部門領(lǐng)導(dǎo)審閱之后,下達(dá)里程碑及年度一級(jí)計(jì)劃。業(yè)務(wù)部門根據(jù)下達(dá)的年度計(jì)劃,編制二級(jí)計(jì)劃,下達(dá)至個(gè)人,個(gè)人再按需編制個(gè)人的執(zhí)行計(jì)劃。以往此業(yè)務(wù)流程由業(yè)務(wù)板塊組長單位與各業(yè)務(wù)部門通過excel迭代完成,項(xiàng)目管理平臺(tái)上線之后,已實(shí)現(xiàn)線上的計(jì)劃編制與發(fā)布功能。
圖2 計(jì)劃發(fā)布流程
根據(jù)年度計(jì)劃的規(guī)則,一級(jí)計(jì)劃由項(xiàng)目群項(xiàng)目經(jīng)理完成編制,因此計(jì)劃粒度較粗。二級(jí)計(jì)劃由具體項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理完成編制,計(jì)劃粒度與準(zhǔn)確性適合納入年度計(jì)劃考核。因此,年度計(jì)劃以項(xiàng)目群的模式,統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)目的二級(jí)計(jì)劃與所有里程碑計(jì)劃,年度計(jì)劃的看板樣例如圖3所示。
圖3 年度計(jì)劃看板樣例
基于SQL,利用項(xiàng)目管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集,快速構(gòu)建年度計(jì)劃看板。因?yàn)樯婕绊?xiàng)目群表、項(xiàng)目計(jì)劃表、人員表、反饋表等數(shù)據(jù)庫表,采用with as結(jié)構(gòu),將信息從不同表中提出,交聯(lián)成一個(gè)表,使用dense_rank()與partition by對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多層次編號(hào)分組,完成最終的看板設(shè)計(jì)[3]。具體的SQL結(jié)構(gòu)分為兩個(gè)表,第一表結(jié)構(gòu)如下:
with t1 as
(select 根據(jù)treepath抽取出項(xiàng)目群名稱,項(xiàng)目群ID,項(xiàng)目渠道名稱,ID,
項(xiàng)目名稱,
項(xiàng)目ID,
父節(jié)點(diǎn)ID,
from Project)
第二個(gè)表的結(jié)構(gòu)如下:
with t2 as
(select t1.all
taskinfo.name,end_date,is_over(是否完成)
dept.部門名稱,
user.責(zé)任人名稱,
from t1
inner join TASKINFO,
left join PUBLISH(反饋表),(DEPT)部門表,(USER)人員表)
where dept.dept_code!=′業(yè)務(wù)1機(jī)關(guān)′)
最終,采用dense_rank()進(jìn)行編號(hào),采用partition by進(jìn)行多列排序,具體如下:
select t2.all(按需排序)
from t2
order by dense_rank()over(partition by t2.渠道ID order by t4.項(xiàng)目群名稱)
顧名思義,周報(bào)就是按照周統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的進(jìn)展情況,采用周報(bào)的方式可以對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行精細(xì)的監(jiān)控,為項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目群經(jīng)理提供另一個(gè)維度的項(xiàng)目看板[4]。
周報(bào)的實(shí)現(xiàn)方式包含兩種。第一種方式為提取項(xiàng)目所有計(jì)劃的反饋,同時(shí)要求每個(gè)項(xiàng)目每周必須有反饋。此種方式基于目前的業(yè)務(wù)流程即可完成,但提出的周報(bào)數(shù)據(jù)會(huì)比較分散,且所有針對(duì)具體計(jì)劃的反饋具有針對(duì)性,提取出來之后,會(huì)出現(xiàn)詞不達(dá)意現(xiàn)象,例如“完成任務(wù)”,“已完成”。第二種方式為定向任務(wù)提出方式,即在每個(gè)項(xiàng)目中,定向下達(dá)一條任務(wù),由項(xiàng)目主管每周五之前反饋項(xiàng)目的周完成情況,系統(tǒng)實(shí)時(shí)提取定向計(jì)劃的本周完成情況,并按照?qǐng)D4的樣例統(tǒng)計(jì)顯示每個(gè)項(xiàng)目的周完成情況。
圖4 周報(bào)統(tǒng)計(jì)看板樣例
同樣,周報(bào)看板的實(shí)現(xiàn)完全基于SQL語言,具體架構(gòu)與年度計(jì)劃看板的實(shí)現(xiàn)架構(gòu)相同。兩者的不同之處在于,以當(dāng)前周為第一列,采用倒序的方式動(dòng)態(tài)地顯示所有已提交的周完成情況統(tǒng)計(jì)。如果沒有反饋,顯示無。對(duì)于已經(jīng)全部完成的項(xiàng)目,該行顯示為綠色[5]。動(dòng)態(tài)顯示周完成情況的SQL為:wm_concat(decode(t4.FEEDBACK_DATE, ′1′, t4.progress_remark))as a1。
通過對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫語言以及看板顯示技術(shù)的研究,設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了一種基于項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)集與數(shù)據(jù)庫技術(shù)的看板定制開發(fā)方法。根據(jù)筆者所在單位的業(yè)務(wù)流程與看板需求,實(shí)現(xiàn)了年度計(jì)劃看板與項(xiàng)目周報(bào)看板的方案設(shè)計(jì)與代碼實(shí)現(xiàn),有效地支撐了項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行與考核。該方法已經(jīng)在筆者所在單位成功應(yīng)用,可以在相關(guān)行業(yè)及應(yīng)用系統(tǒng)間推廣使用。