馬 麗

（新疆藝術(shù)劇院，新疆 烏魯木齊 830049）

1 引言

隨著信息時代的到來，信息技術(shù)和智能設(shè)備的應(yīng)用對社會生產(chǎn)生活帶來了很大的變化，大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)信息隨之出現(xiàn)，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)已經(jīng)無法滿足海量數(shù)據(jù)的處理要求，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到快速發(fā)展，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供了有效支持。信息技術(shù)在文書檔案工作中的科學運用，推動了電子化管理體系的不斷完善，但是在實際的檔案工作存在著一些問題，制約著檔案管理水平的提升，需要檔案部門結(jié)合大數(shù)據(jù)時代發(fā)展形勢，優(yōu)化檔案工作思路，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，提升文書檔案利用效率，推動檔案工作價值的高效實現(xiàn)。

2 文書檔案電子化建設(shè)的重要意義

文書檔案能夠?qū)挝唤?jīng)營管理形成全面的覆蓋，實現(xiàn)對相關(guān)數(shù)據(jù)信息的全面收集，對單位發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持，具有較強的憑證作用。電子化的檔案管理模式能夠利用信息技術(shù)手段，實現(xiàn)對各個檔案工作環(huán)節(jié)的全面優(yōu)化，使管理活動能夠利用信息設(shè)備進行高效執(zhí)行，有效提升管理效率。利用專業(yè)信息設(shè)備，實現(xiàn)對文書資料存儲形式的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，有效提升電子檔案的完整性，降低傳統(tǒng)檔案的管理成本。同時通過對電子檔案的全面分析，為檔案利用工作開展提供有效的基礎(chǔ)，能夠結(jié)合實際使用需求，對文書資料進行準確的定位，利用網(wǎng)絡(luò)途徑實現(xiàn)文書檔案資源的高效共享，提升檔案資源的利用效率[1]。

3 文書檔案電子化建設(shè)中存在的不足之處

文書檔案電子化管理模式的科學構(gòu)建對提升檔案管理水平起到關(guān)鍵作用，單位對檔案管理模式轉(zhuǎn)型的重視和支持力度不斷提升，但是在實際的電子化發(fā)展中存在著一些問題制約著管理效果的提升。

1）信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后。完善的信息基礎(chǔ)設(shè)施配置是推動電子化管理模式高效運行的重要基礎(chǔ)，而當前檔案工作推進思路較為傳統(tǒng)，對信息設(shè)施建設(shè)的投入程度相對不足，特別是信息技術(shù)革新速度的不斷加快，對現(xiàn)有的信息設(shè)備缺乏有效地維護和升級，無法對先進技術(shù)進行引進和利用，基礎(chǔ)設(shè)施配置不夠完善，無法有效滿足文書檔案管理需求。同時網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)相對滯后，網(wǎng)絡(luò)帶寬和網(wǎng)絡(luò)信號質(zhì)量得不到保證，影響文書檔案管理效率[2]。

2）管理制度不夠完善。隨著文書檔案管理模式的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的規(guī)章制度已經(jīng)無法適應(yīng)電子化管理需求，無法對管理流程形成有效的規(guī)范，影響文書檔案的真實性。缺乏長效管理機制，相關(guān)的規(guī)章制度較為固定，無法結(jié)合實際檔案工作情況進行管理規(guī)范的及時調(diào)整，特別是信息技術(shù)的運用使得管理模式發(fā)生了很大的變化，管理方式發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的管理思路已經(jīng)無法有效滿足單位發(fā)展需求，對電子化管理模式無法形成有效的規(guī)范[3]。

3）檔案利用形式較為單一。文書檔案資源的高效利用對推動單位發(fā)展起到積極作用，而當前文書資料的利用形式相對單一，管理部門只能提供相應(yīng)的資料查詢和調(diào)用服務(wù)，服務(wù)效率較低，無法有效滿足使用需求。在檔案利用環(huán)節(jié)對信息技術(shù)的利用較為薄弱，無法發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢實現(xiàn)對檔案利用形式的創(chuàng)新，無法推動檔案價值的高效實現(xiàn)。

4）信息安全工作不到位。網(wǎng)絡(luò)是推動文書檔案管理模式轉(zhuǎn)型的重要基礎(chǔ)，而隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜變化，網(wǎng)絡(luò)安全威脅已經(jīng)成為影響文書檔案安全的重要因素，而在實際的管理工作中，對網(wǎng)絡(luò)安全的重視力度相對不足，安全防護體系建設(shè)相對滯后，無法有效抵御網(wǎng)絡(luò)威脅的入侵，不利于文書檔案管理體系的安全運行。

4 優(yōu)化文書檔案電子化建設(shè)的有效策略

1）加強信息基礎(chǔ)建設(shè)。文書檔案電子化管理模式的科學建設(shè)能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，推動文書檔案管理質(zhì)量和利用水平的提升。檔案部門要加強重視和支持力度，充分結(jié)合文書檔案工作實際，科學制定檔案工作發(fā)展方向，對信息資源進行高效整合，科學配置信息基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案工作的科學性。要加強對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)化，為檔案資源共享和管理工作開展提供高質(zhì)量的信息通道，實現(xiàn)對各個檔案工作環(huán)節(jié)的全面覆蓋，構(gòu)建完善的檔案管理體系。要積極引進優(yōu)秀的信息技術(shù)人才，加強對檔案工作人員的培訓(xùn)，將信息知識技能作為重要的培訓(xùn)內(nèi)容，推動管理人員信息素養(yǎng)的提升，對先進的信息設(shè)備和技術(shù)進行有效地利用，為文書檔案工作開展提供基礎(chǔ)保障。

2）完善管理制度。完善的管理制度是保障檔案管理水平的重要基礎(chǔ)，管理部門要提升主動意識，充分結(jié)合電子化管理實際情況，深入檔案工作流程進行全面細致的調(diào)研，準確把握單位發(fā)展情況和檔案工作實際，建設(shè)長效管理機制，結(jié)合電子化管理需求，對相關(guān)規(guī)章制度進行針對性的調(diào)整，為管理工作開展提供制度基礎(chǔ)。要完善評價機制，加強與單位干部職工的溝通交流，積極收集意見建議，對文書檔案工作成效形成及時地反饋，對管理工作中存在的問題做到及時地發(fā)現(xiàn)解決。要落實責任機制，明確管理崗位職能，強化管理人員的服務(wù)意識，建設(shè)科學的檔案文化，營造積極的檔案工作氛圍，保證管理制度的貫徹執(zhí)行。

3）創(chuàng)新檔案利用模式。檔案資源的高效利用對推動文書檔案價值的實現(xiàn)提供有效支持，為適應(yīng)檔案電子化發(fā)展需求，對檔案利用模式進行科學創(chuàng)新已經(jīng)成為檔案部門的重要任務(wù)。要充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，利用先進技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計算等，對文書資料進行深入分析，為資料收集、整理、歸檔、存儲和利用環(huán)節(jié)提供科學的依據(jù)，建設(shè)完善的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)庫。要優(yōu)化檢索機制，對檔案利用需求進行全面分析，優(yōu)化檢索效率，提供針對性的關(guān)鍵詞推送，有效滿足不同應(yīng)用需求。要推動網(wǎng)絡(luò)遠程服務(wù)的實現(xiàn)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用人員能夠通過對管理系統(tǒng)的訪問，實現(xiàn)對資料數(shù)據(jù)的線上瀏覽和調(diào)用，有效提升檔案資料的利用效率，為單位工作開展提供數(shù)據(jù)支持。

4）強化網(wǎng)絡(luò)安全防護。完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系是保證檔案信息安全的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，管理部門要合理利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如智能防火墻，虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，優(yōu)化安全管理機制，對管理活動進行科學規(guī)范，有效抵御網(wǎng)絡(luò)威脅的入侵。要建設(shè)完善的身份識別機制，對管理人員的權(quán)限進行科學設(shè)置，對管理人員和接入設(shè)備進行全面的身份識別和安全認證，提升管理活動的安全性。

5 結(jié)語

文書檔案管理電子化模式的科學構(gòu)建對推動檔案管理水平的提升起到構(gòu)建作用，檔案部門要充分結(jié)合文書檔案管理特點和單位實際情況，提升主動創(chuàng)新意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案工作思路，加強信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化管理制度，強化網(wǎng)絡(luò)安全管理，推動檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升。