張 薔 侯智洋 于 釗

（國家海洋信息中心，天津 300171）

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，各行各業(yè)不斷應用計算機技術(shù)，在信息儲存中最重要的一種形式是電子文件。在各個行業(yè)中，應用辦公自動化系統(tǒng)與信息處理技術(shù)，成為各項工作信息傳遞重要途徑。電子文件儲存的方式比較特殊，要想保證電子文件歸檔的完整性和高效性，應該建立一套完善的管理模式，合理制定精細化管理制度，有效降低管理難度，減輕管理工作人員的工作壓力。相關(guān)部門應該重視大數(shù)據(jù)，要求歸檔管理工作模式創(chuàng)新，信息化建設(shè)成為歸檔管理發(fā)展的重要 趨勢。

1 電子文件歸檔管理的目的

借助電子信息平臺，對網(wǎng)絡信息資源進行整合和統(tǒng)一，這是電子文件歸檔管理系統(tǒng)建設(shè)的目的。工作人員應該充分的利用網(wǎng)絡和硬件設(shè)備，從而實現(xiàn)電子文件集中歸檔的管理目的，實現(xiàn)檔案信息管理的標準化，同時要建立電子檔案的管理、統(tǒng)計分析和遠程維護等功能 體系。

在歸檔管理工作中業(yè)務的種類豐富，目前社會對管理工作越來越重視，對于歸檔管理信息的應用不斷改進，各行業(yè)在大數(shù)據(jù)和計算機的影響下完善了歸檔管理工作，有效的提高歸檔管理工作和綜合技術(shù)，促進部門與部門之間相互合作，有效溝通，共同進步，在大數(shù)據(jù)的影響下，對檔案信息的查詢進行合理的規(guī)劃，有效的實踐檔案信息的完整和準確性，同時避免檔案丟失的問題。通過大數(shù)據(jù)對檔案資源進行整合，不斷推動檔案資源共享的目的，提高服務質(zhì)量，促進行業(yè)發(fā)展。廣大檔案工作者要進一步強化使命擔當、完善工作機制，在檔案收集、保管、研究、利用等各個環(huán)節(jié)全面拓展服務功能，為海洋建設(shè)作出新貢獻。

2 電子文件歸檔存在的一些問題

1）檔案管理模式單一。目前，一些文件檔案沒有科學的管理，沒有指定合理的管理規(guī)范，因此，降低了文件檔案管理效率。出現(xiàn)了文件檔案放置不規(guī)律等問題，也由于一些管理員的責任，沒有重視檔案的管理，嚴重影響檔案管理水平以及管理工作效率。在文件檔案管理中涉及很多部門，沒有做到精細化管理，對檔案資料開發(fā)沒有充足的利用，沒有實現(xiàn)檔案資料的有效的價值，這也是檔案管理中重要的問題所在。

2）規(guī)則失范。工作人員沒有按照電子文件使用歸檔的規(guī)則和管理制度操作，造成規(guī)則失范的狀態(tài)，從而難以保證歸檔電子文件的真實性和可靠性。通常在電子文件歸檔的現(xiàn)實工作中，幾乎都是采用傳統(tǒng)的文檔管理模式，不僅沒有滿足社會的發(fā)展需求，還嚴重滯后于時代發(fā)展。電子文件管理研究處于形式狀態(tài)，并沒有深入解決歸檔的問題。規(guī)則失范還會影響其他電子文件管理問題，比如，文檔機構(gòu)間的交接時間、方法等問題，要想長時間保存，就應該交給檔案館，為此，檔案館應該購置充足的相關(guān)硬件及軟件設(shè)備，以便按時完成 任務。

3）檔案管理人員處理電子文件的效率。影響檔案信息化管理重要因素就是文件檔案管理工作人員的綜合業(yè)務水平。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展對檔案管理工作人員的計算機技術(shù)有一定的要求，目前還有很多的檔案管理人員受到傳統(tǒng)意識的影響，阻礙了管理人員的發(fā)展，這兩點因素影響檔案信息化建設(shè)的進度。比如，一份文件可能要經(jīng)過多個領(lǐng)導在辦公自動化系統(tǒng)（OA，公文系統(tǒng)等）審批，且涉及多個流程及環(huán)節(jié)，因此，一份電子文件經(jīng)過多次修改和流程，造成內(nèi)容及信息的增加、刪減等，再經(jīng)過電子文件收集系統(tǒng)等的多樣化，也使得檔案人員收集電子文件變得非常困難。

3 試析電子文件歸檔有效策略

1）要明確電子文件管理需求標準。大數(shù)據(jù)時代中，檔案管理要想順利發(fā)展，就應向信息化的管理模式發(fā)展，樹立現(xiàn)代化的管理理念，對大數(shù)據(jù)的思維進行大力的宣傳，讓每一位檔案館人員意識到大數(shù)據(jù)在檔案管理中的重要性，積極參與到檔案管理建設(shè)的活動中。參與檔案工作人員都要充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。

2）建立檔案信息化管理平臺。在建設(shè)檔案信息平臺的過程中，需要了解檔案信息組成的部分，通過數(shù)據(jù)處理技術(shù)對檔案的信息進行識別，這樣不僅提高工作人員的工作效率，還能促進數(shù)據(jù)信息的利用率。在實施的過程中，制定具體方案，對檔案信息數(shù)據(jù)的來源和特點進行分類，有效的實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)之間的交換，工作人員應該做好檔案數(shù)據(jù)管理工作，保證檔案信息管理的高效性和準確性。建立數(shù)據(jù)信息平臺，來提高檔案管理水平。在大數(shù)據(jù)的影響下，保證了檔案管理質(zhì)量，有效的融合大數(shù)據(jù)和檔案管理，方便檔案管理信息的查詢。在具體檔案信息數(shù)據(jù)平臺建設(shè)的過程中，應該重視檔案數(shù)據(jù)信息的構(gòu)成。同時針對不同等級的資料，應該記錄檔案歸檔的整個過程，避免檔案丟失和損壞的現(xiàn)象，保證檔案后期使用的準確性和便利性，精細化管理方式歸檔檔案。作為檔案管理員就應該保證檔案歸檔的條理清晰，創(chuàng)新檔案管理方式，努力提高自身的專業(yè)水平，保證工作可以順利進行。

3）投入信息化設(shè)施。檔案管理重要的就是信息化管理，隨著大數(shù)據(jù)的時代發(fā)展，檔案管理需要在信息化設(shè)施方面大力投入，加強管理工作中的配套設(shè)施，這也是檔案信息傳輸和整理的重要手段，目前，海洋工作應該重視檔案管理工作，與海洋部門進行詳細溝通，解決一系列問題，促進檔案信息化發(fā)展，進一步強化檔案意識，用于改革創(chuàng)新，突出特色，不斷提升檔案資源建設(shè)和開發(fā)利用水平，以高質(zhì)高效的檔案工作服務為海洋振興戰(zhàn)略實施各項工作。

4）加強檔案信息化管理保密工作。要做好對檔案信息管理系統(tǒng)的維護工作，在管理的過程中需要結(jié)合實際情況進行更新與維護，保證信息輸入的完整性，并且要專門設(shè)立數(shù)據(jù)可進行維護，提高管理人員的數(shù)據(jù)更新意識，并且能夠利用大數(shù)據(jù)對信息進行刪除和更新，對檔案進行分類管理，在最短的時間內(nèi)可以準確的分析結(jié)果。檔案管理實現(xiàn)了電子化工作模式，通過互聯(lián)網(wǎng)對檔案進行傳遞，在檔案管理工作中，要需要購買一些網(wǎng)絡安全軟件來保證網(wǎng)絡的安全性，并請計算機工程師定期的對安全軟件進行檢查和維修，在保證網(wǎng)絡安全的情況下提供檔案的查詢和服務。還有在大數(shù)據(jù)的影響下，可以借助大數(shù)據(jù)保證檔案信息的完整性。同時，管理人員在日常的工作中，做好數(shù)據(jù)信息的備份，避免因為數(shù)據(jù)信息的丟失，影響正常工作。

4 結(jié)語

總而言之，計算機網(wǎng)絡技術(shù)促進電子文件的廣泛應用，辦公室自動化系統(tǒng)處于發(fā)展階段，各個領(lǐng)域都重視電子文件歸檔管理工作，檔案信息化建設(shè)，提高電子文件檔案管理水平，只有加強電子文件歸檔管理工作，一定要與紙質(zhì)文件同步，才能體現(xiàn)出與時俱進。在檔案事業(yè)中，對信息化建設(shè)是適應時代發(fā)展的必然選擇，同時也能夠提高檔案信息化管理水平，也是提高檔案服務水平的必要條件。