繆 潔

（江蘇省泰興市姚王鎮(zhèn)人民政府，江蘇 泰興 225400）

文書(shū)檔案基本上可以視為事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)作業(yè)活動(dòng)以及編制各項(xiàng)工作計(jì)劃的根本依據(jù)。對(duì)于事業(yè)單位工作而言，文書(shū)檔案不僅記錄了事業(yè)單位規(guī)模發(fā)展以及業(yè)務(wù)推廣等多項(xiàng)信息內(nèi)容，同時(shí)也記錄了事業(yè)單位發(fā)展成績(jī)以及成果表現(xiàn)等多項(xiàng)信息內(nèi)容?？梢哉f(shuō)，文書(shū)檔案有效見(jiàn)證了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的成績(jī)發(fā)展以及塑造了事業(yè)單位良好的社會(huì)形象。結(jié)合以往到文書(shū)檔案管理工作來(lái)看，因文書(shū)檔案管理工作所涉及的數(shù)據(jù)內(nèi)容較多，傳統(tǒng)以人工為主的管理方式難以應(yīng)對(duì)冗雜的文書(shū)檔案資源，在工作效率與質(zhì)量方面表現(xiàn)不高。近些年來(lái)，在信息社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的不斷推動(dòng)作用下，信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸應(yīng)用于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中，且無(wú)論是在工作效率還是在工作質(zhì)量方面均得到明顯加強(qiáng)。

1 事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理工作的實(shí)施必要性分析

關(guān)于事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理工作的實(shí)施必要性分析，我們主要可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行明確與把握：

一方面，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作基本上可以視為有效記錄事業(yè)單位日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)信息的重要載體形式，在一定程度上可以為工作決策以及管理計(jì)劃提供良好的依據(jù)憑證。最重要的是，事業(yè)單位文書(shū)檔案資料可以用作黨和國(guó)家開(kāi)展政治經(jīng)濟(jì)文化等建設(shè)工作的依據(jù)保障，可以視為見(jiàn)證國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的有效資料。通過(guò)實(shí)行信息化檔案管理工作，工作人員可以對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位文書(shū)檔案資料內(nèi)容進(jìn)行合理配置與優(yōu)化管理，減少以往因人工操作失誤或者管理行為不當(dāng)，所導(dǎo)致紙質(zhì)檔案文件受損或者丟失等問(wèn)題。在信息化檔案管理過(guò)程中，工作人員可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料進(jìn)行真實(shí)記錄，同時(shí)還可長(zhǎng)久保存，具有重要的管理意義[1]。

另一方面，在當(dāng)前信息社會(huì)發(fā)展視角下，各行業(yè)生產(chǎn)工作以及管理工作主張利用信息化管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)生產(chǎn)作業(yè)過(guò)程的全周期管理。在這樣的發(fā)展態(tài)勢(shì)下，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作必須結(jié)合信息化發(fā)展角度，主動(dòng)利用信息化管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案資料的收集整理與歸納分析，確保檔案查閱效率與使用質(zhì)量得以大幅度提高。與此同時(shí)，事業(yè)單位內(nèi)部可以利用網(wǎng)絡(luò)云儲(chǔ)存等相關(guān)技術(shù)，對(duì)當(dāng)前內(nèi)部檔案資料進(jìn)行妥善保存與安全管理，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失或者其他問(wèn)題。最重要的是，檔案信息化管理系統(tǒng)可以為事業(yè)單位內(nèi)部人員提供信息下載以及分享等功能，促使檔案使用效率大幅度提高。

2 信息社會(huì)視角下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作改革策略及建議分析

2.1 全方位提升文書(shū)檔案信息化建設(shè)水平，加強(qiáng)檔案管理工作效率與質(zhì)量

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理資料本身具備復(fù)雜性以及系統(tǒng)性和特點(diǎn)。因其所涵蓋的資料信息內(nèi)容較多，導(dǎo)致事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)常常會(huì)投入較多的人力資源以及物力資源。但是結(jié)合以往的檔案管理情況來(lái)看，傳統(tǒng)以人工管理方式為主的工作模式，無(wú)論是在檔案管理質(zhì)量還是在效率方面都存在較多不足問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程。針對(duì)此，為全面規(guī)避傳統(tǒng)管理方式存在的弊端問(wèn)題，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案信息化管理工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署。

一方面，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該加強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。重點(diǎn)針對(duì)分散且介質(zhì)較多的檔案文本及照片等內(nèi)容進(jìn)行歸檔處理。一方面，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前文書(shū)檔案信息化管理情況，構(gòu)建科學(xué)合理的管理制度。其中，重點(diǎn)針對(duì)信息化管理規(guī)章制度內(nèi)容進(jìn)行合理設(shè)定，確保責(zé)任得以細(xì)化、崗位工作內(nèi)容得以落實(shí)。除此之外，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作還應(yīng)該針對(duì)辦公一體化內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)應(yīng)用。通過(guò)科學(xué)設(shè)計(jì)文書(shū)檔案管理軟件，確保信息化管理方式可以全面融入事業(yè)單位管理工作當(dāng)中[2]。

2.2 構(gòu)建科學(xué)合理的信息管理平臺(tái)，確保文書(shū)檔案管理的安全性

科學(xué)構(gòu)建信息管理平臺(tái)，在一定程度上可以促使檔案信息管理工作變得更加科學(xué)化與安全化，確保文書(shū)檔案管理工作期間不會(huì)受到其他因素的干擾影響而出現(xiàn)資料信息遺漏或者丟失的問(wèn)題。在正式管理期間，建議管理人員應(yīng)該構(gòu)建檔案信息加工系統(tǒng)，針對(duì)各項(xiàng)檔案資料內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)過(guò)程。并根據(jù)事業(yè)單位文書(shū)檔案資料的性質(zhì)以及類(lèi)別情況對(duì)其進(jìn)行合理分類(lèi)以及整理。

與此同時(shí)，為確保文書(shū)檔案資料的使用安全性，檔案管理人員可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝殺毒軟件或者防火墻等設(shè)施，全天候加強(qiáng)對(duì)檔案資料的安全維護(hù)力度，避免不法人員侵入電腦竊取資料或者避免系統(tǒng)漏洞問(wèn)題引發(fā)檔案資料丟失。除此之外，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)合理的文件檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)。目的在于將事業(yè)單位文書(shū)檔案資料完整的存入到檔案資料庫(kù)當(dāng)中，并根據(jù)實(shí)踐應(yīng)用情況構(gòu)建檔案信息查詢以及保密系統(tǒng)，可以確保文書(shū)檔案資料應(yīng)用的科學(xué)性與合 理性[3]。

2.3 深化檔案管理人員的信息化管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理目標(biāo)

為確保事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作得以全面貫徹與落實(shí)，建議從事于檔案管理工作的從業(yè)人員應(yīng)該深化個(gè)人的檔案管理意識(shí)，尤其是信息化檔案管理意識(shí)。最好可以主動(dòng)結(jié)合當(dāng)前檔案信息化管理技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)當(dāng)前信息化檔案管理手段以及內(nèi)容進(jìn)行全面掌握。并在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格恪守自身的操作行為并遵循自身的崗位職責(zé)要求，在日常開(kāi)展檔案資料管理工作的過(guò)程中，可高效利用信息化管理技術(shù)對(duì)檔案資料數(shù)據(jù)及相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行妥善保存以及配置 管理。

與此同時(shí)，在日常開(kāi)展檔案資料管理工作的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)該始終具備高度的服務(wù)意識(shí)以及管理意識(shí)，在冗雜的信息資源中選擇最具有代表性、最具價(jià)值的信息資料進(jìn)行妥善保存，以期可以為事業(yè)單位后續(xù)管理工作提供良好的數(shù)據(jù)支持。除此之外，為全面深化檔案管理人員的管理意識(shí)，建議事業(yè)單位方面應(yīng)該定期開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，目的在于讓檔案管理人員了解當(dāng)前信息化檔案管理技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)以及相關(guān)趨勢(shì)，對(duì)當(dāng)前工作存在的不足進(jìn)行及時(shí)改進(jìn)，以便可以為事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供 保障[4]。

3 結(jié)論

總而言之，為全面促進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的有效開(kāi)展，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該對(duì)信息化技術(shù)文書(shū)檔案管理工作中的應(yīng)用問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署。并主動(dòng)立足于當(dāng)前信息社會(huì)發(fā)展進(jìn)程，積極運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化處理，以確保文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量以及效率深化加強(qiáng)。與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該勇于承擔(dān)起自身的管理責(zé)任，堅(jiān)持立足于信息社會(huì)發(fā)展實(shí)況，對(duì)當(dāng)前信息技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展問(wèn)題進(jìn)行動(dòng)態(tài)把握，并合理將該項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中，提高檔案管理工作的效率性與質(zhì)量性。