毛 雁
(無棣縣疾病預(yù)防控制中心,山東 濱州 251900)
隨著信息技術(shù)高速發(fā)展,人事檔案信息化建設(shè)已成為加強(qiáng)及完善疾病預(yù)防控制中心管理的根本要求,同時是適應(yīng)新形勢下醫(yī)院發(fā)展需要的必然趨勢。疾控中心傳統(tǒng)的人事檔案管理模式還止步于紙質(zhì)文件管理層面,同時管理形式較為滯后,從而導(dǎo)致人事檔案管理效率低下,不利于疾病預(yù)防控制中心實(shí)現(xiàn)良性的可持續(xù)發(fā)展。因此,健全疾控中心人事檔案信息化建設(shè)、全面增強(qiáng)疾控中心疾病預(yù)防能力是優(yōu)化管理的重要途徑,疾控中心人事檔案的信息化建設(shè)因?qū)⒐ぷ餍枨笞鳛榍腥朦c(diǎn),根據(jù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展及數(shù)字化要求進(jìn)行改進(jìn)。
1)人事檔案信息化建設(shè)意識薄弱。部分疾病預(yù)防控制中心以疾病控制、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)及資金保障等內(nèi)容作為工作重心,對人事人員的管理尚停滯于日常業(yè)務(wù)管理、資源調(diào)配等方面,未意識到信息化建設(shè)的必要性,且沒有充分發(fā)揮人事檔案的工具效用,僅簡單要求人事檔案管理通過計算機(jī)記錄相應(yīng)的信息,確保有效資料能夠錄入至計算機(jī)中,便于信息檢索及查詢,但難以滿足高層次的信息化需求,易導(dǎo)致資源閑置及浪費(fèi)[1]。
2)缺乏信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃。現(xiàn)階段疾病預(yù)防控制中心的人事檔案信息化管理還未明確標(biāo)準(zhǔn)性規(guī)范,同時缺乏合理的組織領(lǐng)導(dǎo),使得頂層設(shè)計難以與現(xiàn)代化的信息技術(shù)、實(shí)際需求相適應(yīng)。此外,人事檔案信息化制度缺乏充分的科學(xué)論證,沒有形成統(tǒng)一整體的結(jié)構(gòu)構(gòu)建,因此疾病預(yù)防控制中心在建設(shè)人事檔案信息化管理時,缺少指導(dǎo)性資源及規(guī)范性文獻(xiàn),同時在人事檔案信息化管理時也無相適應(yīng)的檢查體系、考核指標(biāo)體系、評估標(biāo)準(zhǔn)體系。
3)人事檔案管理體系處于封閉運(yùn)行階段。一些疾病預(yù)防控制中心的人事檔案還沿用以往傳統(tǒng)制度,但近年來公共管理觀念逐步更迭,人事檔案管理受到了不同程度的限制,不利于提高人事檔案管理的有效利用率,極大削弱了人事檔案功能,難以充分保障檔案的知情權(quán),因此這種封閉式的檔案運(yùn)行機(jī)制,不能充分滿足提升人事檔案管理的作用及價值。
4)信息化管理理念滯后??茖W(xué)的管理理念是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ),但疾病預(yù)防控制中心人事檔案管理還處于輔助及服務(wù)階段,消極的管理觀念會抵制新模式改革,不利于信息化管理工作的開展。同時,受管理者觀念限制,不會對人事檔案信息化管理投入過多資源,使其逐步被邊緣化,最終使得人事檔案信息數(shù)據(jù)難以獲取有效利用,無法提供信息共享。
1)加強(qiáng)人事檔案信息化管理的重視程度。為了有效增強(qiáng)疾病預(yù)防控制中心對人事檔案信息化管理的重視程度,推動其構(gòu)建健全的人事檔案信息化系統(tǒng),自上而下地提高不同部門及不同崗位人員對人事檔案信息化建設(shè)的意識,應(yīng)定期組織工作人員參加信息化檔案系統(tǒng)的技能培訓(xùn),并依據(jù)階段性的培訓(xùn)成果予以客觀考核及評價,明確科學(xué)合理的激勵制度,對于獲得優(yōu)秀培訓(xùn)成果的人員給予一定獎勵,并鼓勵未通過考核的人員繼續(xù)培訓(xùn),不斷提升自我知識架構(gòu),加強(qiáng)實(shí)踐水平和綜合素養(yǎng),繼而保障疾病預(yù)防控制中心在人事檔案信息化建設(shè)工作中的順利開展。
2)設(shè)立完善的人事檔案信息化平臺。疾病預(yù)防控制中心可通過相關(guān)部門申請專項(xiàng)資金,聯(lián)合專業(yè)的軟件開發(fā)公司共同研發(fā)信息設(shè)備,依據(jù)疾病預(yù)防控制中心的實(shí)際情況與發(fā)展需求,結(jié)合人事檔案所涉及的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃[2],設(shè)計出相應(yīng)平臺,確保信息化平臺可結(jié)合信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)自動更新及調(diào)整。此外,信息化平臺可依循疾病預(yù)防控制中心的各項(xiàng)規(guī)章制度,對人員的日常管理、考評、晉升及存檔等工作審批實(shí)現(xiàn)自動生成,降低人工誤差。其次,通過設(shè)立系統(tǒng)化的人事檔案管理體制,有規(guī)劃、有目標(biāo)地設(shè)置數(shù)據(jù)處理、信息管理、信息利用等權(quán)限,保障檔案的自動授權(quán)、自動認(rèn)證、自動數(shù)據(jù)分析、自動備案等,以達(dá)到人事檔案管理智能化、合理化及高效化的目標(biāo)。
3)提高人事檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)。疾病預(yù)防控制中心應(yīng)積極引入專業(yè)的人事檔案信息化管理人員,根據(jù)人事檔案信息化平臺的服務(wù)功能,進(jìn)行深入的信息分析數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)化管理[3]。同時,疾病預(yù)防控制中心可根據(jù)干部人事檔案信息化建設(shè)實(shí)施專題培訓(xùn),從信息采集、日常業(yè)務(wù)、目錄編輯、檔案掃描、圖片編輯、高清處理、上傳資料、下載打包、查詢統(tǒng)計、系統(tǒng)維護(hù)、信息化管理操作等方面進(jìn)行詳細(xì)講解,為其操作演示人事檔案數(shù)字化的文件掛接及圖片處理工作,培訓(xùn)人員在經(jīng)過實(shí)際動手操作后,加強(qiáng)對信息平臺的熟悉程度,以更好地解決在實(shí)際操作中存在的問題。
4)加強(qiáng)人事檔案信息的利用率。提高資源利用率是人事檔案信息化管理的主要目標(biāo),因此疾病預(yù)防控制中心人事部可在構(gòu)建完善準(zhǔn)確的檔案信息庫數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上,根據(jù)不同類別的人事檔案信息進(jìn)行表格化操作,并予以圖示化數(shù)據(jù)展示和分析,生成定期的綜合統(tǒng)計或簡報,清晰直觀地反映出人力資源的使用情況,有助于提升人力資源的管理效率,并能幫助高層管理人員總體把控人力資源的實(shí)際情況,做出符合實(shí)際的正確決策。
5)建立完善的人事檔案信息化建設(shè)體系。疾控中心可對自上而下構(gòu)建統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案信息化建設(shè),構(gòu)建由資源層、服務(wù)層、保障層與應(yīng)用層組建的檔案信息化參考架構(gòu),繼而明確檔案信息化建設(shè)邊界和對象,確定檔案信息化建設(shè)現(xiàn)有或缺失標(biāo)準(zhǔn),保障建設(shè)規(guī)劃的統(tǒng)一性及規(guī)范性[4]。同時,需制定可行性較高的檔案信息化建設(shè)方案,提出合理的建設(shè)任務(wù)與目標(biāo),提高網(wǎng)絡(luò)平臺管理的整合性,促進(jìn)疾控中心實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)管理架構(gòu)的共享。在資源安全標(biāo)準(zhǔn)方面,為了規(guī)范人事檔案信息資源在轉(zhuǎn)換、分析、利用過程中的安全防護(hù)要求,必須明確好數(shù)據(jù)安全管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),內(nèi)容包括風(fēng)險治理、數(shù)據(jù)備份、信息遷移、敏感信息等。
綜上所述,在大數(shù)據(jù)高速發(fā)展的背景下,加速人事檔案信息化建設(shè)可促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心的管理模式逐步向自動化、數(shù)字化、系統(tǒng)化的方向轉(zhuǎn)變,以充分激發(fā)出人事檔案的職能效用,促進(jìn)疾控中心實(shí)現(xiàn)人力資源管理的高效率及低成本發(fā)展,同時通過逐步改善人事檔案管理模式,可完成人事檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃,促進(jìn)疾控中心的檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展。