張 璇

（安徽省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查局327地質(zhì)隊，安徽 合肥 230001）

當前社會形勢下，信息化發(fā)展已然成為一種趨勢，且在各個領域內(nèi)都將得到廣泛應用。檔案管理是信息獲取、傳遞、儲存的過程，隨著信息更新速度加快，辦公室檔案管理工作也應積極改革與創(chuàng)新，充分借助信息技術手段實現(xiàn)高效、便捷、靈活的檔案管理工作，有效改善傳統(tǒng)管理模式的不足之處，顯著提升辦公室檔案管理工作效率。

1 檔案管理信息化特征

信息時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應現(xiàn)代化發(fā)展需要，隨著信息技術的滲透日益廣泛，辦公室檔案管理工作朝著信息化轉變，整體呈現(xiàn)電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化的特征，實物文件越來越少，電子文件越來越多，原本的實物管理已經(jīng)過渡到技術管理，這是對傳統(tǒng)檔案管理的巨大改革與創(chuàng)新。越來越多的企業(yè)單位利用信息技術構建出獨立的檔案管理網(wǎng)絡體系，例如，電子信息管理系統(tǒng)、云盤、共享文件夾等技術手段實現(xiàn)了文件的實時保存和調(diào)取，信息溝通不再局限于時間和空間距離的限制，檔案管理工作整體呈現(xiàn)高效、便捷、靈活的特征，極大地提升了工作效率[1]。電子檔案形式靈活，精準度較高，更改、保存較為方便，有利于實現(xiàn)長期保存的要求，避免了出現(xiàn)檔案丟失、調(diào)取困難的問題，這些優(yōu)勢特征為辦公室檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供了方向。

2 檔案管理信息化改革現(xiàn)狀

雖然檔案管理信息化具有諸多優(yōu)勢，但是在具體的實踐過程中，仍然存在一些問題，值得引起關注：

1）管理理念落后，落實不足。隨著電子化辦公的普及，檔案管理工作必須適應無紙化辦公的發(fā)展速度，對傳統(tǒng)管理模式做出改革。很多辦公室管理人員已經(jīng)認識到檔案管理工作改革創(chuàng)新的必要，但是在實際落實中，因為檔案資料繁雜，需要整合的資源較多，整體的工作量較大，部分辦公室檔案管理工作人員望而卻步，電子檔案未落到實處，檔案管理信息化理念形同虛設。

2）缺乏科學的規(guī)劃與設計。檔案管理需要一定的規(guī)律和方法，電子檔案具有較多優(yōu)勢，但是在落實中仍需科學的規(guī)劃與設計，保證整體管理工作的有序性。縱觀目前的管理情況，很多辦公室都存在缺乏科學規(guī)劃與設計的問題，電子檔案沒有明確的管理制度，缺少全面的管理流程，文件命名不準確，文件更新不及時，沒有統(tǒng)一編號，文件等級劃分不合理等問題，整體的檔案管理混亂，影響了電子檔案信息化發(fā)展的進度。

3）管理技術不能滿足需求，影響管理效果。檔案管理信息化對技術和專業(yè)知識要求較高，但是部分辦公室管理人員缺乏專業(yè)的信息技術，只能完成簡單的操作，而且缺乏專業(yè)的培訓，使得辦公室檔案管理信息化難以有效推行，尤其是規(guī)模較小的企業(yè)單位，這種問題尤為嚴重。

3 檔案管理信息化創(chuàng)新路徑

1）創(chuàng)新管理理念，更新管理模式。隨著社會快速發(fā)展，信息技術的廣泛應用已然成為必然趨勢，所以在辦公信息化的整體要求之下，辦公室檔案管理人員應創(chuàng)新管理理念，緊跟時代潮流，樹立明確的檔案管理信息化理念。首先，管理人員應認識到信息化管理的必要性，全面了解信息化管理的內(nèi)容、形式以及具體開展流程，自上而下全面實施信息化，推進整體工作的高速運轉，確保管理工作的前瞻性。其次，將信息化管理理念落到實處，即在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案基礎之上，建立電子檔案，全面落實信息化管理要求，建立全新的管理模式，從檔案的制作到最終保存，過程中實行信息化傳遞，保證工作質(zhì)量的同時滿足信息化管理要求，確保管理工作的全面性。當然，落實信息化管理并非要求所有檔案都電子化呈現(xiàn)，必要的紙質(zhì)檔案仍需建檔保存[2]。最后，重視運用現(xiàn)代化電子信息管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)大多發(fā)展成熟，僅需企業(yè)單位將其引入實際工作之中，根據(jù)系統(tǒng)的模塊化設計要求完成相關操作，操作簡單，管理方便，可完成多種形式的檔案保存，例如視頻、音頻、圖片等，顯著提升了工作效率，大大減輕了工作人員的壓力，有效完成檔案的整理、分析和保存。

2）完善管理制度，創(chuàng)新工作流程。檔案管理工作信息化發(fā)展必須在明確的制度下推行和發(fā)展，這樣才能將信息化管理日?；l(fā)展。首先，管理人員應制定明確的制度和實施細則，從部門職責、檔案管理對象、人員配置、崗位職責、管理要求、獎懲制度、風險規(guī)避、保密要求等方面做出詳細規(guī)定，強化管理人員的意識，提升其它部門人員對信息化管理工作的認識，促使部門和個人均能認識到自己所承擔的責任。其次，規(guī)范工作流程，這是檔案管理信息化發(fā)展的必經(jīng)途徑，也是推進日常工作的必要手段。工作流程應重點體現(xiàn)檔案的制作、借閱、歸檔、分發(fā)、調(diào)取、作廢、更改、更新、簽章、簽字等具體操作要求，不但能夠推進辦公室檔案管理人員的工作，也可以為其它相關部門的工作開展提供指引。為了進一步提升工作效率，管理人員可繪制工作流程圖，簡潔明了的呈現(xiàn)具體操作過程，便于相關人員理解和操作。最后，科學規(guī)劃與設計，管理人員應結合本單位實際發(fā)展情況和檔案管理情況，立足整體發(fā)展和實際需求，進行科學規(guī)劃與設計。規(guī)劃檔案信息化管理的目標和計劃，設計符合企業(yè)單位發(fā)展的管理模式、文件編號、文件命名、檔案等級劃分等內(nèi)容，增加檔案備份要求，形成完整的檔案管理模式，并具備較強的可操作性，能夠指導日常管理工作有序開展。另外，提倡簡化辦公流程，合理減少不必要的工作量，保證信息化發(fā)展過程中不斷改進和創(chuàng)新，保證檔案管理工作的適宜性。

3）加強技術培訓，注重人才培養(yǎng)。技術與人員是檔案管理信息化發(fā)展不可或缺的兩部分，是支持信息化管理工作開展的必要構成，所以在創(chuàng)新發(fā)展的前提下，應重視對管理人員的技術培訓，強化人員專業(yè)素養(yǎng)和技術能力，使其具備創(chuàng)新意識和能力[3]。首先，人員創(chuàng)新，在人才選拔和配置上應提高對專業(yè)素養(yǎng)的要求，以掌握檔案管理專業(yè)知識和信息技術操作能力的人員為主，同時需要具備基礎的管理知識，能夠在良好的管理思維下創(chuàng)新檔案管理模式。其次，加強人員技術培訓，即組織相關人員參與專業(yè)的技術培訓，掌握完整的信息化管理技術，及時更新檔案管理理念和方法，主動探尋提高工作效率的方式方法，推進檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。同時，應強化工作人員的管理意識，利用績效考核和激勵手段提升工作人員的積極性，使其主動提升專業(yè)素養(yǎng)，在專業(yè)培訓和自我提升雙重作用下提高工作效率，最大化發(fā)揮人員和技術優(yōu)勢，為檔案管理工作信息化發(fā)展提供 助力。

4 結束語

隨著社會變革發(fā)展，檔案管理工作也應與時俱進，創(chuàng)新檔案管理模式十分必要。在落實檔案管理信息化發(fā)展的過程中，應積極融合信息技術手段，創(chuàng)新理念、模式、人員和技術，完善管理制度和流程，提升人員意識和能力，優(yōu)化整體檔案管理過程。當然，管理工作的落實不是一朝一夕就能實現(xiàn)的，需要在長期實踐中不斷改進和完善，有效推進現(xiàn)代化檔案管理進程。