郭玉珍

（西山煤電集團(tuán)公司黨政辦檔案室，山西 太原 030053）

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的帶來(lái)，大數(shù)據(jù)技術(shù)開始引入到各項(xiàng)工作當(dāng)中，檔案管理工作也是其中之一。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入使得檔案管理結(jié)構(gòu)機(jī)制得到優(yōu)化，進(jìn)一步提高了檔案管理的質(zhì)量，也推動(dòng)著檔案管理工作的信息化發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的變化

大數(shù)據(jù)時(shí)代的主要變化就是技術(shù)革新，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展為人們提供了龐大的信息資源庫(kù)，也使得信息資源的獲取變得更為便利。而基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理工作也發(fā)生了巨大改變，檔案管理工作中信息處理過程變得更加科學(xué)、高效，檔案信息的占有空間變得更小、檔案的歸集和分類速度變得更快，檔案的價(jià)值也得到進(jìn)一步提升，檔案管理工作的高效完成也為企業(yè)發(fā)展提供了有利條件。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

1）傳統(tǒng)檔案管理理念出現(xiàn)落后。在以往的檔案管理工作中，檔案的存儲(chǔ)形式為紙質(zhì)檔案，具體的工作內(nèi)容就是對(duì)各種紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、歸檔、整合和分析處理，確保檔案的價(jià)值得到體現(xiàn)。但由于紙質(zhì)檔案所占用的空間較大，在進(jìn)行處理的過程中還要進(jìn)行標(biāo)記，在信息不斷累積的情況下，檔案管理的工作強(qiáng)度不斷增加，處理檔案所耗費(fèi)的時(shí)間也變得越來(lái)越長(zhǎng)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出多元化發(fā)展的趨勢(shì)，而原有的檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足信息數(shù)據(jù)的發(fā)展需求，也使得檔案管理理念發(fā)展停滯不前，這不僅導(dǎo)致檔案管理作用難以發(fā)揮出來(lái)，也導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展受到限制，因此，檔案管理工作開始向信息化發(fā)展。檔案管理人員在改變管理方式的同時(shí)，也要盡快轉(zhuǎn)換檔案管理理念，要具有大數(shù)據(jù)思維，才能夠推進(jìn)檔案管理工作的有效落實(shí)，因此，管理理念更新的問題也成為當(dāng)前檔案管理工作面臨的一大挑戰(zhàn)。

2）檔案管理人員能力和素質(zhì)面臨的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員的能力和素質(zhì)也提出了更高要求，工作人員對(duì)新型管理方式能否適應(yīng)決定了檔案管理信息化發(fā)展的質(zhì)量。但當(dāng)前很多檔案管理人員還沒有辦法快速適應(yīng)信息化管理模式，導(dǎo)致勝任能力出現(xiàn)下降，例如，很多檔案管理人員由于對(duì)信息技術(shù)不夠熟悉，在管理過程中依舊會(huì)采用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行輔助，這使得檔案管理信息化發(fā)展難以有效落實(shí)，也出現(xiàn)了管理工作與實(shí)際需求脫節(jié)的狀況。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)盡快提升信息化素養(yǎng)，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，不斷提高自身的專業(yè)技術(shù)及職業(yè)素養(yǎng)[1]。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

1）對(duì)當(dāng)前檔案管理觀念和思維做出調(diào)整。不管是什么工作，想要做到與時(shí)俱進(jìn)，都要結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的特點(diǎn)來(lái)完善。針對(duì)檔案管理工作來(lái)說，當(dāng)前時(shí)代的主要特征就是大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，因而最重要也是最基礎(chǔ)的創(chuàng)新工作就是調(diào)整檔案管理的觀念和思維[2]。檔案管理的相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代發(fā)展的特征，將管理理念從傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)換為信息化管理的相關(guān)理念，構(gòu)建大數(shù)據(jù)思維，讓大數(shù)據(jù)作為檔案管理的支撐點(diǎn)，深刻認(rèn)識(shí)在檔案管理工作中引入大數(shù)據(jù)的作用，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，在開展檔案管理工作時(shí)，將信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)有效運(yùn)用，提高檔案管理工作的實(shí)效。例如，檔案管理工作人員可以從智能化角度、人性化角度以及個(gè)性化角度來(lái)樹立起檔案管理新理念，然后根據(jù)相應(yīng)的理念構(gòu)建新型檔案管理體系，將相關(guān)管理理念深度落實(shí)，對(duì)日常工作中的檔案資料使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，在進(jìn)行檔案儲(chǔ)存的過程中，樹立起分類歸檔的意識(shí)，不斷強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的處理功能，同時(shí)，構(gòu)建起檔案管理所需要的大數(shù)據(jù)庫(kù)，深化大數(shù)據(jù)庫(kù)的功能，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。

2）檔案管理工作的路徑應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步拓展。在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)的檔案管理路徑也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步拓展，將檔案管理大數(shù)據(jù)庫(kù)作為拓展路徑的重要導(dǎo)向，推進(jìn)檔案管理工作平臺(tái)多元化發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)在不同平臺(tái)都能夠高效進(jìn)行檔案管理工作的功能，能夠進(jìn)一步提高檔案管理的效率，確保多個(gè)部門的檔案信息能夠有序收集、處理、存儲(chǔ)及運(yùn)用，發(fā)揮出檔案管理工作在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的實(shí)際價(jià)值。主要從三點(diǎn)來(lái)進(jìn)行革新，一是應(yīng)當(dāng)將微服務(wù)平臺(tái)運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，例如，將微信、微博等軟件作為分享基礎(chǔ)檔案的平臺(tái)，同時(shí)還能夠作為檔案信息資源的獲取平臺(tái)，使得檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的有效信息量能夠進(jìn)一步擴(kuò)充。二是將遠(yuǎn)程技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)的檔案管理工作，遠(yuǎn)程技術(shù)主要功能就是實(shí)現(xiàn)人與人之間非面對(duì)面的工作，而將遠(yuǎn)程技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案管理服務(wù)，能夠進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的人機(jī)交互模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的人性化和智能化發(fā)展，這種技術(shù)的使用讓檔案管理工作不再受到時(shí)間和空間的限制，在企業(yè)其他部門需要檔案信息時(shí)，能夠及時(shí)地提取，也能夠?qū)ζ渌块T的信息進(jìn)行遠(yuǎn)程收集，提高了檔案管理的實(shí)效性。三是將云平臺(tái)運(yùn)用到檔案管理工作中，加強(qiáng)對(duì)云計(jì)算、云服務(wù)的運(yùn)用，在檔案管理處理信息的過程中，能夠進(jìn)一步提高信息處理的精準(zhǔn)性，降低檔案管理的出錯(cuò)率，也減少了檔案管理的人力成本。

3）增強(qiáng)檔案管理信息采集功能。在當(dāng)前背景下，要想增強(qiáng)檔案管理的信息采集功能，就要對(duì)檔案信息采集機(jī)制進(jìn)行革新，豐富檔案信息采集的渠道和采集的方法，進(jìn)一步擴(kuò)充檔案信息資源。主要從兩個(gè)方面來(lái)著手，一方面是對(duì)檔案信息采集的渠道進(jìn)行拓展，重視網(wǎng)絡(luò)采集渠道，在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)上每天都會(huì)產(chǎn)生大量信息，但這些信息中包含了有價(jià)值信息和無(wú)價(jià)值信息，因此需要檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的提取、分析和清理，將有價(jià)值的信息保留，存儲(chǔ)到檔案信息庫(kù)當(dāng)中。另一方面是可以采取用戶實(shí)時(shí)推送的方式進(jìn)行檔案歸檔，將各個(gè)部門的信息管理平臺(tái)進(jìn)行融合，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息庫(kù)，檔案管理人員要對(duì)實(shí)時(shí)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)督和提取，進(jìn)一步滿足企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，使得檔案管理工作的整體水平得到提高[3]。

4）提升當(dāng)前檔案管理人員的能力和素質(zhì)。檔案管理人員在檔案管理工作中的主導(dǎo)性作用不可忽視，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，還要提升當(dāng)前檔案管理人員的能力和素質(zhì)。專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍是該項(xiàng)工作長(zhǎng)久性發(fā)展的基礎(chǔ)，基于此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行管理水平與管理素質(zhì)的培訓(xùn)。例如，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理的新模式和新方法來(lái)開展檔案管理人才隊(duì)伍培訓(xùn)，構(gòu)建培訓(xùn)機(jī)制、考核機(jī)制以及激勵(lì)機(jī)制，并制定相對(duì)應(yīng)的管理制度，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的信息化平臺(tái)操作能力和信息分類整合能力等，在管理素質(zhì)方面注重培養(yǎng)檔案管理人員的交際能力和創(chuàng)新能力，對(duì)員工綜合管理采用能者上、庸者下的管理模式。此外，從檔案管理人員本身的角度出發(fā)，工作人員應(yīng)當(dāng)在管理過程中，緊抓一切提升自身綜合素養(yǎng)的機(jī)會(huì)，為更好地服務(wù)于檔案管理工作作出努力。

4 結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案管理理念的落后、檔案管理人員能力不足等原因影響著檔案管理工作的信息化發(fā)展。由本文分析可知，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑包括：對(duì)管理觀念和思維做出調(diào)整、拓展檔案管理工作的路徑、增強(qiáng)檔案管理信息采集功能、提升檔案管理人員的能力和素質(zhì)。