祝小玲

（延壽縣檔案館，黑龍江 哈爾濱 150700）

所謂檔案信息化，其功能是對檔案進行數(shù)字化加工，進行一系列包括信息采集、處理轉(zhuǎn)化、存儲歸檔等全過程管理，讓其檔案具有可擴展性和實用性，實現(xiàn)資源共享，檔案利用率大幅度提升。檔案信息的數(shù)字化變革，改變了過去以紙質(zhì)保管、實體呈現(xiàn)為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為核心的檔案管理，這就要求事業(yè)單位順應(yīng)檔案管理發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變思路，采用當(dāng)代信息技術(shù)，開展檔案信息化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用價值

1）提升檔案管理工作效率，事業(yè)單位在開展檔案管理過程中，通過加強信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，統(tǒng)一錄入到計算機相關(guān)軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統(tǒng)，針對一些存檔資料比較多的事業(yè)單位，通過推動信息化建設(shè)，能夠有效節(jié)約閱覽人員檔案查詢時間，同時也有利于管理人員對檔案進行規(guī)范化管理，提高檔案管理工作效率。2）促使檔案管理更加規(guī)范，事業(yè)單位的一些檔案材料很多都是由相關(guān)人員本人進行填寫，受個體差異性影響，不同人員在填寫時字體、內(nèi)容乃至格式均不相同，這對檔案管理也帶來了一定影響。通過加強檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效賦予相應(yīng)檔案統(tǒng)一的數(shù)字化格式規(guī)范，從而更加便于進行檔案資源的統(tǒng)一整理、共享，促使檔案管理更加的科學(xué)規(guī)范。3）更有利于檔案安全存儲，傳統(tǒng)檔案管理模式下，都是以紙質(zhì)檔案形式存在，隨著時間的推移，這些紙質(zhì)檔案經(jīng)過很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會出現(xiàn)破損問題，并在紙質(zhì)檔案受材質(zhì)所限，長時間的存儲會導(dǎo)致紙張本身也會變得薄而脆，經(jīng)受不住磨損，嚴(yán)重時還會導(dǎo)致一些寶貴的信息丟失。而通過加強檔案管理信息化建設(shè)，使得檔案得以采用數(shù)字化形式保存，一般只要做好數(shù)字化檔案信息加密備份工作，能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數(shù)字化形式呈現(xiàn)的檔案無需占用較大空間，在節(jié)約檔案管理成本方面也有著顯著的優(yōu)勢。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

2.1 完善檔案信息化建設(shè)配套設(shè)施

在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)進程中，需要提升管理信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性、功能性，保障檔案信息的安全保密性和數(shù)據(jù)真實規(guī)范。首先，重視管理信息系統(tǒng)的專業(yè)性。事業(yè)單位在甄選管理信息系統(tǒng)合作商的時候，要了解同行業(yè)內(nèi)比較成熟的事業(yè)單位所采用的信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和使用情況，選取性價比較、性能較為穩(wěn)定、功效齊全的軟件供應(yīng)商。由于事業(yè)單位的檔案信息數(shù)據(jù)量較大，需要尤其注意存儲空間和運行速度等。其次，結(jié)合事業(yè)單位的實際運行情況，對于檔案信息系統(tǒng)進行不斷維護，保障信息的安全保密性，不僅從檔案建設(shè)有關(guān)工作人員的管理意識層次出發(fā)，提升工作人員的信息保密意識，還需要從系統(tǒng)角度出發(fā)，增強系統(tǒng)防火墻維護，保障事業(yè)單位內(nèi)所有信息的安全有效。針對事業(yè)單位的檔案管理工作，提高信息化建設(shè)水平，完善事業(yè)單位的大數(shù)據(jù)信息庫，通過引進新的信息管理技術(shù)，爭取實現(xiàn)信息的自動采集和信息檔案的高效共享，提高事業(yè)單位的信息管理程度。

2.2 建立有效的遠程查閱體系

1）開展遠程查檔服務(wù)。建立檔案網(wǎng)站，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用和特點，上傳可以公開的檔案資料，實現(xiàn)遠程查檔用檔，推進檔案信息資源共享。2）提高檔案信息遠程服務(wù)能力。明確檔案信息公開級別、標(biāo)準(zhǔn)和程序，規(guī)范檔案信息公開格式，提高網(wǎng)站信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。檔案管理部門對本地資源進行整合時，主要通過特定的鏈接，不斷擴充檔案信息資源。3）以做好線下服務(wù)為補充。如果檔案信息不能公開在網(wǎng)絡(luò)中，此時需要結(jié)合相關(guān)程序確認檔案利用者的身份信息，一對一地進行遠程查檔咨詢服務(wù)。4）出具異地檔案證明。遵循試點運行、不斷深入和穩(wěn)定推動的原則，采用簽訂協(xié)議等方式，同相關(guān)檔案館進行更進一步的合作，促進合作的順利開展。不斷嘗試和改進異地檔案證明的手段和方法，利用數(shù)據(jù)技術(shù)、備份等功能，促進檔案證明向傳真形式和網(wǎng)絡(luò)打印方向發(fā)展，節(jié)省檔案利用者時間，提高檔案信息遠程利用的效率。

2.3 強化檔案管理人員培訓(xùn)

作為專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理人員，定期使其接受專業(yè)化的信息培訓(xùn)極為關(guān)鍵，也是確保傳統(tǒng)與信息化檔案管理能夠有效結(jié)合的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前的部分事業(yè)單位中，紙質(zhì)檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應(yīng)該在革新思想理念的同時對新式管理方式的應(yīng)用加以引導(dǎo)，為推動檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時，在這一過程中應(yīng)引入更多的信息化與科學(xué)化的技術(shù)手段，促進工作人員的整體素質(zhì)的提升。定期開展培訓(xùn)活動是有效提升技術(shù)水平的重要基礎(chǔ)，為提高對計算機技術(shù)的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定 基礎(chǔ)。

2.4 注重事業(yè)單位檔案信息化管理

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程。事業(yè)單位檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。事業(yè)單位檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)主要有：一是管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件及檔案信息進行管理的一套規(guī)則，包括計算機安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認等。二是業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件及檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，其范圍包含電子文件及檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范。國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔及管理規(guī)范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范。三是技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子文件及檔案的數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

2.5 進一步增強信息化意識

檔案信息化其實就是觀念信息化。檔案信息化建設(shè)最主要的力量就是檔案管理人員的工作意識和積極性，管理人員的工作主動性和信息化建設(shè)水平具有緊密聯(lián)系。因此，管理人員應(yīng)建立正確的檔案信息化意識，充分認識檔案信息化建設(shè)的重要意義，提高自身工作責(zé)任感和使命感，充分重視檔案信息化建設(shè)工作，努力做好有關(guān)工作。

3 結(jié)語

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，整個社會都朝著信息化的方向不斷邁進，事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)當(dāng)順應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展大趨勢，進一步加強自身的信息化建設(shè)。加強信息化建設(shè)不僅可以更好地促進整個單位的發(fā)展，同時對于整個社會的發(fā)展也具有極大的益處。為了推動信息化建設(shè)，需要加強檔案管理人員的專業(yè)技能，樹立發(fā)展意識，建立完善的管理制度，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。