王宇航

（泰安市人力資源和社會(huì)保障局，山東 泰安 271000）

計(jì)算機(jī)技術(shù)的蓬勃發(fā)展在社會(huì)生活中催生了大量的電子檔案，對(duì)其進(jìn)行高效管理是企業(yè)、社會(huì)機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位所必須正視的工作內(nèi)容，尤其是其中的保密工作開展，直接與自身的安全性相關(guān)。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，其安全性易受到來自互聯(lián)網(wǎng)的攻擊，且一旦泄密，會(huì)由于自身的快速復(fù)制特性造成巨大損失，基于此，保密工作重要性凸顯，對(duì)電子檔案管理中的保密工作進(jìn)行深入分析研究，具有十分深刻的現(xiàn)實(shí)意義。

1 電子檔案特征及其保密管理工作的重要意義

1.1 電子檔案的特征

信息時(shí)代下，電子檔案具有十分顯著的優(yōu)勢(shì)。首先，電子檔案可以通過一定的壓縮處理，進(jìn)而使其占用空間較小，能夠做到便利管理；其次，電子檔案?jìng)鬏斝矢?，相關(guān)人員的查閱使用極為便捷。然而，與優(yōu)勢(shì)相伴而生的即為電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，由于嚴(yán)重依賴計(jì)算機(jī)技術(shù)，電子檔案在存儲(chǔ)于管理的過程中極易受到來自網(wǎng)絡(luò)的攻擊，如黑客、木馬病毒等，造成電子檔案外泄，給自身帶來重大的損失。

1.2 電子檔案保密管理工作的重要意義

電子檔案在社會(huì)生活中的應(yīng)用愈發(fā)普及，各類社會(huì)主體采用電子文檔形式管理檔案，極大地提振了自身的辦公效率，然而，在電子檔案的使用、傳輸、管理過程中，潛在的篡改、盜竊風(fēng)險(xiǎn)加劇，如電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中有可能被復(fù)制，或是通過電子檔案存儲(chǔ)主機(jī)的端口進(jìn)行復(fù)制等。做好電子檔案保密管理工作，就是給在信息世界中運(yùn)行的各種檔案數(shù)據(jù)予以完備、有效的安全保障，從而規(guī)避因其泄露而給企業(yè)或單位所帶來的利益侵害。

2 電子檔案管理中保密工作存在的問題

2.1 保密相關(guān)法律法規(guī)發(fā)展滯后

電子檔案的出現(xiàn)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了巨大的變化，然而，我國對(duì)檔案保密工作的相關(guān)法律法規(guī)多集中于紙質(zhì)檔案層面，對(duì)電子檔案保密這一領(lǐng)域則較少涉及，致使信息時(shí)代下的電子檔案保密工作相關(guān)法律法規(guī)不夠健全，檔案管理人員在部分情況無法做到依章依規(guī)開展工作。此外，一直以來，我國關(guān)于信息領(lǐng)域的法制建設(shè)總是無法跟上其發(fā)展步伐，呈現(xiàn)出相當(dāng)程度上的遲滯性，這也導(dǎo)致作為其中重要一環(huán)的電子檔案保密管理受到了較大影響，相關(guān)制度基礎(chǔ)亟待夯實(shí)，部分尚存空白的法制規(guī)范領(lǐng)域需要及時(shí)填補(bǔ)。

2.2 檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)

一直以來，受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保密工作的影響，工作人員會(huì)依照經(jīng)驗(yàn)主義將相關(guān)工作模式照搬至電子檔案的保密管理工作中來，現(xiàn)階段，開展電子檔案管理保密工作時(shí)，相關(guān)工作人員存在著保密意識(shí)不強(qiáng)的突出問題，致使其開展具體工作時(shí)會(huì)有所疏忽，不夠細(xì)致，引起電子檔案外泄的情況發(fā)生。如部分工作人員存在用公共計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案文件查閱及傳輸?shù)那闆r，亦或是對(duì)存儲(chǔ)有重要電子檔案文件的計(jì)算機(jī)不設(shè)置開機(jī)密碼等。

2.3 電子檔案保密技術(shù)應(yīng)用落后

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性與自由性特點(diǎn)對(duì)電子檔案保密管理工作的技術(shù)應(yīng)用提出了全新的要求，同時(shí)亦給其帶來了不小的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)攻擊事件頻發(fā)，竊密技術(shù)快速發(fā)展，而對(duì)應(yīng)的反竊密技術(shù)亦迎來了巨大的進(jìn)步，但是，就目前企業(yè)亦或是單位間運(yùn)用諸反竊密技術(shù)的實(shí)踐嘗試較少，保密相關(guān)技術(shù)運(yùn)用不熟練，完全跟不上網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的步伐，為其應(yīng)對(duì)竊密攻擊埋下了隱患。

3 優(yōu)化電子檔案管理保密工作的策略建議

3.1 建立健全電子檔案管理保密工作制度

電子檔案管理的保密工作若要彰顯其成效，首要的一點(diǎn)在于建立起健全的電子檔案管理保密工作制度對(duì)其予以必要的支撐。健全的安全保密管理制度規(guī)范工作人員開展相關(guān)活動(dòng)的重要保障，通過對(duì)電子檔案的使用、傳輸程序予以明確的規(guī)定，能夠有效地彌補(bǔ)管理上的疏漏，同時(shí)，還能夠讓電子檔案的管理井然有序，提升其使用效率。具體而言，首先，電子檔案在信息搜集這一源頭環(huán)節(jié)就需要保證其準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性，具體的存儲(chǔ)工作須緊扣相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；其次，在進(jìn)行電子檔案的存儲(chǔ)之前，即須對(duì)計(jì)算機(jī)環(huán)境予以細(xì)致的檢查，防止計(jì)算機(jī)沾染病毒導(dǎo)致文件遭竊；最后，電子檔案應(yīng)按其涉密層級(jí)予以科學(xué)的分類，輔之以針對(duì)性的加密處理。

3.2 強(qiáng)化電子檔案管理保密工作的技術(shù)應(yīng)用

電子檔案管理中的保密工作，技術(shù)應(yīng)用是其關(guān)鍵所在，只有通過先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，方能使得電子檔案的安全性得到有效地保障。為此，需要從以下幾個(gè)方面入手開展相關(guān)工作：第一，在單位計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置安全級(jí)別較高的防火墻，對(duì)公司、單位開展日常業(yè)務(wù)過程中可能遇到的惡意程序予以攔截，使其成為電子檔案保密工作的第一道防線；第二，設(shè)置安全系數(shù)較高的電子檔案管理密碼，對(duì)需要訪問電子檔案的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，從而降低不法分子盜取檔案信息的可能性；第三，采用先進(jìn)的電子檔案信息加密技術(shù)，通過對(duì)信息本身的加密處理強(qiáng)化其安全性能。

3.3 打造一個(gè)兼具高素質(zhì)與專業(yè)性的電子檔案管理團(tuán)隊(duì)

電子檔案管理中的保密工作相對(duì)復(fù)雜，涉及的專業(yè)要求較高，為此，需要企業(yè)或單位在充分把握其內(nèi)容的基礎(chǔ)上，打造一個(gè)兼具高素質(zhì)與專業(yè)性的電子檔案管理團(tuán)隊(duì)：其一，應(yīng)積極變革工作人員的傳統(tǒng)檔案管理觀念，敦促其持續(xù)學(xué)習(xí)相關(guān)的保密工作知識(shí)，樹立起牢固的電子檔案安全意識(shí)；其二，構(gòu)建基于專業(yè)素養(yǎng)提升的工作人員培訓(xùn)機(jī)制，提升其專業(yè)化技能水平，可以通過選派員工代表赴保密工作水準(zhǔn)較高的單位觀摩學(xué)習(xí)，或是聘請(qǐng)專家進(jìn)行保密工作講座的方式，讓工作人員掌握先進(jìn)的保密工作方式；其三，培養(yǎng)工作人員強(qiáng)烈的責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)，使其能夠做到嚴(yán)守公司、單位機(jī)密，細(xì)致開展相關(guān)工作，構(gòu)筑起較高的職業(yè)道德素質(zhì)。

4 結(jié)語

總而言之，電子檔案在當(dāng)代企業(yè)、單位間的運(yùn)用日益廣泛，做好對(duì)其相關(guān)的保密工作，是維護(hù)自身利益的必然舉措。為此，需要正視電子檔案保密管理工作中存在的問題，通過建立健全電子檔案管理保密工作制度、強(qiáng)化電子檔案管理保密工作的技術(shù)應(yīng)用、打造一個(gè)兼具高素質(zhì)與專業(yè)性的電子檔案管理團(tuán)隊(duì)等方式，不斷優(yōu)化保密工作實(shí)踐，從而為企業(yè)、單位的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的安全基礎(chǔ)。