杜亞楠

（臨沂市規(guī)劃信息服務(wù)中心，山東 臨沂 276000）

隨著城市的高速發(fā)展，城市規(guī)劃行業(yè)的重要性正與日俱增，為此，必須合理利用電子檔案加強(qiáng)對(duì)城建行業(yè)的信息管理工作，才能滿足未來的管理工作要求。因此，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)城市規(guī)劃電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，完善管理系統(tǒng)功能。

1 電子檔案功能

1）GIS技術(shù)。城市規(guī)劃行業(yè)的檔案中，會(huì)有很多和地理相關(guān)的信息，而GIS技術(shù)可以滿足定位、地理信息等需要，因此，可以滿足在數(shù)據(jù)內(nèi)容和空間上的一致性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和空間的統(tǒng)一。通過GIS技術(shù)來構(gòu)建城市規(guī)劃的電子檔案，可以實(shí)現(xiàn)在圖形上對(duì)城市規(guī)劃電子檔案的密集分布，電子檔案的用戶、管理人員都能利用GIS平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的查詢和管理，在管理過程中，也能充分利用自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行管理工作，不僅能提升管理效率和降低管理難度，更滿足了對(duì)城市規(guī)劃管理在精度上的各項(xiàng)要求。利用直觀的圖形數(shù)據(jù)，城市規(guī)劃者的決策工作能得到有效地幫助。

2）WorkFlow。傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息在管理和應(yīng)用上都比較僵化，缺乏靈活性，而利用城市規(guī)劃電子檔案技術(shù)時(shí)，可以搭配WorkFlow技術(shù)，確保對(duì)各種不同檔案的權(quán)限管理，以及滿足對(duì)城建檔案管理的各項(xiàng)要求。該技術(shù)以新信息通信技術(shù)為基礎(chǔ)，管理人員可以根據(jù)工作的需要進(jìn)行文件傳輸規(guī)則的事先規(guī)劃，工作中就能自動(dòng)傳遞信息，高效率、靈活地完成相關(guān)工作要求。同時(shí)，使用該技術(shù)還進(jìn)一步提升了電子檔案的一體化，可以在工作過程中構(gòu)建統(tǒng)一、高效的文檔管理模式，滿足管理人員的各項(xiàng)要求。

3）加強(qiáng)電子登記檔案管理。隨著城市的快速發(fā)展，城市規(guī)劃電子檔案已經(jīng)逐漸成熟，其中包括了各種不同類型、形式的電子檔案文件，并且具備了十分豐富的功能。例如可以通過矢量文件和位圖來對(duì)電子檔案進(jìn)行分類和分別管理，將DWG等類型文件和JPG等類型文件進(jìn)行分類，以避免因?yàn)槲募袷讲缓侠硭鶎?dǎo)致的各種問題。

2 電子檔案的特點(diǎn)

1）便利性和適應(yīng)性較強(qiáng)。電子檔案由于使用電子信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸，因此具有非常好的傳輸、分享效率，隨著軟件技術(shù)的不斷完善，電子檔案的使用者可以使用電腦、平板、手機(jī)以及一些專業(yè)設(shè)備來獲得電子檔案，以及在完成身份識(shí)別后對(duì)檔案進(jìn)行管理工作。同時(shí)，目前的電子檔案系統(tǒng)都具有比較強(qiáng)的功能擴(kuò)展性，技術(shù)人員能根據(jù)工作情況的需要來對(duì)功能進(jìn)行開發(fā)和調(diào)整，從而適應(yīng)特殊的檔案管理和應(yīng)用需求。在這種情況下，更簡(jiǎn)化了審批等工作的業(yè)務(wù)流程，保證多數(shù)工作只需要簡(jiǎn)單的審批就能夠?qū)崿F(xiàn)。

2）一致性強(qiáng)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔在使用的過程中，存在資料不集中、文檔排版要求不統(tǒng)一等問題，不僅由于資料分散導(dǎo)致不利于查找，也會(huì)因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一難以閱讀。在經(jīng)過長(zhǎng)期的儲(chǔ)存之后，檔案可能會(huì)變色、信息丟失，不利于檔案的長(zhǎng)期保存。而電子檔案能根據(jù)需要建立信息管理系統(tǒng)，保證不同種類的圖文信息保存的長(zhǎng)期性，以及提升檔案的流轉(zhuǎn)、分享速度，滿足對(duì)文本信息的隨時(shí)查閱，方便對(duì)數(shù)據(jù)的管理要求。

3）可實(shí)現(xiàn)跟蹤管理。城市檔案的類型很多，管理工作投入巨大，需要不同人員之間的配合，使用電子檔案能利用信息系統(tǒng)加強(qiáng)不同工作環(huán)節(jié)之間的人員聯(lián)絡(luò)，有效跟蹤各種實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，避免因?yàn)閭鬟f效率太低影響跟蹤管理的實(shí)時(shí)性，避免電子檔案出現(xiàn)損失。各種不同類型的文字、圖標(biāo)信息，都可以隨時(shí)進(jìn)行查閱，滿足了管理工作的即時(shí)性要求，而通過對(duì)各種數(shù)據(jù)根據(jù)屬性進(jìn)行分類，也提升了數(shù)據(jù)的共享效率。

3 城建規(guī)劃行業(yè)電子檔案管理措施

1）提升技術(shù)水平。為了高效、準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的管理，就需要提升技術(shù)水平，強(qiáng)化電子檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)信息化資源的開發(fā)，滿足電子檔案的管理要求。因此，需要加強(qiáng)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、通訊系統(tǒng)、通信網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，做好日常工作過程中的軟硬件維護(hù)，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新，保證信息化建設(shè)工作的正常運(yùn)行。其中，數(shù)據(jù)庫建設(shè)是整個(gè)電子檔案管理工作的核心，城市規(guī)劃行業(yè)檔案中包括了文字、圖片、表格、影像資料，資料的類型比較多，要保證數(shù)據(jù)庫能高效獲取數(shù)據(jù)、穩(wěn)定儲(chǔ)存檔案，并且能合理歸類資料，保證規(guī)劃檔案的高效率使用，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。所以需要做好對(duì)數(shù)據(jù)庫的檢索條目建設(shè)，明確數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和使用標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化信息的收集和采集，以及加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫使用軟件的開發(fā)，提升數(shù)據(jù)庫的工作效率。

2）完善城建檔案管理。城建電子檔案的建立能夠?qū)Τ鞘械陌l(fā)展和建設(shè)都進(jìn)行科學(xué)化的記錄，不僅可以有效做好城市當(dāng)前的管理，也能對(duì)城市的后續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)上的支持。因此，有必要做好對(duì)電子檔案的管理工作，充分挖掘出數(shù)據(jù)檔案的價(jià)值。因此，需要改變傳統(tǒng)的管理方式和管理理念，推動(dòng)搜索模式的改革，依托互聯(lián)網(wǎng)建立起多用戶系統(tǒng)，在存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)的同時(shí)，也推出檔案服務(wù)，滿足城市規(guī)劃行業(yè)對(duì)電子檔案的需求。相關(guān)人員也應(yīng)該提升對(duì)電子檔案的重視程度，嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定來開展檔案管理工作，合理利用信息化工作方法，發(fā)揮管理工作的作用。針對(duì)電子檔案的管理需求，構(gòu)建全新的檔案管理工作制度，明確檔案準(zhǔn)確、高效的管理要求，以及做好相關(guān)服務(wù)工作。檔案管理過程中，要充分利用動(dòng)態(tài)管理的理念，做好管理工作的記錄，明確不同類型電子檔案管理工作的規(guī)范，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

3）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。電子檔案管理對(duì)人才技術(shù)水平要求很高，而且數(shù)據(jù)技術(shù)在近年來更新速度非常快，因此隨著城建檔案的信息化發(fā)展，有可能造成人員水平不足和檔案管理對(duì)人員技術(shù)能力要求之間的矛盾。同時(shí)，很多傳統(tǒng)人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的了解和掌握水平比較低，使他們不僅難以對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行開發(fā)，也很難解決工作過程中出現(xiàn)的各種問題，因此會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)受到很大的阻礙。為此，必須明確人才標(biāo)準(zhǔn)和人員能力素質(zhì)的要求，并以此開展人才隊(duì)伍的建設(shè)工作，以滿足復(fù)雜的檔案管理工作需要。為此，人員不僅要了解計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，也要保證一部分人員可以能夠主動(dòng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)和維護(hù)，提升數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器的功能，充分挖掘?qū)Τ鞘幸?guī)劃數(shù)據(jù)的使用效率。同時(shí)，也要保證人員具有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，充分利用以人為本的理念加強(qiáng)技術(shù)開發(fā)，滿足城市規(guī)劃電子檔案的要求。

4）加強(qiáng)對(duì)城市規(guī)劃電子檔案的宣傳。為保證城市規(guī)劃行業(yè)能主動(dòng)使用城市規(guī)劃電子檔案系統(tǒng)，就必須做好電子啊檔案管理系統(tǒng)宣傳工作，提升公眾對(duì)相關(guān)制度、政策、法律的了解，保證電子檔案收集的效率。因此，可以利用線上、線下平臺(tái)來對(duì)城市規(guī)劃電子檔案的管理法規(guī)、要求、特征、注意事項(xiàng)等等展開宣傳工作，加強(qiáng)公眾對(duì)城建規(guī)劃電子檔案的了解，提升電子檔案在公共事務(wù)中的效力。

4 結(jié)束語

城市規(guī)劃檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)成為城市規(guī)劃工作中不可缺少的部分，為了能進(jìn)一步滿足更為復(fù)雜的需求，還需要加強(qiáng)技術(shù)開發(fā)，應(yīng)對(duì)各種場(chǎng)景的需要。因此，需要加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)、管理制度和人才隊(duì)伍建設(shè)，挖掘電子檔案的優(yōu)勢(shì)。