張道遠

（山東省單縣退役軍人事務局，山東 菏澤 274300）

在大數(shù)據(jù)信息技術的影響之下，事業(yè)單位的檔案的管理方式進行了改進，通過大數(shù)據(jù)技術，將傳統(tǒng)的檔案存儲管理方式轉變成了數(shù)據(jù)信息檔案管理系統(tǒng)的方式。逐步實現(xiàn)信息資源共享，各種資源能夠得到有效地利用，新的檔案管理法現(xiàn)臺，成了當下事業(yè)單位檔案管理工作所重視的問題，同時也是為了更好地使檔案管理工作服務社會。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的必要性

現(xiàn)如今隨著事業(yè)單位改革的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)的水平已經(jīng)滿足不了各部門的需求和發(fā)展，緊接著新的事業(yè)單位檔案管理政策出臺，各個事業(yè)單位也開始做出了不少整改。事業(yè)單位檔案管理如何進行有效的管理成了問題，加強對檔案管理工作人員的不斷培訓和考核，最早存留下檔案基本上都是紙質(zhì)形式檔案，從表面上來看已經(jīng)對事業(yè)的整體管理產(chǎn)生了影響。為了解決這一問題，受大數(shù)據(jù)時代的影響，將事業(yè)單位的各類型檔案、培訓檔案等進行數(shù)據(jù)化整合存儲在數(shù)據(jù)平臺之中，建立一個規(guī)范化事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，方便以后信息提取和查詢。同時對事業(yè)單位的檔案進行分類管理，把事業(yè)單位的每個員工的信息都可以通過大數(shù)據(jù)進行電子信息化保存，即使紙質(zhì)檔案丟失，檔案管理系統(tǒng)平臺中也會有電子版的檔案，所以這對事業(yè)單位的檔案快速發(fā)展有著巨大影響，由此可見在大數(shù)據(jù)時代建立檔案管理系統(tǒng)的必要性。

2 當前檔案案管理的現(xiàn)狀及存在問題

隨著信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方面面臨著巨大壓力，紙質(zhì)檔案歸檔形式過于煩瑣，有時還是導致檔案丟失等問題的出現(xiàn)，不僅影響工作人員的工作效率，還影響了事業(yè)單位發(fā)展的步伐，如今事業(yè)單位的檔案管理問題出現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 單位對檔案管理重視度不夠，缺乏專業(yè)人員

經(jīng)過調(diào)查研究分析發(fā)現(xiàn)，我國現(xiàn)如今大部分事業(yè)單位對自身檔案管理的工作重視度不夠，現(xiàn)在一般的事業(yè)單位檔案管理人員都是一些不具有專業(yè)性質(zhì)的人員進行管理的，甚至有時檔案丟失都沒有發(fā)現(xiàn)，直接影響本單位的檔案工作效率。

2.2 檔案的信息的安全有待進一步提升

隨著信息技術的快速度發(fā)展，檔案數(shù)字化管理的便捷性逐步體現(xiàn)，與之同時檔案信息安全問題日漸顯現(xiàn)。首先，由于檔案管理人員安全意識淡薄，以及計算操作能力有限，有的在操作過程中常出現(xiàn)失誤，直接影響到檔案信息的安全性與完整性。比如，因操作程序不規(guī)范，未對信息進行及時備份而導致檔案信息丟失。其次，檔案信息管理系統(tǒng)在運行過程中，極易受到病毒或黑客的攻擊，進而使得檔案信息面臨被篡改或丟失的現(xiàn)象。

2.3 檔案信息案沒有做到及時更新

檔案信息的更新影響檔案資源使用，在大數(shù)據(jù)時代沒有來臨之前，各事業(yè)單位檔案記錄方式都是通過紙質(zhì)形式進行記錄的，所以如今通過大數(shù)據(jù)將紙質(zhì)檔案轉化為電子信息檔案，期間需要一個很長的過程，這時就造成了電子檔案信息，得不多及時更新，影響了檔案資源的使用，沒有及時進行電子信息轉化，就會對單位的工作效率造成影響。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的具體措

3.1 加強檔案管理理論的創(chuàng)新

正如信息化時代挑戰(zhàn)了紙質(zhì)時期的來源原則、文件生命周期理論、檔案價值鑒定理論，催生了基礎理論的新變革，產(chǎn)生了新來源觀、文件連續(xù)體理論、宏觀鑒定理論等革新的理論。在大數(shù)據(jù)時代，新來源觀、文件連續(xù)體理論、宏觀鑒定理論等都將受到不同程度的挑戰(zhàn)，檔案學基礎理論將迎來進一步的發(fā)展。

3.2 加強檔案管理信息化提升

從紙質(zhì)檔案到檔案信息化再到檔案大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源呈指數(shù)型增長，用現(xiàn)有的檔案信息化手段和工具難以滿足大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源管理的需求。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息不再匱乏，而是泛濫。如何實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)長期可讀性、可靠性，并在海量數(shù)據(jù)中實現(xiàn)對檔案信息的挖掘分析，從而提供有價值的信息，是檔案信息資源管理面臨的新挑戰(zhàn)。

3.3 加強數(shù)據(jù)安全問題的創(chuàng)新

案數(shù)據(jù)的高共享不等于全共享，在大量涉密檔案數(shù)據(jù)的保密過程及敏感數(shù)據(jù)的分析過程中，如何實現(xiàn)信息安全，避免數(shù)據(jù)被惡意使用，更好地防止因秘密泄露給國家、社會、企業(yè)帶來政治、經(jīng)濟上的損失，是新時期檔案安全工作面臨的一大挑戰(zhàn)。

3.4 加強檔案數(shù)據(jù)挖掘利用

傳統(tǒng)的檔案管理以文檔管理為主，沒有利用技術工具進行挖掘、分析，檔案基本處于被動利用。大數(shù)據(jù)時代，檔案系統(tǒng)中除大量的文檔外，還有海量結構化數(shù)據(jù)。檔案部門收集大數(shù)據(jù)后，通過主動調(diào)查利用者的需求，對海量數(shù)據(jù)進行聚類、分類、相關性分析，建立各種數(shù)據(jù)模型，找到數(shù)據(jù)之間的關系，提高檔案價值，更好地實現(xiàn)預測功能，為高層決策提供參考。

3.5 加快檔案管理系統(tǒng)擴展

隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)由于無法動態(tài)擴展，會出現(xiàn)“小馬拉大車”的情況。大數(shù)據(jù)技術可以對計算資源、存儲資源進行動態(tài)擴展、按需分配，滿足服務器的快速擴容及數(shù)據(jù)量的快速增長，同時大幅降低系統(tǒng)投資及維護成本，提高了數(shù)據(jù)運用 空間。

4 結語

總之，大數(shù)據(jù)背景下，如何科學合理地進行檔案管理工作，是各種行業(yè)共同面臨的問題。要努力抓住新時代的機遇，嚴肅對待挑戰(zhàn)，不斷學習和創(chuàng)新，充分運用新技術，在時代浪潮地推動下，更好地開發(fā)和利用檔案信息資源中蘊藏的巨大知識寶藏，使檔案工作創(chuàng)造出更大的價值。