鄭 莉

（河南航天精工制造有限公司，河南 信陽 464100）

文書檔案管理工作不是簡單是文件歸檔行為，而是一種具有高度專業(yè)性的工作。在新時代，計算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)都在迅猛發(fā)展，單位的檔案信息量隨之變大，信息內(nèi)容也變得繁復(fù)，對于文書管理工作來說，又是一個不小的挑戰(zhàn)[1]。

1 文書檔案管理工作的重要性

具有一定價值的，且可轉(zhuǎn)化為文件資料的各種類型的檔案被稱為文書檔案。文書檔案的作用不只是存檔，更多的是可以為其他部門提供數(shù)據(jù)支持、信息檢索以及法律憑證。文書檔案也能夠?qū)n案資料大大豐富，對檔案部門的檔案工作開展也是非常有利的。

1.1 文書檔案管理工作可提供信息檢索

文書檔案管理工作可以為單位內(nèi)部的其他部門提供信息檢索。為相關(guān)的部門提供各種類型的信息檢索，也有助于提升文書檔案資料的利用價值及效率。通過文書檔案整理和資料的深度發(fā)掘，都能對存檔活動的開展進(jìn)行進(jìn)一步的梳理及提煉。在有效記載本單位與相關(guān)的部室之間所發(fā)生的業(yè)務(wù)等資料的同時，也可以對資料進(jìn)行更好地利用，為下一次的活動提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

1.2 文書檔案管理工作可提供法律憑證

單位的建立、變更、注銷等相關(guān)業(yè)務(wù)活動都記錄在文書檔案資料中，因?yàn)橛涊d的都是詳細(xì)資料，所以它可以將單位的真實(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)情況及各項(xiàng)活動的開展情況準(zhǔn)確的呈現(xiàn)出來。在各級管理部門或者紀(jì)檢監(jiān)察部門進(jìn)行例行檢查或者因違法活動而進(jìn)行調(diào)查時，這些文書檔案就成為重要的依據(jù)。真實(shí)的文書檔案管理記錄也是一種具備法律效力的憑證，其他工作的開展也可以在其輔助下進(jìn)行良好的開展。

1.3 文書檔案管理工作是國家檔案工作重要組成部分

檔案部門在近年來所接收的信息資源愈加全面，經(jīng)濟(jì)社會文化的各領(lǐng)域它都有所涉及，在各行各業(yè)的發(fā)展歷程中，他們的變化也被記錄在冊，成為國家檔案的重要組成部分。辦公室文書檔案管理工作的作用在于，它可以為檔案部門提供非常詳實(shí)與客觀真實(shí)的資料，這是國家檔案管理工作的在末端的一種延伸。因此文書檔案管理工作不僅關(guān)系到辦公室其他工作的展開，也同時影響到國家檔案工作[2]。

2 當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題及改進(jìn)建議

2.1 當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

2.1.1 文書檔案管理工作人員素質(zhì)不高

在部分單位，文書檔案管理人員空有上崗證，在實(shí)際工作中，卻鮮見參加檔案培訓(xùn)繼續(xù)教育相關(guān)的活動。工作人員素質(zhì)不高，僅僅是對文書檔案管理工作有初步的了解，知識庫并沒有更新，這對于將來開展的繁冗的文書檔案管理工作非常不利。

2.1.2 文書工作與檔案工作銜接不利

文書工作和檔案工作兩者之間的關(guān)系是統(tǒng)一又內(nèi)在存在明確分工，又有聯(lián)系又有一定程度的區(qū)別。在實(shí)際工作中，文書工作與檔案工作是互相配合關(guān)系，它們形成一個分體式的管理形式。文書與檔案分塊管理，可以有效、科學(xué)地進(jìn)行進(jìn)一步工作。但是，這種形式也存在弊端，它的存在使得文書工作與檔案工作產(chǎn)生了一定的差距。文書人員意識不到檔案工作的重要性，檔案人員不考慮文書工作，這兩者在銜接工作過程中進(jìn)行出現(xiàn)磨合與偏差[3]。

2.2 做好文書檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

2.2.1 充分做好文書規(guī)范管理工作

做好文書規(guī)范管理，是做好檔案管理的基礎(chǔ)。檔案的管理會受到文書的數(shù)量、格式、種類以及處理方式的影響。當(dāng)今辦公自動化浪潮下，這種關(guān)系較之從前更為密切。在文件形成之初便應(yīng)考慮好將來的歸檔工作。在文書的處理方式及程序上，一定要時刻注意，與檔案管理工作銜接緊密，切實(shí)將檔案管理工作與文書工作有序而高效地進(jìn)行結(jié)合。

2.2.2 提升文書檔案管理工作人員素質(zhì)

要想提高文書檔案管理工作的水平，那么提升文書檔案管理人員的素質(zhì)刻不容緩?，F(xiàn)有從業(yè)人員的繼續(xù)教育必須加強(qiáng)，各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)必須即刻安排。在電子檔案管理方面，從業(yè)人員更應(yīng)該注重。從業(yè)人員的知識、閱歷、新技術(shù)、新管理方法的掌握，都是直接影響文書檔案管理工作的因素。只有從根本解決這些問題，全面提升從業(yè)人員的素質(zhì)，才能真正搞好文書檔案管理工作。

2.2.3 文書檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)一定要加快進(jìn)程

當(dāng)前信息化浪潮中，所有工作都朝著信息化與現(xiàn)代化方面發(fā)展，文書檔案管理也不例外。在文書檔案管理工作中，應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)，可大大提升工作效率。文書檔案的保存、管理、信息資源處置過程中，如果應(yīng)用了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將會使得工作更為輕松與高效。主要可以從以下兩個方面進(jìn)行：

1）各類信息數(shù)據(jù)庫的建立、紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，都要確保所有的檔案格式一致、數(shù)據(jù)真實(shí)且規(guī)范、具有安全可靠特征，并具有長期效力。

2）在文書檔案的搜集、整理及錄入庫的過程中，將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用逐步融入，穩(wěn)步提升自動化管理水平[1]。

2.2.4 完善文書檔案管理工作制度

文書檔案管理工作的開展取決于檔案管理制度的完善程度。健全的檔案管理制度是確保文書檔案管理工作有效進(jìn)行的重要保證和準(zhǔn)則、尺度。制度并非一成不變的，而是要在發(fā)展進(jìn)程中，進(jìn)行反復(fù)的修訂。過時的制度一定要及時剔除，之前欠缺的空白區(qū)域也要及時進(jìn)行補(bǔ)充。

3 結(jié)束語

文書檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，辦公室工作效率的高低取決于文書檔案管理的水平高低，文書檔案管理工作的水平處于高水平，那么整個辦公效率就會提升一大步。因此，文書檔案管理工作人員應(yīng)充分認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要性，時刻用保持一顆學(xué)習(xí)的心，也要與其他部門積極溝通，最終實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化，并從本質(zhì)上提升辦公室管理水平[2]。