馮 曄 張英妹

（河北省農(nóng)林科學(xué)院植物保護(hù)研究所，河北 保定 071000）

基層事業(yè)單位的檔案管理工作與當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)的發(fā)展是密不可分的，并且伴隨著基層事業(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)優(yōu)化與進(jìn)步，檔案管理工作的成績?nèi)找嫱怀龅耐瑫r，在管理中遇到的問題卻越來越多，這就給基層事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展造成了一定影響，進(jìn)而對基層事業(yè)單位產(chǎn)生不利影響，損壞基層事業(yè)單位形象。

1 基層事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

1.1 基層事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視

基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是屬于政府基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的“幕后”管理工作，所以相比于政府財務(wù)、人事等其他行政部門來說，檔案管理工作并不受政府重視。很多位于基層的企事業(yè)單位可以通過基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息系統(tǒng)對事業(yè)單位內(nèi)各個部門檔案進(jìn)行實(shí)時信息化的檢索，這樣就可以讓事業(yè)單位和編外人員對檔案的信息進(jìn)行獲取，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享性，提高資源的利用率。但是反觀現(xiàn)狀，目前基層事業(yè)單位的工作人員對于檔案管理工作的重視程度較低，并且大部分基層事業(yè)單位仍然選擇較為傳統(tǒng)的檔案管理工作模式——紙質(zhì)檔案管理模式，這樣的管理模式在一定程度上會給基層事業(yè)單位帶來巨大的工作壓力，并且會使得工作效率減慢。另外，基層事業(yè)單位的檔案管理工作相對較為簡單，工作模式也是相對的較為乏味和枯燥的，但是這種表面看上去不具備任何技術(shù)的工作往往考驗(yàn)的是人們的耐心和細(xì)心，所以從事檔案工作的相關(guān)人員不能消極怠工。

此外，目前基層事業(yè)單位對于檔案管理的工作非常的不重視，所以部分單位會為了節(jié)省資金，聘請一些兼職來幫助打理檔案管理工作的相關(guān)事宜，這就出現(xiàn)了一個問題，大多數(shù)兼職人員的自身修養(yǎng)普遍較差，并且也缺乏一定的檔案管理工作的專業(yè)知識，所以在進(jìn)行檔案管理工作時也會因無法挖掘出企業(yè)潛在的價值而降低工作效率。

1.2 基層事業(yè)單位檔案的價值無法體現(xiàn)

當(dāng)前背景下，基層事業(yè)單位的檔案管理工作的價值仍然無法有效的體現(xiàn)，這一定程度上與基層事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度有關(guān)，當(dāng)下，隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，檔案管理的工作人員應(yīng)該充分利用好當(dāng)下的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，這樣可以最大程度上的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，提供整體的辦公效率。在檔案管理工作時還應(yīng)該注意風(fēng)險的規(guī)避問題，在業(yè)務(wù)上應(yīng)該清晰的分清哪些是潛在風(fēng)險和危機(jī)，并且做好相應(yīng)的規(guī)避措施，這樣才能確保好未來的工作有序地開展，進(jìn)而可以體現(xiàn)出檔案管理工作的價值。

2 現(xiàn)代化建設(shè)對基層事業(yè)單位檔案管理的必要性

2.1 轉(zhuǎn)變管理觀念

基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)行檔案管理高度現(xiàn)代化建設(shè)，意味著檔案管理戰(zhàn)略思維、管理工作方式、管理信息技術(shù)與檔案管理制度全部同步實(shí)現(xiàn)高度現(xiàn)代化。這就直接表示著一個檔案管理工作人員首先必須要高度重視自己的檔案工作，端正他的工作負(fù)責(zé)態(tài)度，不斷加強(qiáng)自身的檔案工作管理能力以及提高現(xiàn)代檔案技術(shù)的綜合應(yīng)用創(chuàng)新能力。同時，要加快建立與國家現(xiàn)代化檔案管理制度理念相緊密契合的檔案管理制度，簡化企業(yè)檔案管理工作程序，縮短企業(yè)檔案資料收集整理時間，不斷完善優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作流程，使企業(yè)檔案管理更加高效、科學(xué)。

2.2 提高檔案預(yù)測及前瞻性作用

在傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理趨于邊緣化，主要表現(xiàn)在檔案管理部門與財務(wù)部門、項(xiàng)目部門相比處于弱勢地位，話語權(quán)較弱，因此，在進(jìn)行檔案管理工作中，難以與各個部門協(xié)調(diào)。檔案管理工作作為最基礎(chǔ)的工作之一，被普遍認(rèn)為是簡單的工作，因此，檔案管理工作也逐漸演變?yōu)槠渌块T的“附屬工作”。

目前，基層事業(yè)單位檔案使用模式主要為“供給導(dǎo)向”的服務(wù)，即“檔案管理部門有什么檔案，則提供什么檔案”。在現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案作為一種“數(shù)據(jù)資源”，具有較強(qiáng)的指導(dǎo)與借鑒意義，因此，基層事業(yè)單位檔案管理人員需要將“供給導(dǎo)向”的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶枨髮?dǎo)向”的服務(wù)模式，預(yù)測服務(wù)主體的需求，強(qiáng)化檔案的預(yù)測與前瞻性作用。

3 基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的辦法

3.1 樹立新型理念

基層事業(yè)單位檔案管理信息化的基礎(chǔ)是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位檔案管理理念。在互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，基層事業(yè)單位檔案管理需突出資源與大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在堅持以服務(wù)群眾為根本目標(biāo)的前提下，兼顧統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享，確保對外檔案公開透明、檔案記錄實(shí)時準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理的交互融合。

3.2 完善信息化檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化后的企業(yè)財務(wù)信息檔案管理專業(yè)技術(shù)信息產(chǎn)品系統(tǒng)，能否在當(dāng)前我國企業(yè)基層和大型企事業(yè)法人單位進(jìn)行財務(wù)會計檔案管理中，真正能夠發(fā)揮最大化的應(yīng)用性和價值，主要仍然直接取決于——當(dāng)前我國企業(yè)信息化時代企業(yè)財務(wù)檔案管理技術(shù)信息系統(tǒng)的產(chǎn)品、整體結(jié)構(gòu)設(shè)計以及結(jié)構(gòu)技術(shù)是否能夠得到不斷完善。

3.3 引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政檔案管理服務(wù)現(xiàn)代化的順利實(shí)現(xiàn)不僅需要先進(jìn)的信息化檔案管理服務(wù)系統(tǒng)的技術(shù)支撐，還需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的軟、硬件管理設(shè)備。一方面，需要充分引進(jìn)事業(yè)單位檔案管理各項(xiàng)工作所必需的現(xiàn)代計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等先進(jìn)硬件技術(shù)設(shè)備，保證基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理各項(xiàng)工作有序科學(xué)開展。另一方面，想真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理與各職能部門的有效協(xié)同，還需要積極引入企業(yè)電子檔案辦公管理軟件、手機(jī)智能辦公軟件app等，打破傳統(tǒng)檔案文件移交辦理時間與查詢空間的雙重束縛，讓事業(yè)單位工作人員隨時隨地可以移交、查詢管理檔案，進(jìn)一步大力推進(jìn)單位檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化。

3.4 完善管理制度

有了作為基礎(chǔ)的計算硬件與應(yīng)用軟件作為支撐的管理?xiàng)l件，基層的企事業(yè)單位檔案還要徹底改變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作模式，針對當(dāng)前信息化的檔案管理需要系統(tǒng)重新制定檔案管理制度和檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)。在企業(yè)檔案信息收集管理機(jī)制中，基層和企事業(yè)組織單位還需要探索建立較高標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)檔案收集信息庫，將企業(yè)檔案以多種數(shù)字化存儲形式進(jìn)行存儲。

4 結(jié)束語

綜上所述，基層事業(yè)單位檔案管理從業(yè)人員工作需要充分認(rèn)識到檔案管理工作重要性，樹立新的現(xiàn)代化檔案管理工作理念，適應(yīng)當(dāng)下現(xiàn)代化企業(yè)辦公管理環(huán)境，強(qiáng)化企業(yè)檔案的風(fēng)險預(yù)測與管理前瞻性指導(dǎo)作用，充分體現(xiàn)企業(yè)檔案管理人員工作的核心價值。