蔣 敏 蘇 婉 陳 明

（中車資陽(yáng)機(jī)車有限公司，四川 資陽(yáng) 641300）

企業(yè)檔案資源是其自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展中各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要記錄材料，準(zhǔn)確記錄了企業(yè)的發(fā)展經(jīng)歷，這對(duì)于企業(yè)未來戰(zhàn)略規(guī)劃制定也具有十分重要的參考價(jià)值。在新形勢(shì)下，企業(yè)需充分重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案資源利用價(jià)值提升的重要意義，讓檔案管理工作真正助力企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值和作用。

1 企業(yè)檔案資源利用工作的重要性

企業(yè)檔案資源的實(shí)際價(jià)值需要通過開發(fā)利用來予以體現(xiàn)，唯有對(duì)檔案資源進(jìn)行深入挖掘和充分開發(fā)，才可以真正反映出其價(jià)值與作用。然而，部分企業(yè)管理者對(duì)此項(xiàng)工作并不關(guān)注，這是由于很多企業(yè)檔案管理部門一直處于被動(dòng)的工作狀態(tài)下，這樣的工作模式難以做出效益和成果。一般來說，資源利用頻率與其價(jià)值通常是成正比的關(guān)系，利率頻率越高，其價(jià)值就越凸顯，所以對(duì)于企業(yè)檔案管理工作來說，應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案資源的挖掘與開發(fā)，這樣才有助于促進(jìn)其利用價(jià)值的提升。總體而言，企業(yè)檔案資源利用工作的重要意義表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，對(duì)于企業(yè)管理者決策而言，促進(jìn)企業(yè)檔案資源利用價(jià)值的提升能夠幫助管理者作出更加科學(xué)準(zhǔn)確的決策。企業(yè)在參與各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的過程中，管理者需要參考大量數(shù)據(jù)信息才能夠做出決策，檔案資源便屬于其中非常關(guān)鍵的內(nèi)容之一。管理者借助于查閱過去的檔案資源，熟悉掌握企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)施情況和發(fā)展動(dòng)向，依靠回溯過去來準(zhǔn)確把握未來的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。科學(xué)利用檔案資源，能夠讓管理者制定出更加符合企業(yè)自身發(fā)展需求的經(jīng)營(yíng)管理規(guī)劃。

第二，企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用可以為企業(yè)文化建設(shè)工作提供助力。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過程中，所參與從事的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都被真實(shí)客觀地記錄在檔案材料內(nèi)，是企業(yè)非常重要的知識(shí)體系，它對(duì)于企業(yè)內(nèi)部文化建設(shè)工作意義重大。企業(yè)要獲得持續(xù)穩(wěn)健的發(fā)展需要依靠先進(jìn)且正確的企業(yè)文化作為支撐，檔案資源的開發(fā)利用可以幫助企業(yè)文化的逐漸形成，幫助企業(yè)正確塑造自身形象，促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提升[1]。

第三，企業(yè)檔案資源利用能夠促進(jìn)其經(jīng)濟(jì)效益的不斷提升。檔案資源的高效開發(fā)利用可以為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供正確的指引，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理制度不斷完善。通過對(duì)過去企業(yè)檔案材料的分析研究，找出企業(yè)在發(fā)展過程中的突出問題，幫助管理者制定有針對(duì)性的制度規(guī)定，有效解決阻礙企業(yè)發(fā)展的問題，讓企業(yè)朝著正確的方向前進(jìn)，這樣也就能夠獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益。

2 影響企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的因素

企業(yè)檔案資源利用價(jià)值的提升關(guān)鍵在于開發(fā)利用，而檔案管理工作的價(jià)值也是在檔案服務(wù)中予以實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)階段依舊還有很多企業(yè)沿用傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，不重視檔案開發(fā)利用工作，檔案管理部門處于被動(dòng)的工作狀態(tài)，檔案服務(wù)方式陳舊，開發(fā)利用效率不高。影響企業(yè)檔案資源利用價(jià)值提升的因素集中在以下幾點(diǎn)：

首先是企業(yè)檔案管理制度不完善。近年來檔案管理工作逐漸向著信息化和規(guī)范化的方向邁進(jìn)，很多企業(yè)都紛紛制定了相應(yīng)的檔案管理制度，然而在實(shí)際的落實(shí)過程中，很多檔案管理制度流于形式，執(zhí)行力不足，難以真正貫徹執(zhí)行。還有部分企業(yè)檔案管理制度不完善，管理過程不規(guī)范，難以達(dá)到既定效果，在很大程度上影響到檔案資源的開發(fā)利用[2]。其次是企業(yè)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)能力不足。很多企業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍普遍存在老齡化的趨勢(shì)，而且部分企業(yè)中負(fù)責(zé)檔案資源管理的人員并未接受系統(tǒng)化的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，甚至一些檔案管理崗位是從其他部門抽調(diào)來臨時(shí)兼任的。由于檔案管理人員專業(yè)能力不足，在實(shí)際工作中難以應(yīng)用新技術(shù)和新理念，進(jìn)而阻礙了檔案資源開發(fā)利用進(jìn)程。再次是企業(yè)檔案服務(wù)、開發(fā)、利用和管理意識(shí)有待加強(qiáng)。由于傳統(tǒng)管理觀念的制約，企業(yè)檔案管理人員思想沒有更新，覺得只需要做好檔案收集保管即可完成工作任務(wù)，同時(shí)檔案人員沒有樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，檔案資源開發(fā)利用工作處于被動(dòng)消極狀態(tài)，甚至一些檔案管理人員對(duì)檔案資源實(shí)施封閉策略，一般不允許外借，導(dǎo)致檔案開發(fā)利用實(shí)際效果受到影響，重要的檔案材料無法發(fā)揮出實(shí)際價(jià)值。最后是企業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后，使得檔案資源利用價(jià)值難以提升，一些企業(yè)依舊采用傳統(tǒng)的人工管理模式，不重視檔案數(shù)字化處理和信息化管理，檔案的開發(fā)利用也僅僅保持在初級(jí)階段，檔案借閱、瀏覽、檢索服務(wù)效率不高，現(xiàn)代信息技術(shù)并未真正應(yīng)用到檔案管理工作中來。

3 企業(yè)檔案資源利用價(jià)值提升對(duì)策

3.1 提升檔案資源的管理與整合能力

檔案資源屬于企業(yè)中非常重要的核心資源之一，應(yīng)對(duì)其實(shí)施科學(xué)高效的開發(fā)利用管理，促使檔案管理工作人員提升開發(fā)利用意識(shí)，開展好企業(yè)檔案資源的科學(xué)整合、統(tǒng)一管理、合理規(guī)劃等工作，貫徹執(zhí)行檔案管理制度，對(duì)檔案資源予以實(shí)時(shí)跟蹤收集，保證檔案資源在進(jìn)行調(diào)取、查閱等相關(guān)工作中的規(guī)范性，努力保障檔案材料的準(zhǔn)確、完整、客觀、系統(tǒng)，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理、利用工作水平的不斷提升。與此同時(shí)，還需要不斷強(qiáng)化崗位責(zé)任制，落實(shí)好檔案材料的篩選、審核、歸檔和挖掘利用工作，特別是針對(duì)部分珍貴且重要的檔案材料，應(yīng)當(dāng)提升其權(quán)限等級(jí)，保證重要檔案的安全完整，這是促進(jìn)企業(yè)檔案資源利用價(jià)值提升的重要基礎(chǔ)。

3.2 提升信息技術(shù)在檔案資源管理中的應(yīng)用

近年來，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用推動(dòng)了檔案管理工作的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型，企業(yè)檔案管理也應(yīng)積極利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)檔案資源庫(kù)的構(gòu)建。企業(yè)管理者需要充分注重檔案信息化建設(shè)工作，盡快建立符合企業(yè)檔案管理需求的信息平臺(tái)，借助于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等計(jì)算來提升檔案采集、查詢、檢索的效率，提供更多個(gè)性化和有針對(duì)性的檔案利用服務(wù)。另外還需要積極應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)已有檔案資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，推動(dòng)檔案日常管理利用的信息化建設(shè)工作，通過信息管理平臺(tái)來提供多元化的諸如在線檢索、在線傳輸?shù)葘?shí)用性功能，促進(jìn)企業(yè)提升檔案資源利用效率和利用價(jià)值，同時(shí)降低人力成本，確保企業(yè)檔案管理工作有序開展[3]。

3.3 樹立企業(yè)檔案資源開發(fā)利用意識(shí)

對(duì)于現(xiàn)階段很多檔案管理工作人員開發(fā)利用意識(shí)薄弱的現(xiàn)象，企業(yè)方面應(yīng)當(dāng)采取有效措施幫助其樹立檔案資源開發(fā)利用意識(shí)，不斷提升其服務(wù)意識(shí)，讓檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)到檔案資源利用價(jià)值提升對(duì)于推動(dòng)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要意義，讓其能夠真正對(duì)本崗位工作負(fù)責(zé)，履行好自身職責(zé)。新時(shí)期下，要落實(shí)好對(duì)檔案管理人員開發(fā)利用意識(shí)的培養(yǎng)和提升，構(gòu)建更加完善的規(guī)章制度，確保檔案管理利用的公開性與及時(shí)性。這里所說的公開性即是在做好部分重要珍貴檔案材料保密工作的同時(shí)，對(duì)其他更多有利用價(jià)值的檔案資源應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部員工進(jìn)行公開，讓他們能夠隨時(shí)檢索查閱自己所需要的檔案材料；及時(shí)性即需要檔案工作人員提升服務(wù)意識(shí)，充分了解到檔案資源開發(fā)利用是為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展而服務(wù)，積極開展好本職工作，深入挖掘檔案資源的利用價(jià)值。綜合來說，促進(jìn)企業(yè)檔案資源利用價(jià)值的提升，就需要檔案管理工作人員樹立檔案資源開發(fā)利用意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。

3.4 重視檔案資源管理工作人員專業(yè)培養(yǎng)

檔案管理工作人員屬于企業(yè)檔案管理和開發(fā)利用工作的重要主體，重視并做好檔案管理工作人員綜合素質(zhì)能力的培養(yǎng)，這有助于促進(jìn)檔案資源利用價(jià)值的提升。首先，應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)檔案管理人員堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，樹立創(chuàng)新的檔案管理和開發(fā)利用理念，在實(shí)際工作中敢于打破常規(guī)，不斷創(chuàng)新改革；其次，應(yīng)當(dāng)促進(jìn)檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)逐步向前發(fā)展，引領(lǐng)檔案資源開發(fā)利用熱潮，深入挖掘可利用的檔案材料，提升檔案資源的利用價(jià)值；再次，引導(dǎo)檔案管理工作人員在實(shí)際工作中努力進(jìn)取，積極進(jìn)行自我學(xué)習(xí)充電，主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，善于利用新的開發(fā)管理手段來達(dá)成工作目標(biāo)，充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值，為企業(yè)帶來更好的檔案資源服務(wù)；最后，應(yīng)當(dāng)定期組織開展檔案培訓(xùn)教育活動(dòng)，通過構(gòu)建完善的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的參與積極性，督促其不斷提升自己，完善專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)具備較強(qiáng)工作能力且績(jī)效較好的人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，避免優(yōu)秀檔案管理人員的流失[4]。

3.5 創(chuàng)新服務(wù)理念以及服務(wù)模式

企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化與完善檔案資源開發(fā)利用工作，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念和服務(wù)模式，檔案管理工作人員也要轉(zhuǎn)變過去那種被動(dòng)等待工作上門的思想態(tài)度，主動(dòng)出擊和各部門建立聯(lián)系，充分掌握不同部門的檔案利用需求，從而制定出系統(tǒng)化、個(gè)性化的檔案服務(wù)方案。提供檔案利用服務(wù)后還應(yīng)當(dāng)建立反饋機(jī)制，進(jìn)行持續(xù)跟蹤，了解檔案利用者對(duì)自身服務(wù)的滿意程度，借助于對(duì)反饋信息的綜合梳理與分析研究，了解檔案利用者的偏好需求，促進(jìn)檔案資源利用價(jià)值和服務(wù)水平的不斷提升。與此同時(shí)，還需要盡快促進(jìn)檔案管理服務(wù)模式從過去的索取型朝著推送型轉(zhuǎn)變，靈活高效地向檔案利用者推送相關(guān)檔案資源，讓他們能夠第一時(shí)間獲取到自己想要的檔案信息材料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理活動(dòng)來說，與過去那種僅僅開展好檔案收集歸檔的模式比起來，深入挖掘并開發(fā)檔案資源的利用價(jià)值更加關(guān)鍵。要確保企業(yè)檔案管理工作朝著更加科學(xué)化、規(guī)范化、智能化的方向邁進(jìn)，真正發(fā)揮出檔案資源的重要價(jià)值和作用，需要企業(yè)不斷強(qiáng)化開發(fā)利用意識(shí)，積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，主動(dòng)更新檔案管理理念和工作模式，讓檔案資源能夠真正為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供更多助力，為企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展作出更多貢獻(xiàn)。