王玉華

（中國石油西部鉆探工程公司，新疆 烏魯木齊 830011）

檔案數(shù)字化就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。就當(dāng)前情況來看，我國檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)有了顯著的成效，不過必須得認(rèn)清的一點(diǎn)，那便是簡單的數(shù)據(jù)化并不完全是數(shù)字化，因其無法將檔案價值有效發(fā)揮出來，所以在大數(shù)據(jù)背景之下，若是依然使用傳統(tǒng)方式來對海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與利用的話，數(shù)字化檔案是無法有效發(fā)揮出其價值的，數(shù)字化檔案需要數(shù)據(jù)化才能發(fā)揮出其價值。為此，大數(shù)據(jù)下的企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作自然需要及時優(yōu)化與創(chuàng)新，這樣才能更好地滿足大數(shù)據(jù)背景下的需求，充分發(fā)揮出其價值。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性分析

從宏觀的角度上分析，強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅可以滿足用戶的實際需求，也可以實現(xiàn)信息資源共享目標(biāo)。第一，開展檔案管理工作主要的目的就是為了能夠滿足用戶的實際需求，提升信息查閱以及收集的便利性。在傳統(tǒng)檔案服務(wù)中，提供信息的方式大多以紙質(zhì)材料以及圖片材料等為主。而近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展速度的不斷加快，人們對于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛，能夠借此技術(shù)來獲得更多的資源信息。所以，深入推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，可以滿足用戶的具體要求，提升檔案管理效率。并且，人們也可以通過數(shù)字化、智能化的形式，獲得更多的檔案信息，大大促進(jìn)了檔案利用率的提高。第二，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源共享目標(biāo)。對于已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)作為主要資源信息獲取渠道的當(dāng)代人來說，如若沒有數(shù)字化檔案作為支撐，人們則無法在短時間內(nèi)快速檢索以及收集到檔案信息，無法滿足自身的實際需求。而通過強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)，則可以有效改變這一現(xiàn)狀，讓實體化的內(nèi)容朝著內(nèi)容化方向轉(zhuǎn)變，由原來紙質(zhì)型的材料轉(zhuǎn)化為電子形式的材料，大大提升了檔案信息的整體價值，實現(xiàn)了信息資源共享。

2 檔案數(shù)字化管理與信息安全要點(diǎn)

2.1 創(chuàng)新檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)時代背景之下，大數(shù)據(jù)技術(shù)對當(dāng)今社會各個方面和領(lǐng)域造成了影響，電子地圖、人工智能系統(tǒng)等新一代媒體在企業(yè)也得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理工作在實施過程中，也可以積極借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來有效實現(xiàn)創(chuàng)新與優(yōu)化，從而真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。在創(chuàng)新檔案管理模式的考量時，一方面，企業(yè)可以有意識的擴(kuò)大數(shù)據(jù)量。數(shù)字化使得檔案保存不需要再占用過多的空間，而且儲存起來也更加的方便，企業(yè)可以將價值不高的檔案也收集保管起來，以便有效提升數(shù)據(jù)采集完整性與全面性。另一方面，則可以積極借助于現(xiàn)有成熟技術(shù)，推動檔案朝著數(shù)據(jù)化的方向轉(zhuǎn)變，在這一過程中，要加強(qiáng)注重數(shù)字化工作，這樣就能有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)化。如面對文本類的檔案，便得全文輸入，而不是簡單的輸入一些關(guān)鍵詞與標(biāo)題。不過因為全文輸入工作量過大，所以企業(yè)可以借助于已經(jīng)十分成熟的OCR技術(shù)來進(jìn)行自動掃描與識別，從而轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化格式；對于一般圖片類檔案，則可以將其圖像展示內(nèi)容進(jìn)行文字標(biāo)注，同時輸入計算機(jī)，做好歸類，這樣就能有效實現(xiàn)數(shù)字信息數(shù)據(jù)化，從而進(jìn)一步提升檔案管理效率。

2.2 智能操作與安全保障同行

提高時效、方便快捷是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目的之一。當(dāng)前，多個智能化操作系統(tǒng)的升級和先進(jìn)設(shè)備的更新?lián)Q代使一些實際中的操作發(fā)生數(shù)據(jù)泄露、新舊版本不匹配等問題。企業(yè)檔案由于其內(nèi)在資源信息的特殊重要性，所以在保存和查閱時會受到格外的安全保護(hù)。在電子文件和檔案全過程管理系統(tǒng)中，設(shè)計、實驗、制造、傳遞、交換、共享等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息管理單一的突破和安全一體化動態(tài)儲存和管理，要不斷地實現(xiàn)和檢測，確保能夠更好地進(jìn)行操作，要讓智能操作設(shè)備和技術(shù)在安全保障的前提下推行，這樣才符合數(shù)字化建設(shè)最初的出發(fā)點(diǎn)和質(zhì)的要求。同時，在與各個科室與部門交接工作和內(nèi)容時，要增強(qiáng)其溝通性，確保人員的保密性和安全性。對于相對應(yīng)的問題，要建立暢通的信息溝通渠道和交流渠道，進(jìn)而增加其相互溝通協(xié)調(diào)的有效性，保障相關(guān)檔案信息的安全正確和完整高效性，這樣既可以提高工作效率，又可以提高資源溝通的水平。智能操作符合企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的理念和具體實施方法，但我們要有群體受眾性，面向的是單位的整體人員，這涉及多個部門，不同程度的接受者。所以，在設(shè)計板塊和具體操作上要讓企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)更加清楚明晰，方便操作，這樣才能讓智能化推動時效性。此外，在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中，對于單位年長的群體，要設(shè)置圖形圖表操作流程，增強(qiáng)其對數(shù)字化發(fā)展的認(rèn)同，以實際操作去實現(xiàn)真正的安全高效。針對原先相關(guān)部門對企業(yè)檔案相關(guān)手續(xù)的步驟和操作進(jìn)行簡化和統(tǒng)一，減少不必要的多個審批流程和檔案工作人員的查閱檔案的時間和程序。這些實際過程的改善和提升能夠更好地讓智能化操作與安全保障同行，共同推動企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。

2.3 加強(qiáng)技術(shù)保障，確保信息安全

大數(shù)據(jù)時代，給檔案館帶來了無限機(jī)遇和發(fā)展，同時也帶來了挑戰(zhàn)。使用大數(shù)據(jù)需要借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支持，而互聯(lián)網(wǎng)是一個開放的空間，存在眾多木馬病毒，極易導(dǎo)致檔案館數(shù)據(jù)丟失和個人隱私的泄露，存在安全隱患。為了確保檔案館的安全性，可以充分積極推動電子化識別技術(shù)的使用，確保各項檔案信息的安全。數(shù)字化檔案館是以大數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，而大數(shù)據(jù)又派算出物聯(lián)網(wǎng)、云計算的各種各樣的信息技術(shù)，因此建設(shè)數(shù)字化檔案館需要充足的技術(shù)支撐。例如，在構(gòu)建數(shù)字化檔案館時，云平臺可以成為數(shù)字化檔案館建設(shè)的重要基石，為資料儲存和備份提供可能，同時大數(shù)據(jù)技術(shù)也可以滲透到檔案資料的各個環(huán)節(jié)之中，為檔案收集、管理和預(yù)測提供充足的技術(shù)支撐。有助于實現(xiàn)檔案的智慧化識別、定位、跟蹤和管理，為共建共享檔案服務(wù)提供必要技術(shù)支撐。

2.4 建設(shè)信息化人才隊伍

加強(qiáng)企業(yè)檔案人才隊伍建設(shè)是數(shù)字檔案資源體系建設(shè)的保障。一方面對現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)使用培訓(xùn)，以網(wǎng)絡(luò)在線流程替代傳統(tǒng)紙質(zhì)流程，將檔案日常業(yè)務(wù)的辦理集中在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行。另一方面引進(jìn)具備計算機(jī)專業(yè)知識，尤其是數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)分析方面的人才，加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)歸檔接口的建設(shè)管理，以及檔案系統(tǒng)的日常維護(hù)，實現(xiàn)檔案人員由資料保管員向信息資源整合者的轉(zhuǎn)變。

3 結(jié)語

綜合而言，在檔案信息建設(shè)階段，為了能夠與時代發(fā)展步伐相接軌，也在逐漸朝著智能化以及數(shù)字化方向邁進(jìn)，很大程度上促進(jìn)了建設(shè)效果的提升。但與此同時，檔案信息資源也變得越來越煩瑣，存在的問題日益增多。對此，在今后的發(fā)展階段，相關(guān)部門務(wù)必要強(qiáng)化重視，全面提升檔案管理人員的專業(yè)水平和素養(yǎng)，樹立良好的數(shù)字化意識，健全檔案數(shù)字化建設(shè)機(jī)制，加大優(yōu)化和改進(jìn)力度。