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        檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的實現(xiàn)策略

        2021-04-14 20:38:18宋志國張厚玉
        卷宗 2021年11期
        關鍵詞:紙質(zhì)檔案管理信息化

        宋志國 張厚玉

        (山東省滕州市中心人民醫(yī)院,山東 滕州 277500)

        在大數(shù)據(jù)技術不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會,醫(yī)院檔案管理的內(nèi)在價值已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)出來,加強醫(yī)院檔案管理的信息化建設,已經(jīng)成為時代發(fā)展中不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。因此,醫(yī)院要結(jié)合自己的工作實踐和運營現(xiàn)狀,構建一體化的檔案管理模式,加大檔案管理人員的培訓力度,充分利用檔案信息化資源,加大信息化設備的資金投入,從而切實提高醫(yī)院檔案資料的應用效能,為醫(yī)院各項工作的順利開展提供良好的信息支持。

        1 檔案信息化建設的意義

        1)信息化建設能夠提高醫(yī)務工作人員的服務質(zhì)量。信息網(wǎng)絡化時代給人們的工作和生活帶來了許多便利。在如今的醫(yī)院中,大部分工作如掛號、取藥、看診以及醫(yī)務人員流動等均是通過計算機網(wǎng)絡來實現(xiàn)的。將檔案投入到信息化建設中,便于將各類信息進行有效整合,可以對其進行充分利用,不僅能夠?qū)?shù)量龐大的檔案資源進行有效管理,還可提升醫(yī)院整體的工作效率,其在醫(yī)院的長遠發(fā)展中起到促進作用。在經(jīng)濟全球化的今天,醫(yī)院檔案信息化建設,不僅便于醫(yī)療資源在國內(nèi)進行相關交流和分享,更能夠在各個國家進行醫(yī)學交流,全面提高我國在國際醫(yī)學界的總體實力。此外,通過加強醫(yī)院人事檔案的信息化建設,有利于合理配置資源,推動人才合理流動和合理使用,保證和提高醫(yī)院人才隊伍素質(zhì),有利于醫(yī)院管理部門對工作人員進行全面的考察和了解,有效的對人才進行評價和使用,保證醫(yī)務工作人員的服務質(zhì)量,為患者提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務。

        2)醫(yī)院檔案信息化建設符合社會發(fā)展的客觀需求。醫(yī)院檔案信息化建設在一定程度上滿足了社會現(xiàn)今發(fā)展的需要,傳統(tǒng)的檔案管理手段效率比較低下,服務效果不理想,在網(wǎng)絡信息技術和電子政務普及的今天難以跟上社會經(jīng)濟、文化發(fā)展的步伐,難以適應發(fā)展的需要。檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中屬于重點任務,其不僅包含患者的個人隱私,也包括人事調(diào)動、各醫(yī)院之間的病例交流等,通過信息化建設能夠提高醫(yī)院的管理水平,也便于在日后有疑難雜癥治療時進行借鑒,通過網(wǎng)絡借調(diào)便可,無需翻閱紙質(zhì)文獻,能夠提高疑難雜癥的治愈成功概率。此外,通過檔案信息化建設,患者也可通過網(wǎng)絡進行信息查詢,全面了解自己的病情和治療經(jīng)過,每項支出費用公開,負責人員公開,能夠提升民眾的認可,有助于推動醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展,更有助于我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進步。

        2 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

        1)檔案難收集。由于醫(yī)院每天會接待大量病患、且每個病患都會涉及多個診治流程,因此病患的具體病歷與單據(jù)檔案易于在各科室流轉(zhuǎn)中發(fā)生記錄過于簡略甚至是缺失的現(xiàn)象,造成最終檔案留存不完整、不連貫的問題。此外,由于紙質(zhì)檔案與票據(jù)不易復制、缺乏流動性,會導致檔案的收集工作變成各科室各自為營的工作,割裂了整體的檔案收集工作,這為之后的檔案整理工作造成極大的困難。

        2)時效性不強。由于部分相關工作人員缺乏檔案意識,會造成“補檔案”的現(xiàn)象大量發(fā)生,后補檔案填寫勢必會受到經(jīng)辦人員本人記憶力、管理者與一線醫(yī)師的信息差等各種因素的影響。這極大的影響了整體檔案成果的質(zhì)量,使得檔案的監(jiān)督作用大打折扣,滋生虛假信息與腐敗,導致用藥、檢查、手術等流程中出現(xiàn)“吃回扣”、套取醫(yī)保資金的現(xiàn)象。

        3)專業(yè)性較差。醫(yī)療服務人員由于并非專業(yè)的檔案管理工作者,若強制要求他們完全依照規(guī)定連續(xù)填寫大量的紙質(zhì)檔案,在就醫(yī)數(shù)量巨大的今天顯然是不現(xiàn)實的。這就導致了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集整理工作缺乏專業(yè)性,大量紙質(zhì)檔案的填寫較為潦草和隨意,為后續(xù)的整理與數(shù)據(jù)分析工作帶來了巨大的困難。

        4)傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的固有性質(zhì)缺陷。紙質(zhì)資料有難于涂改、易于普及、審批真實性強等優(yōu)點,但其因為不易保存、不易流轉(zhuǎn)、不易復制、易丟失、易變造等缺點,勢必為時代所拋棄。在過去的檔案收集與整理工作中,各單位原始檔案傳遞與收集工作未能很好地與信息化技術相融合。人力整理、審核紙質(zhì)資料,成本高、效率低、不易查找,耗費了大量的人力與物力。

        3 醫(yī)院檔案管理信息化建設的有效措施

        1)構建一體化的檔案管理模式。充分發(fā)揮檔案信息的實際價值,是醫(yī)院檔案管理工作的重中之重。對于醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作而言,各個部門之間缺乏良好的溝通交流,并且檔案的存貯和調(diào)用程序較為復雜,因而檔案信息并不能最大限度地發(fā)揮其實際效能。針對這種情況,醫(yī)院檔案管理部門要不斷優(yōu)化自身的檔案管理體系,構建一體化的檔案管理模式,不斷加強醫(yī)院檔案信息的共建共享工作,有效整合現(xiàn)有的檔案資源,從而進一步提高檔案信息的實際效能。與此同時,醫(yī)院檔案管理部門還要切實改進自身的數(shù)據(jù)運算結(jié)構,構建統(tǒng)一的醫(yī)院數(shù)據(jù)庫,不斷加強檔案信息的開發(fā)與利用,從而為醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展奠定堅實的基礎。

        2)加大檔案管理人員的培訓力度。目前,為了順應時代發(fā)展的潮流,各大高校紛紛開設了檔案管理專業(yè),而醫(yī)院也對檔案管理人才以及計算機專業(yè)人才的引入工作給予了足夠的重視,這在很大程度上促進了醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展。在這種時代背景下,醫(yī)院也要不斷加強現(xiàn)有檔案管理人員的培訓工作,切實提高檔案管理人員的信息技術應用意識和信息技術應用水平,從而為醫(yī)院檔案管理工作的高效進行奠定堅實的基礎。

        3)充分利用檔案信息化資源。醫(yī)院檔案管理部門要不斷加強檔案管理與大數(shù)據(jù)技術之間的內(nèi)在聯(lián)系,并以此為基礎分析醫(yī)院的診療現(xiàn)狀和診療發(fā)展趨勢,為醫(yī)院各項發(fā)展決策的確立提供良好的數(shù)據(jù)支持,切實提高各項重大決策的科學性與合理性。與此同時,醫(yī)院檔案管理部門在信息化建設的工作實踐中,也要對患者個人信息的保護工作給予足夠的重視,在保障患者個人隱私的前提下開展各項檔案管理活動,在進行檔案查詢或檔案修改時要進行必要的登記備案,從而有效減少信息泄露對患者工作和生活造成的不利影響。

        4)加大信息化設備的資金投入。醫(yī)院在引入先進信息化設備的同時,也要引入先進的檔案管理技術,并通過這些圖形和表格處理技術對醫(yī)院的檔案資料進行分類,切實提高檔案信息的查詢速度。除此之外,醫(yī)院檔案管理人員還應充分認識到檔案管理信息化建設的必要性,不斷更新自身的檔案管理理念,充分打破傳統(tǒng)檔案管理的局限性,在工作實踐中不斷加強信息化技術與檔案管理工作的有效融合,切實優(yōu)化醫(yī)院檔案信息的管理模式和管理手段,為醫(yī)院檔案管理工作的不斷發(fā)展灌注新的生機和活力。

        4 結(jié)束語

        對醫(yī)院檔案管理進行信息化改革可以有效提高管理質(zhì)量和服務質(zhì)量,實現(xiàn)全面性、時效性和準確性。了解現(xiàn)實檔案管理存在的問題,采取有效的管理措施,能夠促進醫(yī)院的發(fā)展,有利于我國醫(yī)療事業(yè)的進步和發(fā)展。

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