楊 宜

（中建安裝集團(tuán)有限公司，江蘇 南京 210023）

1 引言

隨著改革的不斷深化和市場(chǎng)環(huán)境的復(fù)雜變化，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，建筑企業(yè)發(fā)展形勢(shì)不斷嚴(yán)峻，信息技術(shù)在建筑企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，對(duì)推動(dòng)現(xiàn)代化管理體系建設(shè)起到積極作用。檔案工作涉及企業(yè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案信息化水平的提升能夠有效強(qiáng)化檔案工作水平和檔案資源利用率，為建筑企業(yè)發(fā)展提供有效支持。

2 建筑工程檔案特點(diǎn)

工程檔案是建筑企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，工程資料信息較為豐富，涉及項(xiàng)目建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案內(nèi)容和形式較為繁瑣，大多數(shù)資料具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要進(jìn)行妥善的管理，具有較大的管理難度。工程檔案具有鮮明的特點(diǎn)。一是唯一性，是對(duì)工程建設(shè)和管理過(guò)程中產(chǎn)生的資料數(shù)據(jù)的全面記錄，需要進(jìn)行科學(xué)的管理和存儲(chǔ)，對(duì)工程建設(shè)和后續(xù)管理提供依據(jù)。二是真實(shí)性，能夠?qū)こ探ㄔO(shè)中的實(shí)際情況進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄。三是具有較強(qiáng)的利用價(jià)值，工程檔案能夠準(zhǔn)確反映工程建設(shè)實(shí)際，通過(guò)對(duì)工程檔案資源的高效利用，為工程建設(shè)管理提供科學(xué)的依據(jù)[1]。

3 企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)及影響

信息技術(shù)的科學(xué)利用對(duì)推動(dòng)檔案管理水起到積極作用，利用信息設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，能夠?qū)n案管理流程形成科學(xué)的優(yōu)化，建設(shè)完善的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)的高效整合，有效提升管理效率。利用先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行深入的分析，建設(shè)完善的資料數(shù)據(jù)庫(kù)，優(yōu)化檔案利用流程，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料和管理指令的高效共享傳遞，有效提升檔案資源利用效率，拓寬利用渠道，提升檔案服務(wù)水平。工程資料形式和內(nèi)容較為復(fù)雜，利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案存儲(chǔ)載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為信息化管理體系建設(shè)提供基礎(chǔ)保障[2]。

4 建筑企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

4.1 重視和支持力度不足

信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用對(duì)提升檔案管理質(zhì)量起到積極作用，但是在實(shí)際的檔案管理中，企業(yè)對(duì)檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，缺乏有效的資金投入，信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理體系的構(gòu)建，但是隨著信息技術(shù)的快速革新，現(xiàn)有的信息設(shè)備得不到及時(shí)的更新和維護(hù)，不利于管理水平的提升[3]。

4.2 管理制度不夠完善

完善的管理制度是保證檔案工作成效的重要基礎(chǔ)，而信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理模式和工作流程發(fā)生了很大的變化，現(xiàn)有的管理制度已經(jīng)無(wú)法對(duì)管理模式形成有效的規(guī)范，數(shù)字化資料標(biāo)準(zhǔn)不夠明確，在管理活動(dòng)中存在一些漏洞和不足，無(wú)法保證檔案資料的真實(shí)有效。

4.3 網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系建設(shè)相對(duì)滯后

網(wǎng)絡(luò)是信息化管理體系的重要基礎(chǔ)，是保證信息化管理流程高效推進(jìn)的重要基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)安全威脅已經(jīng)成為影響檔案安全的重要因素，而當(dāng)前管理部門對(duì)安全防護(hù)的重視程度相對(duì)不足，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)缺乏合理的利用，安全管理制度不夠完善，無(wú)法對(duì)管理人員的網(wǎng)絡(luò)行為進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，無(wú)法形成較好的安全防護(hù)效果。

4.4 管理人員的素質(zhì)能力存在不足

工程檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和信息素養(yǎng)。而當(dāng)前管理隊(duì)伍建設(shè)存在不足，缺乏專業(yè)人才的引入，缺乏完善的培訓(xùn)教育機(jī)制，無(wú)法推動(dòng)管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升[4]。

5 依托信息技術(shù)提升建筑企業(yè)檔案管理水平的措施

5.1 加強(qiáng)重視和支持力度

建筑企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要作用，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)重視和投入力度，強(qiáng)化資金支持，推動(dòng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，整合信息資源，對(duì)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，提升管理活動(dòng)的科學(xué)性。管理部門要提升主動(dòng)意識(shí)，結(jié)合建筑企業(yè)特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理模式和方式方法，構(gòu)建現(xiàn)代化管理體系。要加強(qiáng)對(duì)檔案利用環(huán)節(jié)的重視，優(yōu)化檔案利用模式，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，拓寬檔案利用渠道，有效提升檔案資源利用效率。同時(shí)要加強(qiáng)宣傳教育，引導(dǎo)干部職工形成科學(xué)的檔案管理意識(shí)，積極配合檔案工作開展，營(yíng)造良好的檔案管理氛圍。

5.2 完善檔案管理制度

管理部門要充分結(jié)合建筑企業(yè)檔案工作實(shí)際，對(duì)管理制度進(jìn)行科學(xué)完善，深入到項(xiàng)目建設(shè)和企業(yè)管理一線，對(duì)各個(gè)檔案管理流程進(jìn)行全面細(xì)致的調(diào)研，有效掌握當(dāng)前管理活動(dòng)中存在的問題，構(gòu)建成效管理機(jī)制，對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整，提升管理工作的實(shí)效性。同時(shí)要完善責(zé)任機(jī)制，明確權(quán)責(zé)劃分，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，保證管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。要完善監(jiān)督體系，落實(shí)信息公開，接受廣大干部職工的監(jiān)督，積極聽取意見建議，及時(shí)掌握管理活動(dòng)中存在的問題和漏洞。要完善檔案保密管理體系，制定完善的評(píng)價(jià)機(jī)制，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，科學(xué)設(shè)置保密等級(jí)，對(duì)資料進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估，推動(dòng)保密和解密工作高效開展。

5.3 強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)是影響檔案安全的重要因素，管理部門要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全管理的重視，積極引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，構(gòu)建完善的安全防護(hù)體系，切實(shí)保障信息安全。一是要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制，對(duì)管理人員的網(wǎng)絡(luò)行為進(jìn)行有效的規(guī)范，利用技術(shù)手段對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估，明確安全管理重點(diǎn)。二是要合理利用先進(jìn)技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全管理進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，提升安全防護(hù)效果。如構(gòu)建智能防火墻體系，根據(jù)實(shí)際管理需求調(diào)整數(shù)據(jù)監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)異常數(shù)據(jù)的及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。

5.4 加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

管理部門要積極引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)人才，充實(shí)管理隊(duì)伍。同時(shí)要建設(shè)完善的培訓(xùn)體系，根據(jù)檔案工作中存在的具體問題，制定科學(xué)的培訓(xùn)策略，推動(dòng)管理人員素質(zhì)能力的整體提升。要完善考核評(píng)價(jià)機(jī)制，根據(jù)具體的管理崗位設(shè)置考核標(biāo)準(zhǔn)，將考核結(jié)果與激勵(lì)政策進(jìn)行有效結(jié)合，激發(fā)管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

6 結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)在建筑企業(yè)檔案管理中的科學(xué)運(yùn)用對(duì)提升檔案管理質(zhì)量起到關(guān)鍵作用，管理部門要充分結(jié)合建筑企業(yè)檔案特點(diǎn)，合理利用先進(jìn)信息技術(shù)，構(gòu)建完善的信息化管理體系，優(yōu)化管理機(jī)制，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理，提升檔案資源利用效率，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升。