楊 丹

（金華市交通投資集團有限公司，浙江 金華 321000）

信息時代，國有企業(yè)必須從檔案管理的角度出發(fā)，認識檔案管理中存在的問題，加強創(chuàng)新國有企業(yè)檔案管理，解決當前企業(yè)檔案管理和使用過程中存在的不足。完善國有企業(yè)檔案管理制度是提高檔案管理水平的必然要求，建設國有企業(yè)檔案管理制度，可以有效規(guī)范檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和過程。

1 國有企業(yè)檔案管理問題分析

1）國有企業(yè)檔案管理不受重視。從當前發(fā)展的大趨勢可以看出，許多國有企業(yè)往往忽視檔案管理，隨著時間的推移這會影響到國有企業(yè)的經(jīng)濟以及社會利益。近年來，隨著全球化的到來，市場競爭日趨激烈。在激烈的市場競爭環(huán)境中，為了適應時代發(fā)展的實際需求，國有企業(yè)必須跟上潮流，重視對國有企業(yè)檔案的管理。如果國有企業(yè)在發(fā)展過程中一直缺乏對企業(yè)檔案的管理，久而久之，國有企業(yè)的視野就會變得狹窄，發(fā)展前景也會有局限。由于缺乏前瞻性，而無法實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，這會阻礙國有企業(yè)未來的創(chuàng)新改革。

2）未能有效發(fā)揮檔案管理的作用。隨著信息時代的到來，國有企業(yè)檔案管理面臨著機遇和挑戰(zhàn)并存的環(huán)境，檔案管理工作者越來越重視檔案信息管理，但是未能認識到檔案管理所能發(fā)揮的重要作用。認為檔案管理只是記錄相關數(shù)據(jù)或收集相關數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，對促進國有企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展不會起到重大作用[1]。甚至許多管理者認為檔案管理是一項只有付出，沒有回報的工作，因此并沒有把太多的精力放在檔案管理上，這也導致檔案管理的價值不能得到充分的發(fā)揮。另外還存在的其他問題是許多公司在檔案管理上過于倉促，比如盲目聽信媒體的報道，在對檔案管理進行信息化處理時，不是從自身的角度出發(fā)。隨著時間的推移，所能發(fā)揮的檔案信息管理的價值和作用就比較有限。

3）檔案管理資金短缺。在信息化的時代背景下，企業(yè)正處于一個轉型期，如果企業(yè)不能認清發(fā)展的大趨勢，就無法在激烈的市場競爭中占有一席之地，所以許多國有企業(yè)將資金投入到企業(yè)改革中，而沒有在檔案管理上投入足夠的資金。有的管理者認為企業(yè)經(jīng)濟效益提高后再進行檔案管理也不晚，但是這種觀念是不成熟的，會導致國有企業(yè)檔案管理存在缺陷。從現(xiàn)實情況來看，由于檔案管理投入資金不足，導致硬件條件缺乏，同時也沒有能夠高效進行管理的專業(yè)人才，這明顯制約了網(wǎng)絡化、信息化檔案管理模式的發(fā)展，也不利于形成良好的生產(chǎn)循環(huán)模式。

2 信息化背景下的國有企業(yè)檔案管理策略

1）確保電子檔案的網(wǎng)絡安全。為檔案管理信息化的基本框架，檔案管理人員應著眼于檔案管理的現(xiàn)實情況，并對未來的發(fā)展趨勢有一定的預測，加強對信息技術特點的研究，更好地反映信息管理的要求，其中檔案信息安全是檔案管理工作的重中之重。目前對檔案采取的信息化管理手段是線上電子、線下紙質的雙線管理模式。比如對工程資源采取的信息化管理手段是代碼化和雙線模式。檔案管理人員應了解電子檔案的安全管理要求，有效運用現(xiàn)代信息技術的策略和方法，規(guī)范實施密碼、身份認證再授權的管理手段，采用防火墻配置，設置備份功能。提高電子檔案的安全性應當是一項長期的工作，檔案管理人員必須長期做好這項工作。主管當局必須意識到自身的責任，制定相應的技術措施，加強對電子檔案的安全管理，有效監(jiān)督，確保電子檔案安全管理手段的有效實施。同時，檔案部門應注意建設一支高水平的電子檔案安全管理隊伍，為電子檔案的安全工作提供人力資源保障。

2）建立健全國有企業(yè)檔案管理制度。檔案管理規(guī)定應包括具體的標準、規(guī)范和細則。首先，應對本單位的檔案管理工作實際和重點內(nèi)容加以明確，不斷完善國有企業(yè)的檔案管理制度，提出操作規(guī)程。所制定的管理制度應涉及對檔案的管理，對管理人員的考核、檔案保密等。設立專門的檔案管理辦公室，明確各部門的管理職責，完善監(jiān)督管理機制，監(jiān)督檔案管理人員的工作內(nèi)容，監(jiān)督方式可以是定期和不定期兩種，使用規(guī)范化的手段管理國有企業(yè)檔案。除此之外，還要建立國有企業(yè)檔案管理的調(diào)查與評價機制，方便面向檔案管理人員展開績效考核工作。應當將考核標準納入企業(yè)人才管理體系建設過程中，嚴格追究檔案管理人員違法違紀行為和責任，起到強化檔案管理人員責任感的作用。

3）加強培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質。加強培養(yǎng)檔案管理人員的綜合能力，使檔案管理效率獲得有效提高，所準備的培訓活動和專業(yè)知識，必須與國有企業(yè)檔案管理人員專業(yè)化、高素質化的需要相適應。根據(jù)檔案管理政策、保密要求和專業(yè)精神，注重培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)意識。重視對在職員工檔案管理的繼續(xù)教育和培訓，加強改進員工檔案管理觀念，促進員工吸收先進的檔案管理思想。加強對員工檔案管理工作的監(jiān)督管理，豐富工作人員的管理方法和管理經(jīng)驗知識。在企業(yè)內(nèi)多組織一些培訓學習活動，培訓的形式包括講座、外部學習、專家指導和閱讀參考文獻。在人才素質建設過程中，必須把創(chuàng)新精神納入國有企業(yè)的文化體系中，從而構建良好的檔案管理環(huán)境，使檔案管理人員的自主創(chuàng)新管理意識獲得有效增強，同時也不斷改進檔案管理方法，使得檔案管理工作人員能夠積極投入，并且在工作中有較強的創(chuàng)造性意識，強化檔案管理人員的崗位責任感。采用激勵管理方式，堅持正確的政策，增強員工的管理能力，通過物質獎勵方式、榜樣示范作用，提高檔案管理工作者的自主學習積極性。

4）確保檔案管理設施及環(huán)境的規(guī)范性。（1）規(guī)范管理環(huán)境。檔案管理對環(huán)境有一定的要求，應確保設施環(huán)境符合檔案管理的標準和規(guī)范，改善檔案管理環(huán)境，在檔案建設中配置符合標準的檔案管理設施，做好檔案利用規(guī)劃方案，嚴格按照設計要求建立檔案管理結構。規(guī)劃檔案管理的功能分區(qū)，體現(xiàn)因地制宜的原則。為保證資料的安全，還應考慮潮濕、火災、盜竊、浸泡等問題。在健全和完善檔案管理規(guī)章制度的工作中，在檔案借閱和使用工作中，應做好審批。對檔案進行安全、清潔、衛(wèi)生、保密等檢查工作，應嚴格遵守管理制度。確保檔案庫房的安全，保證檔案相關工作環(huán)節(jié)的有序進行。所采取的手段應符合行業(yè)和國家的規(guī)范標準。大型檔案管理機構應配備符合要求的計算機、掃描機、光盤、文件存儲介質、網(wǎng)絡硬件設施。所配備的檔案箱需滿足大部分檔案資料的存儲要求，且檔案箱的質量也要與國家檔案局頒發(fā)的行業(yè)標準相符合。（2）重視設施建設。目前，我國處于信息時代背景下，國有企業(yè)的文件檔案管理活動要積極引進各種先進的信息技術。對于國有企業(yè)來說，應不斷提升自身的信息化水平，建設硬件設施。為有效建立硬件設施，還需適當?shù)叵蛞欢ǖ呢斦С謨A斜，使企業(yè)內(nèi)部的信息化水平獲得有效提高[2]。國有企業(yè)中高層管理者應具有長遠的戰(zhàn)略發(fā)展眼光，在明確文件檔案管理系統(tǒng)戰(zhàn)略價值的基礎上，積極投入各種資源，有力展開信息化建設和改造。國有企業(yè)需要對文件和檔案管理過程的具體內(nèi)容進行分析，并利用信息技術改造管理過程。通過互聯(lián)網(wǎng)渠道可以進行絕大部分的管理工作，這能明顯提升管理工作的效率。傳統(tǒng)的檔案管理運行機制已越來越不適應當前的需求，必須依靠信息技術實現(xiàn)對檔案管理的創(chuàng)新，使得一些不必要的內(nèi)部矛盾都能得到有效消除。在這個過程中，應該特別注意的是使用信息技術也可能會造成一些網(wǎng)絡安全問題，因此，國有企業(yè)還必須做好檔案信息安全保護工作，防止網(wǎng)絡環(huán)境中的信息被惡意篡改。

3 結束語

當前國有企業(yè)檔案管理問題包括國有企業(yè)檔案管理不受重視、未能有效發(fā)揮檔案管理的作用、檔案管理資金短缺。信息化背景下的國有企業(yè)檔案管理應建立健全國有企業(yè)檔案管理制度，加強培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質，確保檔案管理設施及環(huán)境的規(guī)范性。