秦 娜

（國能新朔鐵路有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

目前，單位在發(fā)展過程中存在一些問題沒有得到及時解決，檔案可以為解決這些問題發(fā)揮重要作用。檔案是單位發(fā)展活動的真實記錄，檔案信息的高效利用可以為單位未來發(fā)展提供相應(yīng)幫助。如何在單位中合理應(yīng)用檔案管理來防范風(fēng)險，同時提高單位在發(fā)展過程中的社會效益，是大部分檔案管理人員考慮的問題。在經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展的今天，檔案管理在單位中占據(jù)著非常重要的地位，推動著單位不斷向前發(fā)展。因此，要根據(jù)單位的實際發(fā)展情況，正確運用檔案管理工作，發(fā)揮檔案管理在單位發(fā)展過程中的作用[1]。

1 加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理保密工作的重要性

檔案是人們在各類社會活動中形成的多種形式的具有保存價值的原始記錄。改革開放以前的檔案主要是記錄國家一些重大的事件、重要人物，多以公文形式存在?，F(xiàn)在的檔案涉及的范圍更廣，大到治國理政，小到民生需求，都有客觀真實的記錄。傳統(tǒng)的檔案主要是紙質(zhì)的，通過收集、整理、匯總等方式歸類造冊，存放在專用檔案庫房?，F(xiàn)在的檔案管理主要是通過信息化的方式完成的，更多的檔案已經(jīng)通過掃描，成為數(shù)字化檔案，存儲、查詢、使用更加方便。但是，信息化帶來便捷的同時，也對安全性提出了更高的要求，特別是數(shù)字化檔案容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，不僅容易出現(xiàn)信息泄露，而且有可能造成信息的永久丟失。因此，只有做好保密工作，才能確保檔案安全，保護(hù)個人信息安全，維護(hù)好公民權(quán)利。

2 新形勢下檔案管理保密工作問題分析

1）檔案保管人員的保密意識不夠。一般情況下，我國檔案保密工作分為改革開放前、改革開放后兩個階段。改革開放前，我國檔案保密工作具有非常多的規(guī)定，呈現(xiàn)的狀態(tài)是封閉式的。然而，改革開放后，人與人之間的合作、交流越來越頻繁，檔案管理開放及利用也變得越來越頻繁，但人們的觀念卻不同以往，產(chǎn)生的變化十分明顯，很多檔案保管人員保密意識淡薄，錯誤地認(rèn)為檔案一旦開放，就沒有值得保密的，所以混淆了一些保密與不保密的檔案及資料的規(guī)定、要求，導(dǎo)致檔案保密工作出現(xiàn)諸多錯誤及利益損失。

2）檔案管理保密制度不健全。有的單位檔案管理制度不健全，對涉密的檔案沒有按照保密要求進(jìn)行分門別類的管理，任何人都可以借閱，另外在借閱過程中，也沒有按照要求登記、備案，落實保密室查閱要求。有的單位雖然制定了各類檔案管理制度，但制度的執(zhí)行僅停留在檔案管理人員的層面，其他人員不清楚，也沒有定期進(jìn)行保密知識宣傳和教育，導(dǎo)致制度雖健全，落實卻落空，應(yīng)付差事，流于形式，沒有內(nèi)化于心，外化于行[2]。

3）現(xiàn)代檔案管理人才缺乏。一些單位的檔案管理人員學(xué)歷不高、年齡偏大，非專業(yè)人員所占比重較大，而且很多人是常年從事傳統(tǒng)檔案管理的人員，對現(xiàn)代化的檔案管理認(rèn)識不足，對計算機(jī)的應(yīng)用也不熟悉，缺乏對信息安全防護(hù)手段的了解。而檔案管理又屬于冷門專業(yè)，相當(dāng)一部分人不愿意從事這項工作，覺得專業(yè)單一，發(fā)展空間不大，檔案管理專業(yè)人才“門可羅雀”，一些單位出現(xiàn)了“老人”不能完全勝任現(xiàn)代檔案管理和安全工作，“新人”又招不來的尷尬局面。

3 做好現(xiàn)代檔案管理保密工作的措施

1）科學(xué)、高效地實施檔案保管階段的保密工作。提升檔案安全性，降低或防止密級檔案外泄的關(guān)鍵途徑是科學(xué)、高效的實施檔案保管階段的保密工作。在檔案保管期間，必須要謹(jǐn)慎、仔細(xì)管理好檔案庫房。假設(shè)條件允許，則可以詳細(xì)地規(guī)劃一下檔案庫房的建設(shè)工作，促使檔案庫房能與國家檔案庫房相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相符。即使不能太過干預(yù)檔案庫房建設(shè)，也應(yīng)在設(shè)置檔案庫房過程中，從檔案保密的角度去選擇庫房，禁止隨意使用其中的一間辦公用房作為檔案庫房。比如，禁止選擇辦公樓最底層或最頂層設(shè)置檔案庫房等。與此同時，還應(yīng)設(shè)立專業(yè)的檔案庫房管理人員，嚴(yán)格依據(jù)庫房規(guī)定、要求，科學(xué)、高效地實施檔案保密工作，真正保障檔案安全[3]。

2）加強(qiáng)檔案保密工作宣傳力度。加強(qiáng)檔案保密宣傳工作是提升單位檔案管理水平的重要手段，也是確保檔案安全的重要保障。要加強(qiáng)有關(guān)涉密人員的培訓(xùn)力度，可以通過發(fā)放簡單、易懂的保密知識資料，或者在宣傳欄滾動播放保密知識，或者利用微信和各類學(xué)習(xí)平臺強(qiáng)化保密知識宣傳，讓相關(guān)人員充分了解檔案保密工作的重要性以及檔案保密方法、手段、措施和法律法規(guī)要求，通過這些辦法，從思想深處提高他們的認(rèn)識，增強(qiáng)保密意識和法制觀念，營造出良好的檔案保密氛圍。

3）為實現(xiàn)檔案保密工作的制度化、規(guī)范化，建立并完善監(jiān)督制度。建立并完善監(jiān)督制度，可有效保障檔案保密工作的健康運行。因此，各檔案保管機(jī)構(gòu)需要制定嚴(yán)格、規(guī)范的檔案借閱復(fù)制制度，根據(jù)自身的情況，針對不同的保密級別，明確不同層面、不同范圍的查閱、復(fù)制權(quán)限，同時強(qiáng)化各種文件審批及加密等，杜絕出現(xiàn)國家規(guī)定的絕密文件失泄密現(xiàn)象。檔案管理者在工作開展期間，需要明確規(guī)定檔案查閱、復(fù)制的流程，盡可能做到不損壞、不泄露檔案文件、材料信息，一切依據(jù)規(guī)定辦事，確保檔案保密工作有法可依、有章可循。

4）加強(qiáng)檔案安全防護(hù)力度。嚴(yán)格按照檔案安全“十防”的要求，全面落實人防、物防、技防“三位一體”防范措施，配齊配全保密檔案柜、消防、監(jiān)控、防護(hù)門窗等設(shè)施。對計算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像等實行專人專用，專人管理，及時檢測維護(hù)電子檔案載體。定期升級病毒庫和完善防火墻，定期檢查硬盤、U盤等電子存儲設(shè)備，必要時進(jìn)行更換。強(qiáng)化電子檔案使用過程的監(jiān)管，加強(qiáng)安全隱患的排查[4]。

5）嚴(yán)格審核制度化。在整理檔案過程中，對不歸檔的材料，必須采取轉(zhuǎn)、退、銷毀等妥善主要方法處理。對需轉(zhuǎn)或退的材料要認(rèn)真鑒別，進(jìn)行登記：內(nèi)容包括材料名稱、件數(shù)、時間、原因、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字等項目，登記表各執(zhí)一份備查；對需銷毀的材料，要填寫銷毀材料登記表，內(nèi)容包括：姓名、工作單位、材料名稱、件數(shù)、銷毀理由、鑒別人、審批人、銷毀人、監(jiān)銷人等項目，記錄準(zhǔn)確、清楚扼要，便于查證。銷毀方法有：碎紙、焚燒等，且必須干凈徹底，不留紙片，殘角，確保保密安全。銷毀前對銷毀材料要逐份登記、核對、謹(jǐn)防錯登或漏登，要確切地反應(yīng)銷毀材料的內(nèi)容、特點。銷毀過程中必須有監(jiān)銷者兩人以上，并認(rèn)可簽名。在沒有監(jiān)銷人的情況下，任何人不得私自銷毀檔案。

4 結(jié)束語

確?，F(xiàn)代檔案安全，是新時期我們必須要做到的一項工作，也是提供更加便捷、安全、高效檔案服務(wù)工作的保障。面對存在的問題，著力做好檔案保密人才隊伍建設(shè)、保密工作宣傳、檔案安全防護(hù)和檔案保密制度完善等工作，才能不斷完善檔案管理系統(tǒng)，提高安全防護(hù)能力，確保檔案管理安全。