紀(jì)愛芹

（安陽(yáng)師范學(xué)院，河南 安陽(yáng) 455000）

1 高校大學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)安全性研究的背景與意義

1.1 研究的背景

大學(xué)生檔案是記錄大學(xué)生在校成績(jī)、各種表現(xiàn)的最直觀、最有效的佐證材料。不僅在大學(xué)生就業(yè)過(guò)程中具有重要作用，而且在其以后的升學(xué)考試、工作定級(jí)、職稱評(píng)審、職務(wù)升遷、社會(huì)保險(xiǎn)的繳納、退休后養(yǎng)老金的發(fā)放、以及各種福利待遇的確定等方面都會(huì)直接或間接的需要檔案中的相關(guān)材料，檔案的重要性不言而喻。對(duì)社會(huì)而言，從2015年開始，大學(xué)生檔案的郵遞由“機(jī)要”投遞轉(zhuǎn)變?yōu)椤癊MS”投遞，因此在投遞過(guò)程中存在諸多問(wèn)題：如有的檔案接收單位不予接收；有的檔案在投遞過(guò)程中出現(xiàn)破損、丟失等，種種問(wèn)題導(dǎo)致高校出現(xiàn)了大量畢業(yè)生檔案滯留、堆積的現(xiàn)象；檔案在人才交流市場(chǎng)無(wú)人認(rèn)領(lǐng)、無(wú)人問(wèn)津的現(xiàn)象；由此引發(fā)的滯留堆積檔案的保存、管理等系列問(wèn)題都比較突出。因此加強(qiáng)高校大學(xué)生檔案管理尤其是檔案流轉(zhuǎn)安全管理成為眾多高校檔案館亟待解決的問(wèn)題。

1.2 研究的意義

1）檔案是保證大學(xué)生順利就業(yè)、工作的重要前提。如果檔案管理不善出現(xiàn)破損、丟失會(huì)在較大程度上影響其就業(yè)或以后的工作。據(jù)統(tǒng)計(jì)僅河南省每年大學(xué)生因?yàn)闄n案不完善而導(dǎo)致不能就業(yè)或不能升學(xué)的人數(shù)高達(dá)8千多人。

2）檔案安全流轉(zhuǎn)是保證人才信息無(wú)縫銜接的重要環(huán)節(jié)。檔案從一個(gè)單位流轉(zhuǎn)進(jìn)入到下一個(gè)單位，在收集、運(yùn)輸、接收、保存的過(guò)程中是人才信息的流轉(zhuǎn)與傳遞。檔案的安全流轉(zhuǎn)是實(shí)現(xiàn)高校與用人單位以及高校與各地人才市場(chǎng)無(wú)縫信息交流與傳遞的重要保證。

3）檔案安全建設(shè)是現(xiàn)代檔案管理工作的題中應(yīng)有之義。檔案的安全化建設(shè)是國(guó)家檔案局以及各級(jí)檔案部門的首要任務(wù)，不僅關(guān)系到檔案者本人的信息安全，而且是保證社會(huì)人事關(guān)系和諧穩(wěn)定的重要基礎(chǔ)。

2 高校大學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)現(xiàn)狀研究及存在的主要問(wèn)題

2.1 大學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)研究現(xiàn)狀

目前世界各國(guó)都開展了對(duì)大學(xué)生檔案管理的研究。在國(guó)外以英國(guó)、加拿大等國(guó)家研究較為前沿。他們主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)為輔助，將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案信息管理中，在檔案的分類、整理、歸檔、資料收集以及流轉(zhuǎn)過(guò)程中通過(guò)信息技術(shù)手段做到各環(huán)節(jié)的有效監(jiān)控。在中國(guó)我們對(duì)檔案研究的起步相對(duì)較晚，不過(guò)隨著信息化建設(shè)的推動(dòng)，檔案管理發(fā)展迅速。但是目前的研究主要集中于檔案管理的背景與意義、檔案研究現(xiàn)狀、檔案管理的路徑與方法以及管理措施等，對(duì)于檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程的研究較少。因此這為本論文的研究提供了重要空間。

2.2 大學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

1）流轉(zhuǎn)檔案填寫、收集不規(guī)范。很多高校存在大學(xué)生檔案信息管理不規(guī)范的問(wèn)題，這導(dǎo)致檔案在信息收集源頭就存在填寫不規(guī)范、信息收集程度不高的問(wèn)題。如有的大學(xué)生檔案信息不完整、隨意填寫、涂改或不按要求填寫等導(dǎo)致檔案質(zhì)量不高。有的學(xué)生不重視檔案工作，將檔案放在手里不及時(shí)上交。

2）高校檔案管理人員力量薄弱。高校雖然有專門的檔案館，但檔案管理人員數(shù)量有限，每年面對(duì)數(shù)量龐大的學(xué)生檔案，學(xué)校多通過(guò)學(xué)生兼職人員進(jìn)行信息的收集、檢查、分類、歸檔以及借閱與歸還等工作。學(xué)生人員存在業(yè)務(wù)不熟練、專業(yè)知識(shí)有限等問(wèn)題導(dǎo)致檔案管理問(wèn)題頻出。

3）檔案流轉(zhuǎn)信息不透明。我國(guó)檔案管理在流轉(zhuǎn)過(guò)程中目前主要是通過(guò)EMS投遞，檔案與其他快遞的查詢流程一樣，只能對(duì)簡(jiǎn)單的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行信息描述。檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中的具體環(huán)節(jié)、流轉(zhuǎn)時(shí)間限制、服務(wù)措施、保障以及流轉(zhuǎn)中的檔案數(shù)量等關(guān)鍵信息都不能查詢。

4）流轉(zhuǎn)檔案接收手續(xù)不完善。檔案接收工作目前主要是通過(guò)人工完成。接收單位和人才管理市場(chǎng)通過(guò)人工驗(yàn)收的方式，實(shí)行前期驗(yàn)收與后期驗(yàn)收相結(jié)合。在前期驗(yàn)收中主要是核對(duì)檔案的數(shù)量與人員信息是否一致，而對(duì)檔案內(nèi)部信息不做檢查；在檔案接收手續(xù)完成以后再進(jìn)行詳細(xì)的內(nèi)部信息檢查。龐大的檔案數(shù)量導(dǎo)致后期驗(yàn)收過(guò)程漫長(zhǎng)，造成內(nèi)容信息不完善的檔案難以及時(shí)與傳遞單位進(jìn)行有效溝通；甚至造成了很多無(wú)主、無(wú)名檔案。

5）流轉(zhuǎn)檔案管理手段落后。目前我國(guó)高校檔案館真正實(shí)現(xiàn)信息化場(chǎng)館建設(shè)與管理的數(shù)量仍然較少，多數(shù)檔案館只是進(jìn)行了簡(jiǎn)單的信息化改造，如檔案信息的錄入、查找等能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)快速定位。但是檔案的分類、信息完整性檢驗(yàn)以及檔案的保存、借閱等還是依靠人工進(jìn)行。因此信息化改造的程度有限，人工智能在檔案管理中難覓蹤跡。

3 構(gòu)建大學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)安全性屏障的有效措施

3.1 嚴(yán)格信息搜集的源頭化管理，保證檔案質(zhì)量

高校應(yīng)該強(qiáng)化檔案填寫指導(dǎo)，建立檔案填寫協(xié)助員制度，可以讓學(xué)生擔(dān)任兼職人員，通過(guò)對(duì)他們的短期培訓(xùn)，在檔案集中填寫時(shí)間段內(nèi)指導(dǎo)相關(guān)年級(jí)、班級(jí)檔案的填寫工作；強(qiáng)化檔案審核檢查制度。采用雙人輪流檢查制度，對(duì)同一份檔案采用不同的人員進(jìn)行輪流檢查，保證檔案的錯(cuò)誤以及填寫不規(guī)范等問(wèn)題能夠被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，確保信息填寫的準(zhǔn)確與規(guī)范。加強(qiáng)檔案表格設(shè)計(jì)的合理化，盡量采用客觀選擇的形式填寫表格，以減少填寫的隨意性與主觀性。

3.2 加強(qiáng)檔案管理部門的信息化建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)不僅僅體現(xiàn)在硬件設(shè)施方面，還體現(xiàn)在系列流程設(shè)計(jì)、檔案收集、分類、數(shù)據(jù)信息化采集、歸檔保存、借閱、歸還以及使用者信息查詢、對(duì)檔案材料數(shù)量及種類的隨時(shí)了解、信息化公開等。因此我們應(yīng)該加強(qiáng)檔案流程等軟件設(shè)施的信息化。如將借閱、使用檔案流程信息化，可以借助指紋識(shí)別技術(shù)或人臉識(shí)別技術(shù)支持遠(yuǎn)程借閱與使用；支持遠(yuǎn)程檔案打印。使用者可以登陸檔案系統(tǒng)，根據(jù)需要選擇需要打印的檔案直接進(jìn)行打??；同時(shí)要完善檔案查詢系統(tǒng)。目前高校的檔案查詢必須要到檔案館，而且個(gè)人無(wú)法知曉個(gè)人檔類具體有哪些材料，對(duì)檔案處于茫然無(wú)解的狀態(tài)。因此查詢的信息化與便民化是檔案建設(shè)的重點(diǎn)。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)

高校檔案館是高校穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，但是與教學(xué)、科研相比，檔案工作沒(méi)有受到重視。因此檔案專職人員力量薄弱。高校應(yīng)該重視檔案管理工作，通過(guò)公開招聘一批專業(yè)化水平較高的管理人員，采用信息化手段提高檔案管理水平。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程的公開性與透明性

目前檔案流轉(zhuǎn)與其他材料流轉(zhuǎn)過(guò)程一樣，沒(méi)有體現(xiàn)出人事檔案的重要性與特殊性，因此在流轉(zhuǎn)過(guò)程中很容易出現(xiàn)丟失或損壞。目前應(yīng)該強(qiáng)化人事檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的公開化、可查詢化以及透明化建設(shè)?？梢越柚谀壳暗目爝f查詢系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行信息查詢的詳細(xì)化與具體化，如可以清楚地知道檔案是否完好，所在的位置、時(shí)間，檔案材料的數(shù)量，送達(dá)人員與接收人員的詳細(xì)信息等等，保證信息的公開性，確保檔案流轉(zhuǎn)安全。