趙紅梅

（新疆師范大學(xué)研究生處，新疆 烏魯木齊 830054）

隨著全國(guó)研究生大會(huì)的召開(kāi)，全國(guó)各高校在教學(xué)水平、辦學(xué)理念以及辦學(xué)水平層面都有了質(zhì)的發(fā)展和飛躍，各高校研究生招生規(guī)模逐年擴(kuò)大，研究生檔案管理工作需要科學(xué)系統(tǒng)管理，因?yàn)檠芯可鷻n案不僅是研究生在校期間各種學(xué)習(xí)軌跡的載體，也是畢業(yè)之后參加各類(lèi)考試的重要憑據(jù)。因此，研究生檔案資料管理是不可忽視的。針對(duì)目前各高校研究生檔案管理實(shí)際情況進(jìn)行研究分析，各高校應(yīng)該高度重視，相關(guān)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理，使研究生檔案管理工作更加科學(xué)、全面而系統(tǒng)。

1 我國(guó)高校研究生檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 研究生檔案管理工作的意識(shí)淡薄

研究生檔案材料是指研究生在讀期間的學(xué)習(xí)過(guò)程、科研活動(dòng)、日常管理等過(guò)程中形成的有效、有價(jià)的各種記錄，能夠客觀的展現(xiàn)學(xué)校的高層次人才的培養(yǎng)，客觀的反映學(xué)生在校期間的具有保存價(jià)值的載體，為學(xué)生將來(lái)工作生活提供重要憑證和依據(jù)，是非常重要的歷史資料，但是大部分的高校對(duì)于這方面工作的缺乏高度重視。大部分人認(rèn)為只要不丟失、不遺漏材料，就等于出色完成檔案管理工作，單薄的檔案管理觀念，使檔案管理工作出現(xiàn)很多漏洞，出現(xiàn)了檔案材料不全或材料重復(fù)的現(xiàn)象普遍存在。

1.2 缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員

大部分的高等院校對(duì)于研究生檔案管理工作的嚴(yán)肅性缺乏深刻認(rèn)知，很多高校為設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案室、檔案柜，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，尤其是二級(jí)學(xué)院的研究生檔案均由研究生秘書(shū)兼任，而研究生秘書(shū)在研究生管理方面的工作量本身很大，在一定程度上很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的檔案資料管理。

1.3 管理模式和手段相對(duì)落后

檔案管理手段和管理模式相對(duì)較為陳舊和落后，由于檔案管理人員受到傳統(tǒng)模式的影響，所以不能夠充分地使用信息化管理模式，還是采取傳統(tǒng)人工記錄管理的方式，部分高校的檔案管理未真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化。查閱整理檔案時(shí)通過(guò)人工結(jié)合卷內(nèi)目錄對(duì)于檔案進(jìn)行整理和收集。但是，隨著當(dāng)前國(guó)家擴(kuò)大研究生招生規(guī)模，而檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中依然采取人工方式則非常容易出現(xiàn)問(wèn)題，結(jié)果會(huì)導(dǎo)致檔案歸檔不全等檔案資料錯(cuò)誤情況發(fā)生。

2 高校研究生檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

2.1 建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

系統(tǒng)的管理制度是做好研究生檔案管理工作的必要保證。各高校研究生檔案從入學(xué)及錄取材料、學(xué)習(xí)活動(dòng)、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)及取得學(xué)位材料的建檔要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)的時(shí)間，經(jīng)手轉(zhuǎn)交的部門(mén)多，工作量大。如果檔案的相關(guān)管理制度不健全，轉(zhuǎn)交轉(zhuǎn)遞手續(xù)銜接不好，各個(gè)部門(mén)之間的工作不能很好銜接，就很容易造成脫節(jié)現(xiàn)象。因此，高校的研究生檔案管理工作必須要制定一整套完整、系統(tǒng)、科學(xué)的管理制度。

2.2 提升管理工作者的綜合素質(zhì)，設(shè)置專(zhuān)業(yè)專(zhuān)職管理人員

對(duì)于目前高校來(lái)講，研究生檔案管理工作需要高度重視，需要設(shè)置檔案管理專(zhuān)業(yè)人員專(zhuān)職進(jìn)行檔案管理。要求從檔案管理層面建立合理及科學(xué)的規(guī)章準(zhǔn)則和工作流程，這樣才能夠進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作人員的職能。與此同時(shí)，保證做到專(zhuān)人專(zhuān)職，在檔案管理過(guò)程中盡可能避免出現(xiàn)一人身兼數(shù)職的情況，否則將會(huì)影響檔案系統(tǒng)管理的質(zhì)量。除此之外，還需要對(duì)于崗位職責(zé)加以明確，大范圍普及檔案知識(shí)，只要對(duì)于涉及檔案管理的人員都要進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，防止工作人員出現(xiàn)失誤，保障檔案的完整性。這樣為將來(lái)研究生求職、求學(xué)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)提供良好保障。

2.3 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，切實(shí)樹(shù)立服務(wù)的意識(shí)

提高檔案管理人員的自身素質(zhì)是能否管好、用好研究生檔案關(guān)鍵。首先，檔案管理人員要具有與管理學(xué)生檔案相適應(yīng)的基礎(chǔ)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，了解研究生培養(yǎng)過(guò)程。其次，要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，不斷提高學(xué)生檔案管理能力，把靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理結(jié)合起來(lái)，把傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代化管理手段結(jié)合起來(lái)。最后，檔案管理人員要具有愛(ài)崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的科學(xué)態(tài)度，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，不管是在服務(wù)態(tài)度和服務(wù)語(yǔ)言還是在服務(wù)方式上，都要做到使利用者滿(mǎn)意，這是檔案管理人員職業(yè)道德的基本要求。不斷地提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和敬業(yè)精神，使研究生檔案管理工作順利高效地開(kāi)展。

2.4 建立健全研究生電子檔案管理現(xiàn)代化、一體化建設(shè)

我國(guó)各高校已經(jīng)向多元型轉(zhuǎn)化，在校學(xué)生人數(shù)不斷增加，學(xué)生檔案管理的難度也越來(lái)越大。因此，對(duì)于研究生檔案進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中，需要合理及科學(xué)的利用信息化系統(tǒng)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)研究生檔案如果依然采取陳舊的管理模式，難以滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)需要。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案有自身的優(yōu)勢(shì)，但同樣也存在不足。根據(jù)中華人民共和國(guó)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，“對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，以保證管理工作的連續(xù)性，注意在與同時(shí)存在的紙質(zhì)檔案或其他載體文件時(shí)，要在內(nèi)容、說(shuō)明及描述上保持一致等”，這就凸顯了對(duì)于專(zhuān)人專(zhuān)管的機(jī)構(gòu)、管理制度以及管理形式等要求。因此，在建立電子檔案的最初階段，應(yīng)針對(duì)管理中遇到的困難、存在不足、突發(fā)事件等問(wèn)題進(jìn)行有效發(fā)掘，首先，建立管理中的操作規(guī)范，避免在后續(xù)不同環(huán)節(jié)出現(xiàn)不必要的彌補(bǔ)。其次，要借鑒傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)鑒定電子檔案的有效和保管期限，在實(shí)踐中不斷更新與完善，促進(jìn)高校研究生電子檔案管理的不斷規(guī)范。研究生電子檔案建立的過(guò)程中，需要專(zhuān)管部門(mén)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化的過(guò)程和細(xì)節(jié)的要求、核查比對(duì)和監(jiān)控，達(dá)到共同促進(jìn)電子檔案處理的現(xiàn)代化、一體化建設(shè)。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，促進(jìn)了高校研究生檔案的電子化，也對(duì)管理質(zhì)量和水平提出了更高的要求。各高校應(yīng)在遵照國(guó)家法規(guī)、遵循教學(xué)規(guī)律的前提下，建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，設(shè)置專(zhuān)業(yè)專(zhuān)職管理人員，提升管理工作者的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理工作者的服務(wù)意識(shí)，使用科學(xué)手段促進(jìn)研究生電子檔案管理現(xiàn)代化、一體化的建設(shè)和發(fā)展，不斷提升高校研究生電子檔案的管理質(zhì)量。