于 倩

（德州市陵城區(qū)行政審批服務(wù)局，山東 德州 253500）

行政審批檔案為行政機(jī)關(guān)履行行政審批職能期間所形成的保存價(jià)值重大的重要文件資料。納入歸檔范圍的行政審批檔案，具體涵蓋行政審批相對人申請文件與資料，和行政審批期間所形成的所有文件資料。隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展和科學(xué)應(yīng)用，行政機(jī)構(gòu)進(jìn)一步深化改革，行政審批服務(wù)的發(fā)展方向也逐漸以線上線下相結(jié)合為主，形成了大量電子文件資料，對檔案規(guī)范化管理提出了更為嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求。重視行政審批檔案規(guī)范化管理體系的構(gòu)建工作，切實(shí)提高檔案管理水平，能夠?yàn)樾姓徟鷻n案管理工作的高效開展提供保障。

1 行政審批檔案規(guī)范化管理體系內(nèi)涵

行政審批檔案，即由人社局、民政局和行政審批服務(wù)中心等眾多行政主管部門依法履行行政管理職能活動(dòng)期間所形成的同行政審批事項(xiàng)息息相關(guān)，且具有保存價(jià)值的各種資料的統(tǒng)稱。行政審批檔案規(guī)范化管理體系，即擁有行政審批權(quán)限的行政主管部門，基于行政審批業(yè)務(wù)所具有的規(guī)律、特征以及標(biāo)準(zhǔn)等，依托現(xiàn)代化管理框架，所構(gòu)建的科學(xué)可實(shí)施的管理規(guī)則以及秩序。

構(gòu)建科學(xué)化、系統(tǒng)化管理體系，針對行政主管部門開展線上、線下審批工作期間所形成的全部檔案資料，基于相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)以及具體要求，建立系統(tǒng)化的檔案資源儲(chǔ)備和交流中心，使行政審批資源所具有的關(guān)鍵作用，以及行政審批業(yè)務(wù)和管理等方面的支撐性作用得以有效發(fā)揮，真正提高檔案管理的整體水平的同時(shí)，也為行政審批業(yè)務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量全面提高提供可靠保障[1]。

2 行政審批檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建的必要性

2.1 提升行政審批檔案高效化需要

高效、客觀、公正是行政審批工作所強(qiáng)調(diào)的價(jià)值目標(biāo)，屬于行政審批檔案管理所關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。隨著行政審批制度的進(jìn)一步深化改革，落實(shí)行政審批檔案規(guī)范化管理，嚴(yán)格遵循內(nèi)在規(guī)律和嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)等，運(yùn)用科學(xué)、可行的管理方法對管理內(nèi)容和流程等加以科學(xué)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理工作流程的系統(tǒng)優(yōu)化，對提高行政審批檔案管理的工作質(zhì)量和效率具有重要影響和意義。

2.2 保障行政審批檔案信息化需要

2020年，經(jīng)過反復(fù)修訂的《檔案法》開始正式實(shí)施，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)關(guān)注“檔案信息化建設(shè)”，要求形成的“電子檔案”可以充分滿足“來源可靠、要素合規(guī)以及程序規(guī)范”等相關(guān)規(guī)定以及標(biāo)準(zhǔn)。隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，辦公OA系統(tǒng)同樣在行政審批工作中獲得重點(diǎn)應(yīng)用，也形成了大量電子檔案。因此實(shí)現(xiàn)行政審批檔案的規(guī)范化管理，才能滿足檔案工作信息化發(fā)展這一迫切需要。

2.3 滿足行政審批檔案科學(xué)化需要

在行政審批檔案管理方面，規(guī)范管理內(nèi)容及流程，促使行政審批檔案管理工作從粗放式向精細(xì)化管理方向發(fā)展轉(zhuǎn)變，能夠滿足行政審批檔案科學(xué)化發(fā)展提出的迫切需要。比如，在行政審批文書管理上，對資料形成的各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的有關(guān)資源進(jìn)行規(guī)范收集、分類、編目和利用，實(shí)現(xiàn)行政審批檔案規(guī)范化管理和信息技術(shù)的充分結(jié)合，能夠適應(yīng)管理信息化的實(shí)際需求，滿足工作科學(xué)化發(fā)展的內(nèi)在需求[2]。

3 行政審批檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建

3.1 管理體系資源層

資源層即構(gòu)成管理體系的全部檔案信息資源，是管理體系的基礎(chǔ)組成部分，屬于實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)劃化管理的重要環(huán)節(jié)。基于行政審批檔案管理所具有的特點(diǎn)，資源層建設(shè)需對如下方面加以重點(diǎn)關(guān)注：第一，集中統(tǒng)一。行政審批檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循集中統(tǒng)一的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)原則，行政審批服務(wù)中心則需重視對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)所涉及涵蓋的行政審批事項(xiàng)做出系統(tǒng)、清晰梳理，對不同行政審批系統(tǒng)所對應(yīng)的歸檔范圍與管理標(biāo)準(zhǔn)和保管期限等做出充分說明和具體明確。第二，分級(jí)保管?；谛姓徟哂械摹笆?區(qū)（縣）-街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）”三級(jí)審批機(jī)制，對各級(jí)行政審批部門所形成的電子檔案，嚴(yán)格基于集中統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)原則，以電子檔案的形式，上傳至管理體系。第三，資源共享。對于行政審批檔案，其資源內(nèi)容變得更加復(fù)雜繁瑣，需利用信息技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)資源信息的高效共享，使用戶需求可以得到充分滿足[3]。

3.2 管理體系基礎(chǔ)層

對于行政審批檔案，基礎(chǔ)層管理具體涉及涵蓋各類規(guī)章制度內(nèi)容?，F(xiàn)階段，行政審批檔案管理，主要遵循有關(guān)法律法規(guī)、地方性文件和規(guī)章制度等，為開展規(guī)范化管理提供可靠制度保障。目前，具備行政審批權(quán)限的有關(guān)部門未能及時(shí)編制用于指導(dǎo)規(guī)范性管理開展的相關(guān)文件。制定《行政審批檔案管理實(shí)施細(xì)則》對行政審批檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容做出具體明確，對各行政審批部門所涉及的檔案管理做出科學(xué)規(guī)范也成為迫切任務(wù)。此外，應(yīng)對各類行政審批有關(guān)的專業(yè)檔案管理制度做出優(yōu)化完善，以此實(shí)現(xiàn)對基礎(chǔ)層制度內(nèi)容的科學(xué)細(xì)化。

3.3 管理體系保障層

關(guān)于保障層，重點(diǎn)在于保證基礎(chǔ)層相關(guān)規(guī)章制度可以全面有效貫徹落實(shí)。通過科學(xué)構(gòu)建保障機(jī)制，能夠保證規(guī)章制度可以真正落到實(shí)處。一方面，構(gòu)建合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制。對于嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)章制度，且表現(xiàn)出突出的單位或是個(gè)人，給予相應(yīng)的表彰與適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，相反，則需給予通報(bào)批評(píng)和相應(yīng)的處罰。另一方面，構(gòu)建科學(xué)合理的考核評(píng)估機(jī)制。以目標(biāo)管理為主要導(dǎo)向，定期對有關(guān)機(jī)構(gòu)和部門檔案管理的具體工作行為實(shí)施嚴(yán)格監(jiān)測，系統(tǒng)、科學(xué)的開展考核評(píng)估工作，并以結(jié)果為實(shí)施獎(jiǎng)懲的基本依據(jù)。

3.4 管理體系戰(zhàn)略層

關(guān)于戰(zhàn)略層，具體涉及構(gòu)建長效運(yùn)行機(jī)制、職能職責(zé)與機(jī)構(gòu)部門等。行政審批檔案規(guī)范化體系的科學(xué)構(gòu)建，需涉及相應(yīng)的執(zhí)行部門。在行政審批服務(wù)中心建立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)各方資源使用的科學(xué)指導(dǎo)與積極協(xié)調(diào)，全面做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。除此之外，需建立專門的檔案館負(fù)責(zé)電子檔案管理，進(jìn)一步深化行政審批制度改革，把握線上審批發(fā)展趨勢。為此，需加快行政審批業(yè)務(wù)檔案館的大力建設(shè)，將行政審批檔案全部上傳至檔案館實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理[4]。

4 結(jié)論

綜上所述，隨著行政管理體制的深化改革，行政審批工作也得到各級(jí)行政機(jī)關(guān)的廣泛關(guān)注。實(shí)現(xiàn)行政審批檔案規(guī)范化管理體系的科學(xué)化、系統(tǒng)化構(gòu)建，可有效提高行政檔案管理的整體水平，促進(jìn)行政審批檔案工作質(zhì)量、效率的顯著提升，促進(jìn)行政審批業(yè)務(wù)科學(xué)、規(guī)范和有序開展，對推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科學(xué)發(fā)展等方面同樣具有重要的影響和意義。