周含欣

（新疆阿勒泰市市場監(jiān)督管理局，新疆 阿勒泰 836500）

1 檔案管理工作主要特點

一是真實性，真實性是檔案的核心。檔案建立時，必須嚴把檔案材料形成關，確保所有檔案材料的來源、內容真實可信，不能弄虛作假；在檔案查閱、借閱、轉遞過程中，必須嚴把檔案利用關，規(guī)范操作，確保檔案材料的嚴肅性和安全性。二是完整性，完整性是指檔案的內容應當完整、全面記載干部的活動軌跡，涵蓋干部成長經歷和履職情況的全貌，包括個人履歷、考核考察、培養(yǎng)培訓、職稱職務任免、入黨或入團情況、工資變動等方方面面?；跈n案完整性的要求，在檔案管理工作中要根據《干部檔案工作條例》《關于檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件規(guī)定，建立檔案卷宗，使每份檔案完整、齊全、真實。三是動態(tài)性，動態(tài)性有兩方面的內容：首先檔案內容、歸檔材料會隨著干部的各項活動而不斷增加。這就要求檔案管理人員要及時主動收集相關材料，不斷充實完善人事檔案材料，使檔案材料內容全面、豐富、準確。其次檔案會隨干部的流動而流動，檔案管理部門不是固定不變的。檔案管理過程中，要嚴格按照規(guī)范程序執(zhí)行檔案轉遞，確保人事檔案的安全性。四是統(tǒng)一性，國家對檔案的主要內容、整理分類、使用流動等都有明確的規(guī)范，檔案卷宗要根據相關管理規(guī)范整理裝訂，保持格式、內容的統(tǒng)一性。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 一些領導不重視檔案管理工作

從整體上分析，在事業(yè)單位改革背景下，各事業(yè)單位認真履行本單位的公共職能，例如環(huán)保局認真執(zhí)行環(huán)境保護管理工作，衛(wèi)生局嚴格監(jiān)管衛(wèi)生安全，市場監(jiān)管局著重加強市場監(jiān)管工作，從而有效提高了本單位工作質量，使公共職能得到全面優(yōu)化。然而，一些事業(yè)單位領導將工作只重視履行公共職能，忽視檔案管理工作，在人才招聘、晉升與調配過程中也沒有認真查用檔案信息，直接影響了事業(yè)單位人力資源管理質量。

2.2 檔案管理體系亟待健全

據了解，部分偏遠縣鄉(xiāng)事業(yè)單位尚未設置有效的檔案管理機構或者人員，檔案管理制度缺乏可行性，檔案管理體系亟待健全。也有部分事業(yè)單位雖然針對檔案管理工作確定了管理體制機制，但是檔案管理體系與相關制度條文無法適應事業(yè)單位的改革與發(fā)展。有的事業(yè)單位未建立健全檔案組織網絡，尚未形成管理檔案的較強合力。部分事業(yè)單位沒有將檔案管理工作職責落實到相關人員，易引發(fā)責任不明問題。部分事業(yè)單位雖然設有檔案管理機構或人員，但其工作理念、行為并不專業(yè)，在進行人事檔案收集、查詢、調閱等工作時有疏忽。同時，沒有和其他部門進行必要的溝通與合作，人才調配、晉升等活動缺乏完善的參考依據，在一定程度上影響了干部人事工作。

2.3 檔案信息化管理建設相對落后

在信息化時代，人工主導下的檔案管理模式已無法適應時代發(fā)展趨勢，無法有效提高檔案管理效率。因此，多數事業(yè)單位在探索檔案管理信息化與現代化模式，很多事業(yè)單位已經構建了信息化檔案管理系統(tǒng)，但是部分事業(yè)單位尤其是偏遠鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位檔案信息化管理技術水平相對落后，檔案管理軟硬件設備急需升級。部分事業(yè)單位缺少適合本單位改革與發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，仍然以傳統(tǒng)紙質檔案管理為主，檔案管理信息化與現代化水平偏低。不少事業(yè)單位對檔案信息的開發(fā)與利用不足，削弱了人事檔案資源價值，部分事業(yè)單位的檔案利用率偏低，很難為人力資源管理與配置工作提供參考。

3 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 提高思想認識，強化檔案管理責任意識

無論是單位管理人員或檔案工作人員，都要意識到檔案管理工作對于推動其他工作的重要性。一方面，機關、事業(yè)單位各級領導應經常過問、檢查、督促檔案工作，將其擺上重要議事日程，與其他工作同安排、同部署、同檢查、同考核。同時，定期了解檔案現狀，幫助解決工作中存在的實際困難和問題，指導工作人員依據有關規(guī)定開展工作。另一方面，需配備合格的檔案存放設備，庫房安裝好防火、防潮、防蟲害等器材，安排專人定期檢查，確保檔案存放環(huán)境安全。

3.2 加強隊伍建設，提高管理人員專業(yè)能力

檔案管理專業(yè)性較強，工作人員不僅要有高度責任感，也要有扎實的檔案管理技能。一是招納檔案管理專業(yè)型人才，保證檔案的安全、合理、科學化管理。二是注重人員專業(yè)化培訓，打造業(yè)務上的多面手，促使其盡快掌握專業(yè)知識。組織《檔案法》等相關法律規(guī)定的學習，強化安全意識、法制意識、底線意識，全面提升檔案管理工作人員的職業(yè)要求和職業(yè)道德。三是建立檔案管理考核責任制，將檔案管理列入績效目標考核內容，督促激勵工作人員提升檔案管理水平。

3.3 健全事業(yè)單位檔案管理體系

事業(yè)單位須健全檔案管理體系，完善相關制度，確保管理機制的有效性，規(guī)范管理流程與管理行為，設置相對獨立的檔案管理部門或者檔案管理人員，同時促進檔案部門與其他部門的合作與溝通，確保人事檔案管理工作能夠為事業(yè)單位人才招聘、晉升與調配等人力資源管理工作提供依據、參考與借鑒。應加強單位內部檔案管理部門和其他部門之間的信息交流與溝通，促進事業(yè)單位檔案管理工作與整個人力資源管理工作的有效對接，使事業(yè)單位人才隊伍建設與檔案管理工作銜接得更為密切，更好地發(fā)揮檔案及其管理部門的作用。

3.4 加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設

在新時代、新形勢下，加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設勢在必行。事業(yè)單位應提高檔案管理信息化技術水平，將云計算技術、大數據技術、人工智能技術、VR技術等各種先進的網絡信息技術引入事業(yè)單位檔案管理工作中，構建完善的信息化管理模式。應組建檔案信息管理平臺，運用各種先進技術，將各部門檔案進行在線收集歸檔、分類存儲、管理與利用。同時，設置自動化檢索端口，提高檔案信息查詢與調閱效率。還應進一步加快檔案管理網絡建設，加強檔案數據庫建設。應加強檔案管理系統(tǒng)管理，定期對檔案數據庫進行升級與更新，通過系統(tǒng)來優(yōu)化檔案存儲空間，及時更新檔案信息，提交人力資源管理工作所需要的電子檔案，在保密的基礎上實現檔案信息資源共享。應加強檔案安全保密措施，結合檔案信息化安全管理需求，強化保密管理，及時修補漏洞。

4 結束語

在事業(yè)單位改革的背景下做好檔案管理工作愈加重要。我們應準確定位當前事業(yè)單位檔案管理目標，為人事檔案管理提供制度、資金、技術設備、專業(yè)人才等方面的支持，使檔案管理工作擁有完善的基礎保障，全面優(yōu)化檔案管理模式，大力推進檔案管理信息化，全面提高事業(yè)單位檔案管理水平和效用。