顏彩珍

（湖南航天捷誠電子裝備有限責任公司，湖南 長沙 410205）

現(xiàn)代中小企業(yè)不再是國有制，企業(yè)檔案也不再是歸國家所有而是企業(yè)所有，檔案工作也由國家檔案事業(yè)的基層工作，改變?yōu)槠髽I(yè)的內(nèi)部事務，作為企業(yè)的基礎性工作，依附著企業(yè)生存和發(fā)展。然而在激烈的競爭中，現(xiàn)代中小企業(yè)為了生存和發(fā)展，更注重企業(yè)的生產(chǎn)效益，檔案管理工作在很多中小企業(yè)的發(fā)展中的存在感微乎其微。但是很多企業(yè)未意識到在云計算和大數(shù)據(jù)的信息化時代，檔案因其信息和知識屬性，其經(jīng)濟價值在企業(yè)的無形資產(chǎn)中的地位更加凸顯。現(xiàn)代中小企業(yè)要做大做強，要獲得長久地發(fā)展就必須給予檔案工作足夠的重視，加強對企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的管理。

1 中小企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)代的辦公方式多為無紙化電腦辦公，因而企業(yè)在運行過程中產(chǎn)生的文件材料絕大部分是電子文件，但由于缺乏電子文件的歸檔意識，且缺乏正規(guī)的歸檔途徑和系統(tǒng)，很多電子材料無法實現(xiàn)真正意義上的歸檔。同時還有少部分的紙質(zhì)文件，因缺乏系統(tǒng)的檔案管理模式和檔案專業(yè)人士的管理，致使電子文件和紙質(zhì)文件之間失去聯(lián)系，導致企業(yè)檔案不能形成一個系統(tǒng)、完整、準確的檔案。

企業(yè)的不重視，導致檔案工作停留在最原始的手工管理方式，檔案管理方式跟不上現(xiàn)代企業(yè)的管理模式導致檔案信息的開發(fā)利用無法為企業(yè)的發(fā)展提供信息服務，形成一個惡性循環(huán)。致使檔案管理工作在中小企業(yè)中逐步邊緣化。

為了更好地為中小企業(yè)的發(fā)展提供信息服務，避免檔案管理工作總是處于糾錯、補漏的狀態(tài)。中小企業(yè)須利用檔案管理系統(tǒng)加強對檔案整個生命周期的監(jiān)控，努力提升收集、整理、鑒定以及保管、歸檔、移交等檔案業(yè)務工作水平，促使企業(yè)的檔案管理方式由傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代化管理方式轉變。

2 檔案管理系統(tǒng)的概念及特點

1）檔案管理系統(tǒng)的概念。檔案管理系統(tǒng)是通過建立統(tǒng)一的標準以規(guī)范整個文件管理的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡，主要實現(xiàn)檔案流水化采集功能，為企業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案。

2）檔案管理系統(tǒng)的特點。（1）支持在線移交、在線收集、離線采集等多種檔案收集方式。（2）檔案整理過程自動化及智能化。系統(tǒng)擁有靈活快捷的著錄方式，具備自動排序、編號、組卷等功能，系統(tǒng)還可自動生成封面、卷內(nèi)目錄、檔案盒脊，最大限度實現(xiàn)自動化，提高檔案工作效率。（3）提供在線查詢、在線預覽、下載和到期提醒等功能，提高用戶服務水平。（4）提供各種統(tǒng)計報表，方便對文件檔案管理工作的監(jiān)控、評估和管理。（5）記錄系統(tǒng)各種操作痕跡，做到出現(xiàn)問題，保證可追溯。（6）系統(tǒng)同時支持電子和紙質(zhì)檔案的借閱。

3 檔案管理系統(tǒng)的功能

1）收集功能。隨著中小企業(yè)活動的不斷拓展和豐富，企業(yè)數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出數(shù)量巨大、形成分散、類型多樣、版本眾多的現(xiàn)象。檔案管理系統(tǒng)的可對接性質(zhì)及其靈活的采集方式，可使企業(yè)這些龐大而繁雜的文件材料收集齊全、完整。中小企業(yè)所使用的OA辦公系統(tǒng)是企業(yè)各項業(yè)務的審批工作流系統(tǒng)，是主要業(yè)務信息的生成場所，也是文件材料形成的主要來源。檔案管理系統(tǒng)可與OA辦公系統(tǒng)及其他外系統(tǒng)集成，實現(xiàn)無縫對接，使用人員經(jīng)檔案管理人員授權后，即可直接把需要歸檔的資料按照一定格式提交給檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動歸檔。系統(tǒng)靈活的采集、接收方式除了可以將辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實現(xiàn)即時歸檔，還可將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后上傳系統(tǒng)，并按照公司統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范及設定的模式將電子文件與數(shù)字化后的紙質(zhì)文件經(jīng)過系統(tǒng)的整理統(tǒng)一歸入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)不同載體的文件材料的歸檔工作。

2）管理功能。系統(tǒng)按照公司設定的分類方案，可在檔案管理系統(tǒng)中建立、添加、修改、刪除檔案類型；能對檔案進行查詢、整理、保管、鑒定、管理及報表打?。豢蓪λ邮盏母黝悢?shù)字檔案信息進行整理、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計等操作，使無序信息有序化，并實施有效控制。系統(tǒng)還能過濾掉重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號，對檔案內(nèi)容進行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作。將檔案業(yè)務的全過程實現(xiàn)網(wǎng)絡化、自動化，提升檔案工作的效率，減少檔案人員的工作量。

3）保存功能。系統(tǒng)能夠通過存儲格式的選擇，檢測、備份、遷移及定期對載體及其軟硬件環(huán)境進行讀取、測試，在線、近線、離線、異地、異質(zhì)和分級存儲等技術和方式實現(xiàn)對數(shù)字檔案長久的安全保存。另外，在發(fā)生大事故時可采取遷移等手段對所存儲的數(shù)據(jù)進行技術處理，對檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關信息建立持久聯(lián)系，形成長期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包，實現(xiàn)對數(shù)字檔案的長久保存。

4）利用功能。系統(tǒng)能實現(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計分析等功能。能夠輔助進行檔案信息智能編研、深度挖掘；能夠為檔案管理者和利用者提供在線交流平臺、遠程指導、遠程教育；能夠輔助開展數(shù)字檔案的增值服務；能夠進行檔案利用訪問量統(tǒng)計、分布分析、輿情分析等相關工作，最大限度的開發(fā)檔案的利用服務。

5）用戶權限管理。系統(tǒng)可以對每個密級的閱讀和下載等操作進行權限設置。確保企業(yè)的檔案信息可控和不外泄。

6）檔案安全維護。對于電子檔案的閱讀、下載和打印實行管制，支持多種圖形、圖像文件格式的管理和瀏覽，無需安裝相應的應用程序，即可通過瀏覽器打開原文進行瀏覽，且將瀏覽器和用戶權限進行集成，防止非法用戶瀏覽、下載、打印。

4 檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)的條件

1）建立專業(yè)的檔案管理團隊?，F(xiàn)代化的檔案管理要求檔案管理員不僅要掌握基本的檔案學知識，還應具備現(xiàn)代檔案管理的理論和技能，了解與檔案管理有關的一般科學文化知識以及相關的企業(yè)經(jīng)營管理專業(yè)知識，掌握先進的網(wǎng)絡通信、計算機、信息加工處理等技術。企業(yè)中除了要有專職檔案管理員統(tǒng)一領導，各部門同時應設置兼職管理員，分散管理各部門產(chǎn)生的文件材料，形成一個系統(tǒng)有人抓，層層有人管的檔案管理網(wǎng)絡。

2）建立完善的檔案管理機制。制定檔案管理系統(tǒng)管理辦法，明確系統(tǒng)各級操作人員權限和職責，數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)質(zhì)量要求，并支持企業(yè)檔案資源的網(wǎng)絡化服務。根據(jù)企業(yè)各項工作對信息資源的需求，采取有效的管理技術和措施對檔案信息資源實行有針對性的流動和使用，確保需要特定信息的部門或崗位能夠及時得到所需要的信息。

應制定完善的檔案管理制度，明確歸檔文件材料的分類方式、組卷規(guī)則及歸檔流程。按照實體檔案的分類、立卷方式和保管期限的劃分等，對信息資源進行有序、有效管理，將數(shù)字檔案信息進行有序排列，確定數(shù)字檔案信息的合理分類方案，實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的有效控制。

根據(jù)檔案收集范圍，建立電子文件接收制度和機制，配備必要的技術手段，從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實、完整、可用。

3）堅持全員參與全員管理原則。企業(yè)檔案工作應該實行全員參與全員管理原則。企業(yè)每個員工都是企業(yè)文件材料的形成者，對企業(yè)文件材料的收集、積累、管理和歸檔工作負有責任，企業(yè)應將這些職責納入崗位職責并加以考核，使企業(yè)的檔案工作得到全員參與和全過程控制。