白紀(jì)梅

（南充市烈士陵園服務(wù)中心，四川 南充 637000）

通過對(duì)檔案資料的查閱，能夠了解事業(yè)單位內(nèi)部信息資源。檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展過程中存在著重要作用，進(jìn)而需要不斷增強(qiáng)檔案管理工作，使之能夠推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。其中，辦公室檔案管理的增強(qiáng)，不只是需要先進(jìn)管理思想，還需運(yùn)用新型管理技術(shù)，確保檔案管理工作能夠穩(wěn)定、高效的落實(shí)，推動(dòng)事業(yè)單位向著正確的方向發(fā)展。

1 增強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新的意義

辦公室檔案管理屬于事業(yè)單位管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容之一。隨著事業(yè)單位的持續(xù)改革，內(nèi)部管理形勢(shì)越發(fā)復(fù)雜，檔案信息也在不斷地發(fā)生變化。對(duì)此，增強(qiáng)辦公室檔案管理，屬于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展的必須。首先，增強(qiáng)辦公室檔案管理能夠確保事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，為工作提供資料支持，打好發(fā)展基礎(chǔ)，做出科學(xué)的決策；其次，能夠加強(qiáng)不同部門的良好合作，立足于各方面狀況進(jìn)行交流，實(shí)現(xiàn)資源共享，推動(dòng)工作效率的提高，降低出現(xiàn)沖突與矛盾的概率；再次，可促進(jìn)管理人員科學(xué)化管理水平的提高。根據(jù)對(duì)各類檔案資料信息的掌握，了解下屬工作開展情況，進(jìn)而為人才招聘、人員使用等提供幫助，也能夠結(jié)合檔案信息表現(xiàn)出來的變化狀況，實(shí)施人才選拔、增強(qiáng)績(jī)效管理等工作，進(jìn)而建立起公平、和諧的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，加強(qiáng)人力資源綜合管理效能；另外，現(xiàn)階段事業(yè)單位發(fā)展水平正在持續(xù)的提高，社會(huì)化競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)十分嚴(yán)峻，辦公室檔案管理逐漸由紙質(zhì)化向著電子化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，可調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性，運(yùn)用各類統(tǒng)計(jì)信息技術(shù)等處理問題與整理資料，最終加強(qiáng)自身能力[1]。

2 事業(yè)單位辦公室檔案管理的原則

現(xiàn)階段，加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理，并非盲目的模仿和隨波逐流，而是需要嚴(yán)格遵循相關(guān)原則：其一，動(dòng)態(tài)結(jié)合原則。事業(yè)單位辦公室檔案管理涉及的信息隨時(shí)都在發(fā)生變化，會(huì)受到時(shí)間推移以及形勢(shì)變化的影響，因此管理工作應(yīng)對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)更新，健全檔案管理制度，進(jìn)而加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性；其二，權(quán)責(zé)利明確的原則。針對(duì)辦公室檔案管理涉及的各方，需要對(duì)實(shí)際責(zé)任和權(quán)利進(jìn)行明確，進(jìn)而保證他們能夠?qū)ψ陨砺氊?zé)予以積極的履行，加強(qiáng)合法權(quán)利應(yīng)用能力；其三，規(guī)范性和靈活性原則。規(guī)范性主要表現(xiàn)為需要結(jié)合國(guó)家制定的政策、行業(yè)規(guī)范、工作實(shí)際等增強(qiáng)辦公室檔案管理，滿足統(tǒng)一要求。同時(shí)，還應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際狀況與發(fā)展戰(zhàn)略等，對(duì)辦公室檔案管理內(nèi)容框架和方式等進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，進(jìn)而讓辦公室檔案管理可以靈活的開展[2]。

3 增強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作效率的具體對(duì)策

3.1 健全檔案管理信息化工作體制

隨著信息時(shí)代的到來，事業(yè)單位辦公室需要進(jìn)行處理的檔案信息逐漸增多，雖然這讓單位建設(shè)擁有了完善的數(shù)據(jù)參考，但也為辦公室檔案管理工作帶來了調(diào)整，怎樣對(duì)新檔案信息進(jìn)行正確運(yùn)用，屬于需要深入探究的問題。同時(shí)，傳統(tǒng)信息檔案管理模式難以滿足當(dāng)下信息管理發(fā)展提出的新要求，事業(yè)單位辦公室應(yīng)根據(jù)自身工作具體情況，和信息化系統(tǒng)技術(shù)特點(diǎn)，構(gòu)建完善的管理體系，對(duì)不同部門與工作人員的職責(zé)進(jìn)行明確，量化具體責(zé)任，建立科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，重視績(jī)效考核與監(jiān)督工作，進(jìn)而讓檔案管理工作更加規(guī)范。在此過程中，數(shù)字檔案屬于主要方向，其不只是擁有便利性強(qiáng)的特點(diǎn)，還能夠加強(qiáng)存儲(chǔ)安全性[3]。

例如，需要由事業(yè)單位職能部門負(fù)責(zé)人員牽頭，立足于更大層面建立檔案管理工作條例，并在其中對(duì)辦公室檔案部門人員配置、職能等進(jìn)行明確規(guī)定，進(jìn)而調(diào)動(dòng)員工發(fā)揮主觀能動(dòng)性，如此一來除了能夠展現(xiàn)出事業(yè)單位對(duì)辦公室檔案管理的重視之外，還可以掌握管理工作的重難點(diǎn)。并且，在此過程中需要對(duì)信息化時(shí)代特點(diǎn)進(jìn)行全面分析，就算無法對(duì)現(xiàn)階段的先進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行考慮與應(yīng)對(duì)，也需要預(yù)留充足的彈性空間，構(gòu)建創(chuàng)新機(jī)制與容錯(cuò)機(jī)制，支持與鼓勵(lì)員工在實(shí)踐中將自身創(chuàng)造能動(dòng)性發(fā)揮出來，創(chuàng)新工作模式與方法，加強(qiáng)工作效率。

3.2 完善文書檔案的管理跟歸檔制度

事業(yè)單位辦公室檔案管理工作人員需要詳細(xì)了解文書檔案管理的時(shí)間、歸檔規(guī)模、保管時(shí)間等，再根據(jù)不同辦公室工作狀況，結(jié)合有關(guān)制度充實(shí)各部門的責(zé)任，并明確不同類型檔案管理程序。管理人員需要針對(duì)檔案類型運(yùn)用集中保管的方式，避免出現(xiàn)擅自留下使用的狀況。同時(shí)，在文書檔案管理方面，應(yīng)立足于相關(guān)要求優(yōu)化和調(diào)整檔案管理規(guī)章制度，進(jìn)而對(duì)辦公室文書檔案管理需求予以滿足。對(duì)文書檔案進(jìn)行收集、歸檔時(shí)，還應(yīng)明確以下內(nèi)容：其一，歸檔期限。明確設(shè)置歸檔期限，對(duì)不同期限類別的材料實(shí)施分類保管，防止出現(xiàn)檔案丟失等情況。同時(shí)，設(shè)置檔案期限還可以讓日常管理工作更加便捷，進(jìn)而加強(qiáng)辦公室檔案管理人員對(duì)于工作的積極性；其二，歸檔范圍。明確歸檔范圍時(shí)，應(yīng)維持適應(yīng)性和針對(duì)性，在結(jié)合了企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略以及市場(chǎng)環(huán)境的基礎(chǔ)上，進(jìn)行文書檔案歸檔范圍的合理確定，在此基礎(chǔ)上獲得良好的檔案管理效果。

3.3 轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

事業(yè)單位健康、穩(wěn)定的發(fā)展，和辦公室檔案管理工作之間存在著緊密的聯(lián)系[4]?，F(xiàn)階段，許多事業(yè)單位并未意識(shí)到辦公室檔案管理的重要性，進(jìn)而導(dǎo)致檔案作用得不到發(fā)揮，只是安排一般行政人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，沒有掌握到檔案管理在事業(yè)發(fā)展中所具備的服務(wù)性作用。對(duì)此，事業(yè)單位各部門需要積極探索辦公室檔案管理的方式，形成科學(xué)的服務(wù)觀念，在新形勢(shì)下通過涉及創(chuàng)新性特點(diǎn)的現(xiàn)代化科學(xué)管理方式管理辦公室檔案，使檔案管理工作能夠連貫起來，促進(jìn)工作質(zhì)量的提高，并做到與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)創(chuàng)新。同時(shí)，在此過程中，相關(guān)工作人員需要樹立起正確的主人意識(shí)，辦公室檔案管理存在著特殊性質(zhì)，涉及面廣，處理信息量大，所以事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需給予更多重視，并對(duì)相應(yīng)責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，認(rèn)識(shí)到小得失誤也會(huì)產(chǎn)生大范圍危害，復(fù)雜的工作需要條分縷析的安排,由此責(zé)任意識(shí)的強(qiáng)化，應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)持之以恒、不可松懈的任務(wù)和責(zé)任。

3.4 增強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)力度

事業(yè)單位辦公室檔案管理人員作為檔案管理工作的執(zhí)行者，自身職業(yè)素質(zhì)和檔案管理能力和辦公室檔案管理效果之間存在著緊密的聯(lián)系。合格的檔案管理人員，不只是需要擁有檔案管理技能和經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)對(duì)檔案管理知識(shí)體系予以全面的更新，主動(dòng)積極參與檔案管理培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高管理水平與業(yè)務(wù)素養(yǎng)。針對(duì)辦公室檔案管理中遇到的問題，檔案管理人員需要向上級(jí)部門進(jìn)行及時(shí)的匯報(bào)，然后提出相應(yīng)的解決措施，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行[5]。就剛進(jìn)入檔案管理工作崗位的員工而言，應(yīng)落實(shí)好專業(yè)技能培訓(xùn)工作，培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)考核其對(duì)于理論知識(shí)的掌握情況和實(shí)踐能力，順利通過考核后才可以正式進(jìn)入崗位開展檔案管理工作，如此一來方可確保辦公室檔案管理工作可以嚴(yán)格遵循流程實(shí)施，加強(qiáng)檔案管理效果和質(zhì)量。

3.5 提高對(duì)檔案資料保密的重視程度

隨著信息化時(shí)代的到來，事業(yè)單位辦公室檔案管理人員應(yīng)給予檔案使用價(jià)值更多的關(guān)注積極創(chuàng)新工作方法，辦公室檔案工作需要更多的包容度，以及接受新型信息與工作方式的能力。需要注意的是，在此過程中，通過對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用能夠提高工作效率，但會(huì)導(dǎo)致管理工作風(fēng)險(xiǎn)上升，在虛擬空間中應(yīng)給予檔案保密性更多的重視?，F(xiàn)階段，信息丟失與泄露演變成了全球性問題，對(duì)此事業(yè)單位需做好辦公室檔案的備份、分散存儲(chǔ)工作，并增強(qiáng)技術(shù)防范水平，確保檔案資料安全保障工作的有效性。另外，科學(xué)的反饋機(jī)制能夠讓檔案管理思路更加清晰，發(fā)現(xiàn)安全問題后可第一時(shí)間進(jìn)行反映。所以，構(gòu)建科學(xué)的信息體系，除了能夠確保信息安全之外，還可以增強(qiáng)服務(wù)水平。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著時(shí)代的持續(xù)發(fā)展，人們生活與工作方式產(chǎn)生了巨大的變化，在此背景下思想認(rèn)識(shí)水平得到了全面提升。近年來，管理意識(shí)深入人心，憑借科學(xué)、高效的管理，可以發(fā)揮出良好的約束和規(guī)范作用。在新形勢(shì)下，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作需進(jìn)一步增強(qiáng)，有關(guān)部門與工作人員需針對(duì)工作中的問題，制定相應(yīng)的解決措施，正確運(yùn)用信息技術(shù)，推動(dòng)辦公室檔案管理工作向著更加規(guī)范的方向進(jìn)行發(fā)展，并展現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值和作用。