金偉杰

（上海航空工業(yè)（集團(tuán)）有限公司，上海 201204）

1 聲像檔案的主要特征

聲像檔案作為檔案管理中的重要組成部分，其與其他數(shù)據(jù)信息有著較大的區(qū)別，而且大都是相關(guān)單位、社會(huì)組織以及企業(yè)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期發(fā)展后所形成的影像資料，在本質(zhì)上有著較高的利用價(jià)值。其主要有著以下幾種特征，其一直觀形象特征，聲像檔案基本上都是由聲音以及視頻的方式進(jìn)行存儲(chǔ)管理，而且該方式對(duì)于一些實(shí)踐能夠進(jìn)行詳細(xì)的記錄，更加具有客觀性，這不僅可以切實(shí)提升檔案的真實(shí)性與可信度，更可以形象直觀的展現(xiàn)在人們面前。其二，內(nèi)容真實(shí)特征，聲像檔案基本上都會(huì)涵蓋一些文字內(nèi)容，而且照片文字所闡述的內(nèi)容都與事實(shí)相符，具有較高的參考價(jià)值，其能夠有效的反映出歷史文化，在整個(gè)檔案管理中，其保存的完整性與資料的真實(shí)性及所起到的參考效用價(jià)值有著密切關(guān)聯(lián)。其三，廣泛性特征，聲像資料并不是針對(duì)一個(gè)領(lǐng)域中的文化內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)的儲(chǔ)存，其涵蓋的內(nèi)容較為廣泛，不僅涉及了各地區(qū)的歷史背景、政治文化以及經(jīng)濟(jì)情況等，還詳細(xì)記載了我國(guó)社會(huì)在發(fā)展進(jìn)程中的種種變化，并通過(guò)照片、錄像帶、光盤、錄音等方式進(jìn)行全面收集儲(chǔ)存，以不同的形式存在[1]。

2 現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理策略

2.1 增強(qiáng)聲像檔案管理意識(shí)

檔案管理工作因涵蓋了各領(lǐng)域的信息，與社會(huì)發(fā)展有著密切關(guān)聯(lián)，因此不僅要依靠檔案管理單位，更需要各部門對(duì)此加強(qiáng)重視度，并做好全方位的管控工作，以此來(lái)保證聲像檔案訊息保存的完整性。在此首先應(yīng)當(dāng)提高全民檔案管理意識(shí)，并組織各新聞媒體等部門做好相應(yīng)的宣傳協(xié)助工作，以此來(lái)引發(fā)社會(huì)大眾的關(guān)注度，為檔案管理工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。其次還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳教育，將一些實(shí)例作為宣傳契機(jī)，從而才能達(dá)到全民以及各部門共同協(xié)助推進(jìn)的根本目的。

2.2 健全完善的聲像檔案管理制度

俗話說(shuō)得好：“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，規(guī)則的制定并不是為了限制事物的發(fā)展動(dòng)向，其根本目的是推動(dòng)事物朝向既定軌道穩(wěn)定前行，只有借助完善的管理制度，才能讓事物在原定計(jì)劃內(nèi)保質(zhì)保量的完成，當(dāng)然在聲像檔案管理中亦是如此。若想提升聲像檔案管理質(zhì)量，檔案管理單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況及發(fā)展需求制定合理的管理制度，并明確各環(huán)節(jié)的操作流程及標(biāo)準(zhǔn)，從資料的收集、整合、歸檔以及最后的統(tǒng)一管理等全過(guò)程都需要有嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)保證治療的完整性。同時(shí)，為了避免出現(xiàn)資料丟失等問題發(fā)生，還需要對(duì)借閱過(guò)程及用途進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)于一些需進(jìn)行長(zhǎng)期保存的資料檔案應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行整合分類后送至檔案館進(jìn)行儲(chǔ)存，確保其能夠在后期發(fā)揮出功能價(jià)值[3]。其次，基于聲像資料的價(jià)值性，檔案管理單位應(yīng)當(dāng)將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，將制度貫徹至各環(huán)節(jié)中，使其形成完整的管理體系，以便于在后期發(fā)生問題時(shí)能夠有理可據(jù)，且可以及時(shí)追究相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，這不僅能夠提升各級(jí)工作人員的責(zé)任意識(shí)，更可以起到有效的規(guī)范作用，使其能夠在工作中擺正工作態(tài)度，認(rèn)識(shí)到自身位置的重要性，并嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)展開操作，從根本上降低因人為因素所導(dǎo)致的聲像檔案管理問題發(fā)生，從而保證聲像檔案儲(chǔ)存管理的整體質(zhì)量。

2.3 加強(qiáng)聲像檔案歸檔管理

根據(jù)以往工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，聲像檔案管理流程的規(guī)范合理性與聲像資料儲(chǔ)存質(zhì)量有著密切關(guān)聯(lián)，因此相關(guān)部門需對(duì)此加強(qiáng)重視度，做好流程細(xì)化工作，確保每一步驟的合理性，一般情況下，聲像資料歸檔存儲(chǔ)流程都是科室-檔案室-檔案館，這些流程之間有著環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)，若其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)對(duì)資料的存儲(chǔ)質(zhì)量造成較大的影響。同時(shí)，聲像資料還有著重要等級(jí)劃分，對(duì)于重點(diǎn)的資料更要確保每一環(huán)節(jié)的工作與原定規(guī)范相符，并對(duì)資料收集狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，通過(guò)溝通交流的方式了解其動(dòng)態(tài)方向。其次，因一些聲像資料在社會(huì)攝錄人員手中，在此還需要派遣專業(yè)素養(yǎng)較強(qiáng)的工作人員進(jìn)行面對(duì)面交接，上門對(duì)其進(jìn)行征集。最后，隨著時(shí)代的發(fā)展與變遷，各種聲像資料有著分散性特征，為了能夠?qū)⑵溆行У氖占須w檔，還需要協(xié)同當(dāng)?shù)卣约案鞑块T以發(fā)公告以及上門實(shí)地尋求等形式對(duì)其進(jìn)行收集整合，而且對(duì)于一些價(jià)值性較高的聲像資料，可以采取有償征集或者個(gè)人代存的方式[4]。

2.4 強(qiáng)化聲像檔案保存管理

鑒于聲像資料的價(jià)值性，相關(guān)管理部門若想保障其完整性，還需要做好相應(yīng)的保存管理工作，因?yàn)椴糠致曄褓Y料會(huì)受到外界各種主客觀因素的影響，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有著較高的要求，為了滿足這一需求，在此就需要及時(shí)引進(jìn)現(xiàn)代高新技術(shù)設(shè)備，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全面改建，按照各聲像資料的特點(diǎn)及材質(zhì)等制定多個(gè)存儲(chǔ)室，而且恒溫、恒濕、防磁是存儲(chǔ)最基本條件，檔案管理部門需要保證每個(gè)存儲(chǔ)室都有配套設(shè)備。同時(shí)對(duì)于一些重要的資料建議進(jìn)行單獨(dú)密閉存放，并保證庫(kù)房遠(yuǎn)離水源、火、光源，在此還要進(jìn)行消磁工作，以免磁場(chǎng)干擾導(dǎo)致聲像資料受到損壞。其次相關(guān)管理人員還應(yīng)當(dāng)加大監(jiān)督巡查力度，定期對(duì)其進(jìn)行檢查，以便于能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)過(guò)程中所存在的問題并及時(shí)解決處理，在此還可以在不影響資料原件質(zhì)量的前提下，采取復(fù)制、刻錄的方式，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)方式，以此來(lái)有效延長(zhǎng)各聲像資料的存儲(chǔ)時(shí)間，從而才能從根本上提升其應(yīng)用價(jià)值。

2.5 提高管理人員的業(yè)務(wù)能力

管理人員作為聲像檔案存儲(chǔ)工作的參與者與實(shí)施者，其專業(yè)技能水平及綜合素養(yǎng)直接決定著檔案管理工作的整體質(zhì)量，在此需要定期對(duì)其展開培訓(xùn)教育，并引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)手段，切實(shí)提升其專業(yè)素養(yǎng)及責(zé)任意識(shí)，而且隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛運(yùn)用在各行各業(yè)中，當(dāng)然檔案管理工作也不例外[5]。因其涵蓋了眾多的資料，單純的依靠人力很難完成，而且精準(zhǔn)性無(wú)法得到有效保障，而信息技術(shù)就在此發(fā)揮了重要作用，因此還需要保證檔案管理人員能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，以此來(lái)為后期聲像資料存儲(chǔ)管理信息化發(fā)展趨勢(shì)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，聲像檔案資料內(nèi)容中不僅涵蓋了企事業(yè)單位的發(fā)展變化趨勢(shì)，更與當(dāng)?shù)厣鐣?huì)各階層的政治文化內(nèi)容息息相關(guān)，這些聲像資料不僅有著較高的參考價(jià)值，更是歷史變遷的主要表現(xiàn)，因此相關(guān)部門就需要對(duì)此加強(qiáng)重視度，并根據(jù)實(shí)際情況采取針對(duì)性的儲(chǔ)存管理方式，從而才能保證聲像資料能夠在后期實(shí)現(xiàn)其本質(zhì)上真正的價(jià)值。