鐘海莉

（山東蘭陵縣檔案館，山東 臨沂 277700）

現(xiàn)階段中國檔案工作正處于數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵時期，自2002年，國家檔案局發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，隨后又發(fā)布了《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，提出了“建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享”的總體目標；印發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，明確數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的具體內(nèi)容；提出要“加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐”，同時還陸續(xù)制定了一系列相關(guān)標準，為數(shù)字檔案館（室）規(guī)范建設(shè)提供了保障。2020年6月新修訂的《中華人民共和國檔案法》，增加了“檔案信息化建設(shè)”專章，指出各級人民政府應(yīng)當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全并積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。

在過去的檔案管理中，部分輔助性工作主要借助計算機系統(tǒng)進行實施的，因此信息檢閱速度比較慢，檢索效率比較低，在IT的全面輔助下，檔案工作實現(xiàn)了信息共享和數(shù)字化，同時可以進行遠程操控，節(jié)約了資源，利用Digital Camera展開拍攝，并利用激光3D立體實施掃描，不僅對檔案信息安全起到了保障作用，還促進了檔案數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 檔案管理的數(shù)字化建設(shè)路徑

1）配置專業(yè)設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。完善的基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化工作開展的硬核條件，若基礎(chǔ)設(shè)施條件不完善，就會難以展開檔案管理信息化建設(shè)工作。各單位應(yīng)當按照檔案信息化建設(shè)要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。可從以下三個方面來完善基礎(chǔ)設(shè)施：首先包括服務(wù)器、計算機、掃描儀等硬件設(shè)施，信息化工作質(zhì)量與硬件的好壞有著密不可分的關(guān)系；其次，計算機運行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以錄入、整理檔案管理資料及數(shù)據(jù)，通過全文識別將數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)化，先進的計算機運行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能連接各個部門，提高工作效率；最后是安保系統(tǒng)，提高檔案信息的保密性。做好檔案資料的管理工作，避免出現(xiàn)檔案缺失問題，及時備份檔案資料與數(shù)據(jù)。

2）加強制度建設(shè)，建立健全管理機制。要想做好檔案數(shù)字化管理工作，必須加強制度建設(shè)，建立健全管理機制。建立完善的檔案數(shù)字化規(guī)章制度，嚴格遵守數(shù)字化建設(shè)中的各項規(guī)章制度，是實施檔案數(shù)字化管理不可缺少的一項內(nèi)容。在檔案數(shù)字化過程中，建立有效的規(guī)章制度，防止因人為因素等多方面的原因，致使檔案出現(xiàn)不應(yīng)有的損失。保證制度實施的關(guān)鍵就是機制的科學性，這就需要在考核內(nèi)容中納入崗位職責、權(quán)利以及義務(wù)匯總，對檔案工作人員的積極性與主動性進行充分調(diào)動，從而推動檔案工作的順利開展，進而促進檔案數(shù)字化管理發(fā)展更加的規(guī)范性。

3）創(chuàng)新管理形式，引入檔案管理信息系統(tǒng)。在數(shù)字化時代，我國的檔案管理工作應(yīng)與時俱進，不僅要有意識上的創(chuàng)新，還要有形式上的創(chuàng)新，推動檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛。引入檔案管理信息系統(tǒng)，通過系統(tǒng)來對檔案資料進行批量導(dǎo)入，圖像文字OCR識別，并按照單位的檔案結(jié)構(gòu)進行分類，依據(jù)編號規(guī)則將歸檔的檔案自動生產(chǎn)編號，并自定義檔案標簽組，通過對檔案進行分類，以提升檢索效率；在檔案信息系統(tǒng)中增加自定義檔案屬性欄，主要用于對一些檔案進行補充說明，使用者還可以根據(jù)屬性來搜索所需要的檔案，更加方便快捷。在檔案系統(tǒng)中包含檔案狀態(tài)管理模塊，主要是檔案的編寫、待審、發(fā)布、存檔等四種狀態(tài)，以實現(xiàn)對檔案的動態(tài)跟蹤，使管理人員能隨時掌握檔案的狀態(tài)，還可以設(shè)置受控文件夾，需要查閱檔案的人員只能選擇發(fā)布狀態(tài)下的檔案信息。通過建立檔案信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對檔案的集中統(tǒng)一管理，增強檔案管理的安全性。此外，還可以將檔案外包給專業(yè)的數(shù)字化處理團隊，由專業(yè)的機構(gòu)將紙質(zhì)檔案掃描處理，再進行電子版著錄，在需要了解相關(guān)檔案信息時，只需要通過搜索框檢索目錄，就可以了解詳細內(nèi)容，能夠有效提升檔案管理效率。

2 檔案管理的安全保密策略

1）提高隊伍建設(shè)，建立及完善監(jiān)督制度。建立及完善監(jiān)督制度，可有效保障檔案保密工作的健康運行。因此，各檔案保管機構(gòu)需要制定嚴格的、規(guī)范的檔案管理制度。建立檔案工作協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立檔案工作機構(gòu)，配備具有專業(yè)知識的專（兼）職檔案工作人員，在做好檔案安全保管九防措施之外，還應(yīng)定期組織人員對檔案數(shù)量進行清點、對保管狀態(tài)進行檢查，涉及檔案儲存信息的計算機需要采取加密措施。利用絕密、機密檔案以及引進技術(shù)資料、科研成果等技術(shù)性文件材料，必須履行嚴格的審批手續(xù)，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴禁提供利用。

2）認真劃分控制，做好檔案開放工作。對于擬開放檔案，在對檔案開放進行明確前，需要單位成立檔案開放審核小組，認真、詳細審查，審慎劃分控制要開放的檔案，保障要開放的檔案不會影響到國家、社會，同時嚴格控制其開放范圍。除此之外，相關(guān)管理人員還應(yīng)切實做好檔案的密集變更和解除工作，嚴格按照檔案密級管理規(guī)定，對其管理方案進行切實落實執(zhí)行，確保在有效范圍內(nèi)盡可能地開發(fā)與利用檔案，實現(xiàn)檔案價值的最大化利用。

3）正確利用檔案，杜絕泄密風險。檔案信息泄露風險經(jīng)常會在檔案利用期間出現(xiàn)，所以有必要科學、高效地實施檔案利用期間的監(jiān)督工作，以保障檔案的保密性。嚴格監(jiān)督檔案的利用過程，不但對探尋檔案利用期間的部分不良現(xiàn)象有著很好地幫助，還能有效提升檔案的安全性與完善性。一是建立完善的查（借）閱利用制度。針對不同的保密級別，明確不同層面、不同范圍的查閱、借閱、抄寫、復(fù)制范圍。了解檔案利用目的，為保障檔案利用的安全性，需要了解檔案利用目的，準確掌握檔案利用人員的心理，進而有針對性的重點監(jiān)護檔案。同時強化審批各種文件如加密等文件，杜絕對國家規(guī)定的絕密文件不同程度的泄露現(xiàn)象。二是安裝場所監(jiān)控設(shè)備。為有效防止偷取信息及檔案資料等行為的發(fā)生，可有效利用相關(guān)監(jiān)控設(shè)備如360°旋轉(zhuǎn)高清攝像頭、攝像監(jiān)視器等實時監(jiān)控檔案室。在工作開展期間，一切依據(jù)規(guī)定辦事，保障檔案保密工作有法可依、有章可循，與此同時在實踐過程中進行不斷探索、不斷完善。

4）加強防范措施，確保檔案移動安全。一般情況下，在檔案資料所處的位置不發(fā)生變動的前提下，相關(guān)管理工作的開展是較為平穩(wěn)的，對檔案的管理工作也能持續(xù)、穩(wěn)定的進行。不過，在現(xiàn)實生活中，尤其是近幾年隨著檔案基礎(chǔ)建設(shè)的不斷開展，新建了很多新檔案館（室），建成后的搬遷，會導(dǎo)致對檔案資料進行轉(zhuǎn)移。要想對檔案資料進行安全轉(zhuǎn)移，管理人員應(yīng)提高警惕，增強對檔案資料的安全保護意識，采取嚴格的檔案安全轉(zhuǎn)移防范措施，確保檔案資料在轉(zhuǎn)移過程中的安全。

3 結(jié)束語

檔案是國家寶貴的資源，檔案管理者需認真做好本職工作，切實執(zhí)行檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與安全保密控制策略，以便進一步推進檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進程，同時保障檔案信息安全。