范虹迪

（廣西壯族自治區(qū)江北公路養(yǎng)護(hù)中心，廣西 南寧 530000）

檔案是一種不可再生的財(cái)富，其記載著人類在各個(gè)領(lǐng)域文化的傳承，記錄了人們方方面面的信息，是一種極其稀缺的歷史資源。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，為很多信息整理的工作都帶來了巨大的便利。檔案管理工作的信息化也將提上日程，但是在進(jìn)行檔案管理改革的過程中，也會(huì)面臨著很多新的挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)的概念

過去的人們面對(duì)電腦不能處理的巨大信息量時(shí)，創(chuàng)造出了一種改進(jìn)后的數(shù)據(jù)工具，這就是大數(shù)據(jù)的前身。但是時(shí)至今日，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用范圍又發(fā)生了一些改變，現(xiàn)今的大數(shù)據(jù)主要應(yīng)用于人們?cè)诖笠?guī)模信息基礎(chǔ)上的數(shù)據(jù)整理，在小規(guī)模的數(shù)據(jù)上無法進(jìn)行應(yīng)用的。大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是它有非常豐富的數(shù)據(jù)量，大數(shù)據(jù)可以利用先進(jìn)的技術(shù)，搜集各個(gè)種類的信息資源。而且大數(shù)據(jù)具有一定智能，它能夠根據(jù)人們尋找信息的需求，通過分析對(duì)比，最適合提供的數(shù)據(jù)。當(dāng)社會(huì)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，所有大型信息處理工作的效率都會(huì)穩(wěn)步提升。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理建設(shè)的意義

過去的檔案資料管理工作受限于科技水平的限制，絕大多數(shù)的工作都是由人工進(jìn)行的。所以檔案資料管理工作效率始終得不到提升。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人口數(shù)量的不斷增加，檔案管理工作所需要記錄的信息越來越繁雜，工作量也越來越大。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案資料管理工作信息化已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，為了保證現(xiàn)代社會(huì)每個(gè)人員的檔案都得到準(zhǔn)確無誤的記錄，同時(shí)將檔案資料管理工作的效率提升，讓各種檔案中的文化得到更好的傳承與保留，就需要讓檔案資料管理工作跟隨上大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐，盡快地實(shí)現(xiàn)所有地區(qū)的檔案管理信息化[1]。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理存在的問題

1）檔案信息的安全問題。檔案的保密工作是十分重要的。過去的檔案管理方式雖然繁瑣復(fù)雜，但因?yàn)榧堎|(zhì)文件更加善于管理，傳播范圍十分有限，所以檔案的保密工作一直非常做得非常好。但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，人們借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的幫助，將紙質(zhì)檔案信息收集制作成電子版檔案。在將電子檔案進(jìn)行保存的時(shí)候還需要通過一定技術(shù)進(jìn)行儲(chǔ)存。過于復(fù)雜的操作流程，很多人可能注重檔案錄入效率，卻忽視了儲(chǔ)存檔案系統(tǒng)的安全性。如果儲(chǔ)存系統(tǒng)得不到有效的監(jiān)控，很容易感染網(wǎng)絡(luò)病毒，嚴(yán)重的時(shí)候可能會(huì)導(dǎo)致檔案丟失。這種情況的發(fā)生會(huì)給進(jìn)行檔案存儲(chǔ)工作的企業(yè)帶來巨大的損失[2]。

2）缺乏合理的管理制度。為了確保檔案管理的安全性，單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)每個(gè)工作環(huán)節(jié)都制定明確的規(guī)范制度。任何工作的有序展開都需要依靠科學(xué)合理的管理制度作為保障。但是現(xiàn)今很多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，卻完全地忽視了制度所能帶來的幫助。而且雖然有一些單位也制定了管理制度，可是他們從來沒有根據(jù)員工的實(shí)際情況以及社會(huì)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)來制定合適的管理制度。這就導(dǎo)致了很多管理制度形同虛設(shè)，根本無法對(duì)于員工的工作產(chǎn)生積極的影響，反而可能在員工工作過程中產(chǎn)生阻礙。

3）檔案管理人員缺少專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案資料管理工作中被廣泛應(yīng)用起來，對(duì)于檔案管理流程的操作步驟也發(fā)生了一定的改變。這就要求了進(jìn)行檔案管理的工作人員必須具備一定的信息基礎(chǔ)知識(shí)。所以在更新檔案管理流程，提升檔案管理工作效率的同時(shí)，也一定要注意到員工個(gè)人思想的轉(zhuǎn)變，如果員工不肯接受新型的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，那么他們的工作將會(huì)失去原本的意義，也無法通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的引用，讓檔案管理工作發(fā)展更加迅速。要改善員工比較傳統(tǒng)的檔案管理理念，對(duì)員工積極地進(jìn)行檔案信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，在他們學(xué)習(xí)之后也要著重于講解檔案信息安全的管理，讓檔案管理工作的安全性得到保障[3]。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化的策略

1）完善檔案安全管理系統(tǒng)。檔案信息資料存儲(chǔ)的安全性是開展檔案管理工作的前提。構(gòu)建一個(gè)安全的檔案管理體系，能夠讓檔案管理工作進(jìn)行得更加順利。在儲(chǔ)存檔案系統(tǒng)的選擇上，一定要選擇更具有安全性的系統(tǒng)，同時(shí)要培養(yǎng)專業(yè)的信息技術(shù)人員，對(duì)檔案安全存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行時(shí)刻的監(jiān)督與改善，緊緊跟隨現(xiàn)今信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的革新，提升自己的信息技術(shù)水平，做好信息檔案資料管理的儲(chǔ)存系統(tǒng)維護(hù)工作[4]。

2）梳理正確的檔案信息化工作理念。檔案資料管理工作的信息化建設(shè)，是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。很多員工無法及時(shí)地轉(zhuǎn)變自身的工作思想，因此對(duì)于新興技術(shù)的應(yīng)用產(chǎn)生了一定的排斥心理。首先單位應(yīng)該對(duì)檔案管理工作的老員工進(jìn)行積極的思想培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過程中與他們講述大數(shù)據(jù)時(shí)代中檔案管理信息化建設(shè)的必要性，以及將檔案管理信息化能夠給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢(shì)告訴他們。還可以用其他方便于生活的科技發(fā)展商品進(jìn)行融合總結(jié)。要讓員工真實(shí)地體會(huì)到數(shù)據(jù)時(shí)代所能給檔案信息化工作產(chǎn)生巨大的便利。讓員工意識(shí)到，檔案管理信息化是一件不管是對(duì)于單位還是對(duì)于員工來說都是一件十分有益處的事情。在培訓(xùn)的過程中，可以播放檔案管理數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的步驟視頻，讓員工在培訓(xùn)中從中學(xué)會(huì)檔案管理信息化的操作流程。檔案的信息化管理要讓他們清楚，他們也可以將檔案管理工作更有效率的展開。要樹立員工正確的思想觀念，讓他們對(duì)于檔案管理工作有著更加清醒的認(rèn)知，提升未來的工作效率。

3）培養(yǎng)專業(yè)大數(shù)據(jù)檔案人才。為了能夠讓檔案資料管理信息化更有效地實(shí)行，提升檔案管理工作的整體效率。對(duì)于信息技術(shù)的人才的培養(yǎng)是一定不能忽視的。任何工作的完成都離不開員工的操作，只有員工的專業(yè)水平足夠，才能夠讓工作完成質(zhì)量提升。單位要積極的招收，具有強(qiáng)大的信息技術(shù)作為支撐的專業(yè)性技術(shù)人才，為數(shù)據(jù)化的檔案信息管理提供相應(yīng)的安全保障。而且能夠通過人才信息技術(shù)的運(yùn)用，建立起專屬的檔案資料信息保障系統(tǒng)，能夠更有效地提升檔案管理工作的安全性。在信息技術(shù)人才入職后，也要對(duì)他們的專業(yè)水平及時(shí)地進(jìn)行培訓(xùn)。因?yàn)楝F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展十分迅速，如果缺少了求知精神或者變得安于現(xiàn)狀，就很難跟上信息技術(shù)發(fā)展的腳步。所以應(yīng)該讓處理工作的技術(shù)人員及時(shí)進(jìn)行技術(shù)的更新，更大程度的加強(qiáng)檔案信息化管理。

5 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨之后，檔案資料管理工作也迎來了一場(chǎng)巨大的革新。將大數(shù)據(jù)融入進(jìn)檔案資料管理工作，能夠大幅度提升檔案管理工作效率。但是在提升效率的同時(shí)，也會(huì)出現(xiàn)很多新的問題。檔案信息化后的安全得不到保障、沒有一個(gè)嚴(yán)格的管理制度約束員工行為、員工的專業(yè)素質(zhì)不高等問題都成為檔案管理信息化過程中的難題，所以需要檔案管理的單位積極地解決問題，讓檔案資料管理信息化真正的應(yīng)用在所有的檔案管理工作之上，提升我國檔案管理工作的整體效率。