姜林峰

（魯東大學(xué)，山東 煙臺(tái) 264025）

大數(shù)據(jù)技術(shù)讓人類有條件去接觸更多且更寬的領(lǐng)域，也有了更加全面細(xì)致的數(shù)據(jù)可以去探索規(guī)律，獲得全新領(lǐng)域的知識(shí)，也讓社會(huì)上出現(xiàn)了新興的行業(yè)也商業(yè)機(jī)會(huì)。對(duì)于高校人事檔案管理工作來說，大數(shù)據(jù)的全面應(yīng)用給工作帶來了新的機(jī)會(huì)，也提供了全新的思路和方法。目前國(guó)內(nèi)高校人事檔案的基本模式是收集信息、整理材料，保存檔案等，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下需要從業(yè)者提升管理方法，實(shí)現(xiàn)更好的工作效率。

1 目前高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

1）數(shù)據(jù)信息管理化意識(shí)不強(qiáng)，管理思想傳統(tǒng)單一。很多高校在思想上對(duì)人事檔案管理工作的重視程度是不足的，認(rèn)為這項(xiàng)工作屬于學(xué)校管理中的輔助性工作并沒有核心的價(jià)值。另外，很多高校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案就是個(gè)人情況的記錄，并沒有太多的意義，僅僅是需要資料的時(shí)候調(diào)出，日常資料的整理，在這樣思想的影響下，管理上就相對(duì)滯后。從高校人事檔案管理的從業(yè)者來看，很多人都不是專門檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，學(xué)校認(rèn)為工作沒有難度，誰都可以勝任，人事檔案管理崗位往往就成為“養(yǎng)老院”，把快要退休的或者工作能力不強(qiáng)的人員分配到這個(gè)崗位上。目前大部分的高校信息化基礎(chǔ)設(shè)施并不是很完善，基本還是采用傳統(tǒng)的分類管理的方式，信息錄入和調(diào)取的時(shí)候時(shí)效性就會(huì)變得很差，沒有辦法快速的搜尋想要的資料。而且目前高校的檔案還是以實(shí)體的檔案為主，采用統(tǒng)一的A4或者16K的紙張大小，長(zhǎng)年累月的積累，這些材料就需要大量的空間來儲(chǔ)存，調(diào)取原始材料時(shí)極其的復(fù)雜和麻煩，工作效率明顯受到了制約。

2）高校人事檔案管理技術(shù)設(shè)施薄弱，人員技術(shù)水平有待提升。開發(fā)一套完整的人事檔案管理系統(tǒng)需要較多的資金，學(xué)校從預(yù)算的角度出發(fā)，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)就受到了影響。有些院校在檔案管理平臺(tái)建設(shè)上進(jìn)行了投資，但是人才建設(shè)的方面也缺乏懂得現(xiàn)代化信息技術(shù)還懂得檔案管理的專業(yè)復(fù)合型的工作人員，這樣就算數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)建設(shè)完善也實(shí)現(xiàn)不了檔案的接受、傳遞、儲(chǔ)存、調(diào)取等全過程的實(shí)施?；A(chǔ)設(shè)施的薄弱和人員技術(shù)水平的制約，若是不能扭轉(zhuǎn)思維，在基礎(chǔ)設(shè)施和人員建設(shè)方面加以投入，高校人事檔案管理工作在大數(shù)據(jù)的背景下很難得到實(shí)質(zhì)性的發(fā)展。

3）高校人事檔案安全意識(shí)不強(qiáng)。高校人事檔案的意義不僅僅是在教師評(píng)定職稱，崗位調(diào)動(dòng)上起到作用，還能夠應(yīng)對(duì)人事方面的突發(fā)狀況，有著較強(qiáng)的隱蔽性，如果信息出現(xiàn)了泄露就會(huì)給不法分子提供了可乘之機(jī)。從安全的角度出發(fā)應(yīng)該定期的維護(hù)和檢測(cè)檔案安全，紙質(zhì)文件注意防火防潮的問題，數(shù)據(jù)文件應(yīng)該定期進(jìn)行系統(tǒng)安全的檢測(cè)，信息安全不僅維護(hù)了高校人事檔案的利益，還為學(xué)校未來的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1）高校人事檔案信息收集面臨挑戰(zhàn)。高校的檔案主要是由在職教職員工、退休教師和離職檔案未提走教師三個(gè)部分構(gòu)成。高校教師的學(xué)歷相對(duì)較高，在高校中的流動(dòng)性也較大，受到很多因素的影響，很多教師在離職后并沒有第一時(shí)間把檔案提走，情況較為復(fù)雜和多樣性。目前這些檔案多以紙質(zhì)版的形式存在，在大數(shù)據(jù)的背景下，需要盡快的把紙質(zhì)版的材料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)來進(jìn)行管理，但是由于歷史的積累，紙質(zhì)版數(shù)據(jù)過多，想完全實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)化需要一個(gè)漫長(zhǎng)的時(shí)間，也需要花費(fèi)大量的人力物力，這是目前高校人事檔案管理所面臨的首要挑戰(zhàn)。

2）高校人事檔案業(yè)務(wù)管理問題面臨挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的管理模式都是需要人工進(jìn)行查閱，紙質(zhì)檔案的管理在保存時(shí)間上就受到了一定的限制，而且每次調(diào)取都會(huì)有一定的損耗，而且有些高校沒有相對(duì)完善的服務(wù)理念，管理設(shè)備比較陳舊，權(quán)限的歸屬也不是很同意，導(dǎo)致有些高校教師在使用檔案的過程中往往很被動(dòng)。在大數(shù)據(jù)的背景下，需要將人事檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后進(jìn)行分類和聚類整理，找到數(shù)據(jù)之間的相互聯(lián)系，把塵封在檔案庫里面的死檔案轉(zhuǎn)化為活信息，讓教師在使用的時(shí)候更加的方便，提升了檔案管理的價(jià)值。

3 大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理的實(shí)踐路徑

1）提升高校人事檔案管理的數(shù)據(jù)信息化意識(shí)。在很長(zhǎng)的一段時(shí)間里，檔案管理工作在大部分的心中都認(rèn)為簡(jiǎn)單的保管和查閱工作，因?yàn)樗碾[蔽性和涉密性很少有人會(huì)去思考他的潛在價(jià)值，更加沒有關(guān)注過檔案管理工作在高校人才開發(fā)和人才培養(yǎng)方面的作用。若想扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的思維，就需要更新理念，加大檔案管理工作的宣傳力度，樹立信息化的管理意識(shí)，利用信息技術(shù)促進(jìn)交流和知識(shí)的共享，從而提升工作效率。從學(xué)校的角度出發(fā)應(yīng)該結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況制定相關(guān)的規(guī)章制度，從思想上完全的接受信息化的觀念，提升教師自身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，只有這樣才能將大數(shù)據(jù)信息化的工作貫徹執(zhí)行。

2）做好數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)建設(shè)。高校人事檔案管理工作不是一蹴而就的，需要長(zhǎng)期穩(wěn)定的推進(jìn)，尤其是在數(shù)據(jù)庫建設(shè)上更加需要耐心來進(jìn)行原始數(shù)據(jù)的收集整理。具體來說，檔案管理工作人員需要嚴(yán)格的審查和鑒別材料的真?zhèn)?，一定要確保在數(shù)據(jù)庫里面的信息是真實(shí)準(zhǔn)確的，避免“臟數(shù)據(jù)”的存在，以每一名教師來建檔，包括編碼、姓名、民族、籍貫、政治面貌等基本信息，而且需要為每一名教師制作材料目錄，這樣就可以十分清晰的查找相關(guān)的數(shù)據(jù)。日后教師有了新的科研成果或者獲得了榮譽(yù)證書就在此基礎(chǔ)上進(jìn)行資料上的豐富。在教師進(jìn)行職稱評(píng)定和教育培訓(xùn)時(shí)，調(diào)出基本的數(shù)據(jù)就能獲得最為真實(shí)的信息統(tǒng)一審核評(píng)定，這樣既能確保了公平，也能夠讓資源實(shí)現(xiàn)的共享。

3）提升高校檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。在高校中從事檔案管理的工作人員往往不太受到重視，很多學(xué)校都把快要退休的教師安排到人事檔案管理的崗位上，這種做法明顯是不對(duì)的。人事檔案管理工作需要專業(yè)的知識(shí)，在大數(shù)據(jù)的背景下，不僅需要在檔案管理上有過硬的技術(shù)水平，還需要在信息技術(shù)上有一定的基礎(chǔ)，能夠利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理工作有全新的認(rèn)識(shí)和了解。學(xué)校需要結(jié)合自身的實(shí)際情況招聘學(xué)歷水平、技術(shù)水平、管理水平都能夠勝任的專業(yè)人事此項(xiàng)工作，另外，學(xué)校需要定期的安排檔案管理工作人員進(jìn)行最新技術(shù)的培訓(xùn)，讓其掌握市場(chǎng)中最核心的技術(shù)來為高校的檔案管理服務(wù)，也可以邀請(qǐng)檔案管理工作成績(jī)較好的兄弟院校負(fù)責(zé)人來進(jìn)行指導(dǎo)工作，提升檔案管理的工作效率。

4 結(jié)語

綜上所述，高等院校的學(xué)科門類較為豐富，需要收集、整理、歸檔、調(diào)取的數(shù)據(jù)也形式多樣。在大數(shù)據(jù)思想的影響下，高校需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思維，充分利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理工作的升級(jí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來給人事檔案信息化工作提出了更好的要求，雖然目前很多高校此項(xiàng)工作仍然存在意識(shí)不強(qiáng)，專業(yè)技術(shù)相對(duì)落后，安全意識(shí)薄弱的實(shí)際情況，只要扎實(shí)落地，把工作耐心的做到實(shí)處，一定能夠取得理想的效果。